Avis de recrutement d’un assistant aux opérations, Guinée-Bissau

Avis de recrutement d’un assistant aux opérations, Guinée-Bissau

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, afin de construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais.

La mission fondamentale de l’UNICEF est de promouvoir les droits de chaque enfant, partout, dans tout ce que fait l’organisation – dans les programmes, dans le plaidoyer et dans les opérations. La stratégie d’équité, qui met l’accent sur les enfants et les familles les plus défavorisés et les plus exclus, traduit cet engagement en faveur des droits de l’enfant en action. Pour l’UNICEF, l’équité signifie que tous les enfants ont la possibilité de survivre, de se développer et d’atteindre leur plein potentiel, sans discrimination, parti pris ou favoritisme. Dans la mesure où un enfant a une chance inégale dans la vie – dans ses dimensions sociales, politiques, économiques, civiques et culturelles – ses droits sont violés. Il est de plus en plus évident qu’investir dans la santé, l’éducation et la protection des citoyens les plus défavorisés d’une société – lutter contre les inégalités – donneront non seulement à tous les enfants la possibilité de réaliser leur potentiel, mais conduiront également à une croissance et à une stabilité soutenues des pays. Par conséquent, l’accent mis sur l’équité est vital. Il accélère les progrès vers la réalisation des droits humains de tous les enfants, qui est le mandat universel de l’UNICEF, tel que défini par la Convention relative aux droits de l’enfant, tout en soutenant le développement équitable des nations.

Pour chaque enfant,

L’assistant aux opérations au niveau G-5 du bureau de l’UNICEF en Guinée-Bissau soutient le représentant adjoint aux opérations.

Sous la supervision et la direction du représentant adjoint des opérations, l’assistant aux opérations est chargé d’exécuter une grande variété de tâches administratives procédurales et spécialisées pour la section des opérations nécessitant une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF.

Fonctions clés, responsabilités et tâches/tâches connexes :

Communications et flux de travail

• Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle pour améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats ;
• Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques ;
• Communique des informations courantes et non courantes concernant le travail de l’équipe ;
• Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et s’assure que les sites Internet inter/intra-net sont à jour et exacts.

Calendrier/Réunions/Gestion de la correspondance

• Tient à jour le calendrier du bureau et organise des réunions ;
• Rédige les procès-verbaux des réunions, en veillant à l’exactitude, au souci du détail et à la cohérence.

 Événementiel/Logistique

• Soutient les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant avec des animateurs, des traiteurs et des hôtes ;
• Organise les horaires en assurant la liaison avec les participants en fonction de la disponibilité ;
• Assure la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les coûts et les besoins ;
• Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents approuvés sur l’intranet ;
• Prépare et tient à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

 Voyager

• Fournit une assistance de voyage aux membres du personnel pour les préparatifs de voyage et les droits en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assure la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages ;
• Informer/débriefer les membres du personnel sur les questions relatives aux questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation ;
• Extraire, entrer, maintenir et vérifier l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation pour garantir l’exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel ;
• Aide à la préparation des budgets sur les frais de voyage et tient à jour les plans de voyage et les dossiers de contrôle budgétaire ;
• Aide à la surveillance de la certification des voyages et rend compte à l’équipe.

 Traitement de facture

• Collecte les factures et classe les documents pour approbation et les transmet aux Finances pour traitement ;
• Télécharge les fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination ;
• Répond à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes.

  Fournitures/Équipement

• Prend en charge la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour d’un inventaire d’articles pouvant inclure un inventaire des TIC, des manuels et d’autres documents selon les besoins ;
• Aide à surveiller l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assure que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles ;
• Aide à organiser l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.

Présence

• Soutient dans le maintien et la mise à jour du système qui surveille l’absence du personnel.

Impact des résultats

La portée des résultats clés s’étend au-delà des petites équipes discrètes pour avoir un impact sur les services de soutien des structures organisationnelles plus grandes et plus complexes. Il/elle est responsable de l’application d’un large éventail de règles et de procédures administratives spécialisées dans la coordination du soutien administratif à l’équipe desservie. La mise en place, le suivi et la garantie efficaces de la fourniture de services administratifs permettent au personnel professionnel de l’organisation de se concentrer sur le travail de fond. Cela peut inclure des responsabilités de supervision avec responsabilité pour le travail des assistants administratifs, du personnel temporaire et/ou des consultants.

L’assistant aux opérations représente le superviseur dans l’initiation, le suivi et la résolution des problèmes relatifs aux demandes d’opérations. Les contacts externes incluent des homologues dans des organisations internationales, des institutions bilatérales et multilatérales et des gouvernements nationaux pour organiser des réunions, des ateliers et des conférences. Les communications impliquent l’échange d’informations à travers l’UNICEF aux niveaux les plus élevés et à l’extérieur avec les représentants des organes directeurs.

 

Compétences et niveau de maîtrise requis

Attributs des valeurs fondamentales

• Se soucier ;
• Respect ;
• Intégrité ;
• Confiance ;
• Responsabilité.

Compétences de base

• Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (1) ;
• Fonctionne en collaboration avec d’autres (1) ;
• Établit et entretient des partenariats (1) ;
• Innove et adopte le changement (1) ;
• Pense et agit stratégiquement (1) ;
• Motivation pour obtenir des résultats percutants (1) ;
• Gère l’ambiguïté et la complexité (1).

Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant que vous aurez…

• Un diplôme d’études secondaires est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail ;
• Un minimum de 5 ans d’expérience pertinente dans le domaine administratif ou de bureau est requis. ;
• La maîtrise de l’anglais ou du français est requise. Une bonne maîtrise du portugais est un atout ;

• Formation et expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de l’UNICEF tels que SharePoint ; connaissance des systèmes intégrés d’information de gestion requise ;
• Connaissance approfondie des politiques et procédures administratives de l’UNICEF ;
• Compétences et capacités d’organisation, de planification et de priorisation ;
• Capacité à traiter patiemment et avec tact avec les visiteurs ;
• Grand sens de la confidentialité, initiative et bon jugement ;
• Aptitude à travailler efficacement avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.

Capacité à travailler en équipe pour atteindre des objectifs communs et guider les autres membres du personnel

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF que sont la sollicitude, le respect, l’intégrité, la confiance et la responsabilité (CRITA) sous-tendent tout ce que nous faisons et comment nous le faisons. Découvrez Notre Charte des Valeurs : https://uni.cf/UNICEFValues

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidats en suivant le référentiel de compétences. Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux : référentiel de compétences ici .

L’UNICEF s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion au sein de son effectif et encourage tous les candidats, quels que soient leur sexe, leur nationalité, leurs origines religieuses et ethniques, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

Nous offrons une  large gamme d’avantages à notre personnel , notamment un congé parental payé, des pauses d’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage fortement l’utilisation d’arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF adhère également à des principes stricts de protection de l’enfance. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer à ces normes et principes et seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. La délivrance d’un visa par le pays hôte du lieu d’affectation, qui sera facilitée par l’UNICEF, est requise pour les postes IP. Les rendez -vous sont également soumis aux exigences d’inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.