Avis de recrutement d’un Assistant administratif (H/F), Bamako, Mali

Cadre organisationnel

Le poste est à la Division des enquêtes (ID) du Bureau des services de contrôle interne (BSCI) à Bamako et relève du chef de section à Bamako.

Le BSCI est l’organe de contrôle interne de l’Organisation des Nations Unies et aide le Secrétaire général à s’acquitter de ses responsabilités de contrôle des ressources et du personnel de l’Organisation en fournissant des services d’audit, d’enquête, d’inspection et d’évaluation.

L’ID/BSCI enquête sur les rapports faisant état de possibles violations des règles et règlements, de mauvaise gestion, d’inconduite, de gaspillage de ressources et d’abus de pouvoir.

Responsabilités

Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif sera responsable des tâches suivantes :

Gestion des ressources humaines :

•  Effectue des actions liées à l’administration des activités de ressources humaines de l’unité, liées au recrutement du personnel et des consultants, à l’intégration, à la réinstallation, aux évaluations de performance, séparation des membres du personnel, formation, etc., assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU ;
•  Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant leurs droits, les procédures administratives, les processus et pratiques, les conditions de service, les devoirs et responsabilités et les droits en vertu du Statut et du Règlement du personnel ;
•  Surveille le tableau des effectifs et tient à jour les dossiers et fichiers statistiques pertinents.

Budget et finances :

•  Aide à la préparation et à l’examen des propositions/besoins en matière de ressources financières et humaines pour l’examen de l’Unité administrative et du Bureau exécutif du BSCI ;
•  Surveille les dépenses et compare avec le budget approuvé ; prépare les ajustements nécessaires ;
•  Prépare les besoins en ressources pour les soumissions budgétaires pour examen par la direction ;
•  Aide à la préparation des soumissions d’exécution budgétaire et à la finalisation des rapports d’exécution budgétaire, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles. •Prépare ou personnalise les rapports financiers à partir des rapports générés par le système UMOJA ;
•  Coordonne avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.

Administration générale :

•  Rédige la correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes ;
•  Coordonne étroitement avec les unités de service et assure fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain ;
•  Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et de travail de l’unité, de la section ou du service de l’ONU, y compris : les laissez-passer de terrain de l’ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l’ONU, l’accès par carte magnétique et les clés de porte ;
•  Traite les demandes de fournitures de bureau, de services généraux, de logistique et d’espace de bureau. Élever les documents d’acquisition UMOJA pour l’achat de divers besoins de bureau ;
•  Peut être responsable de l’orientation, de la formation et de la supervision du travail du personnel subalterne des services généraux ;
•  Aide à la collecte et à l’analyse des données ainsi qu’à la préparation des présentations de données et des rapports pour le partage  d’informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision ;
•  Aide aux visualisations et à la mise à jour du matériel d’information comme les pages Web ou les brochures.

Soutien administratif des enquêtes :

•  Fournit un soutien aux équipes d’enquête en ce qui concerne la logistique, la planification opérationnelle, l’administration du bureau, les exigences en matière de technologie de l’information et participe aux réunions de gestion des services communs ;
•  Assiste les enquêteurs dans les activités liées à la planification, l’organisation et la conduite des enquêtes sur les violations présumées des règles et règlements de l’ONU et des publications administratives pertinentes ;
•  Aide à la préparation de rapports et de documentation, y compris les résultats statistiques ou d’enquête ;
•  Lance ou met à jour les informations dans le système de gestion des cas, effectue des recherches et vérifie les antécédents à l’aide des bases de données appropriées ;
•  Coordonne les réunions d’examen des enquêtes et des sujets connexes ;
•  Rédige des résumés d’entrevues ou de cas et d’autres documents au besoin ;
•  Participe aux enquêtes sur le terrain au besoin, y compris les tâches de traduction et d’interprétation ;
•  Effectue d’autres tâches connexes, telles qu’assignées.

Compétences

•  PROFESSIONNALISME : Aptitude à exécuter un large éventail de fonctions administratives, par exemple, budget/programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Montre de la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace pour respecter ses engagements, respecter les délais et obtenir des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persévérance face à des problèmes ou défis difficiles; reste calme dans les situations stressantes; engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
•  COMMUNICATION : Parle et écrit clairement et efficacement ; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée ; pose des questions pour clarifier et manifeste de l’intérêt pour une communication bidirectionnelle ; adapte la langue, le ton, le style et le format pour correspondre au public; fait preuve d’ouverture dans le partage d’informations et tient les gens informés.
•  TRAVAIL D’ÉQUIPE : travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres ; est prêt à apprendre des autres; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel ; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position ; partage le mérite des réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l’équipe.
•  PLANIFIER ET ORGANISER : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues ; identifie les activités et missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin; alloue une quantité appropriée de temps et de ressources pour terminer le travail ; prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps efficacement.

Formation

Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis. Doit avoir réussi le test d’évaluation du soutien administratif des Nations Unies (ASAT) au siège ou un test équivalent administré localement dans les bureaux extérieurs.

Expérience professionnelle

Sept années d’expérience dans les services administratifs, les finances, la comptabilité, l’audit, les ressources humaines ou un domaine connexe sont requises.

Une expérience dans le soutien d’équipes d’enquête est souhaitable.

Un an ou plus d’expérience en analyse de données ou dans un domaine connexe est souhaitable.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU est un avantage.

Méthode d’évaluation

L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation qui peut être suivi d’un entretien basé sur les compétences.

Avis spécial

Ce poste est financé par le compte d’appui aux opérations de maintien de la paix.

La nomination ou l’affectation et son renouvellement sont subordonnés à la disponibilité du poste ou des fonds, à l’approbation budgétaire ou à la prolongation du mandat.

La nomination ou l’affectation à ce poste est d’une durée initiale d’un an.

Aux Nations Unies, la considération primordiale dans le recrutement et l’emploi du personnel est la nécessité d’assurer les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité, compte dûment tenu de la diversité géographique. Toutes les décisions d’emploi sont prises sur la base des qualifications et des besoins organisationnels. L’ONU s’est engagée à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. Les Nations Unies recrutent et emploient du personnel sans distinction d’identité de genre, d’orientation sexuelle, de race, d’origine religieuse, culturelle et ethnique ou de handicap. Des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés peuvent être fournis pour soutenir la participation au processus de recrutement lorsqu’ils sont demandés et indiqués dans la candidature.

La réussite au Global General Service Test (GGST) est une condition préalable à l’examen du recrutement dans les services généraux et les catégories connexes du Secrétariat de l’ONU. Les candidats qui n’ont pas réussi le GGST au moment de la candidature peuvent être invités au test après avoir soumis une candidature. Avoir réussi le test d’évaluation de l’appui administratif [en anglais] au siège des Nations Unies, à la Commission économique pour l’Afrique, à la Commission économique et sociale pour l’Asie occidentale, à l’Office des Nations Unies à Genève, à l’Office des Nations Unies à Vienne, au Tribunal pénal international pour le Rwanda ou au Tribunal pénal international Tribunal pour l’ex-Yougoslavie peut être accepté à la place du GGST.

Ce poste est soumis au recrutement local conformément à l’article 4.4 du Règlement du personnel des Nations Unies. Tous les membres du personnel des services généraux et des catégories apparentées sont recrutés dans le pays ou à une distance de trajet de chaque bureau, quelles que soient leur nationalité et la durée de leur séjour dans le pays. L’agent faisant l’objet d’un recrutement local ne peut bénéficier des indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international.

Les agents sont soumis à l’autorité du Secrétaire général et à sa mission. Dans ce contexte, tous les membres du personnel sont censés évoluer périodiquement vers de nouvelles fonctions dans leur carrière conformément aux règles et procédures établies.

Charte des Nations Unies

Aux termes du paragraphe 3 de l’article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Ne seront pas retenues les candidatures des personnes qui ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, des violations du droit international humanitaire, des actes d’exploitation, d’atteintes ou de harcèlement sexuels, ou au sujet concerné il existe des raisons plausibles de croire qu’elles ont été expliquées dans la commission de tels actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait d’abuser ou de tenter d’abuser d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. On entend par « atteinte sexuelle » toute atteinte physique de nature sexuelle commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle atteinte. Le harcèlement sexuel s’entend de tout comportement déplacé à connotation sexuelle raisonnablement propre ou de nature à choquer ou humilier, lorsqu’il entrave la bonne marche du service, est présenté comme une condition d’emploi ou crée au lieu de travail un climat d ‘intimidation, d’hostilité ou de vexation, et lorsque ce comportement est assez grave pour justifier le licenciement de son auteur. La candidature de personnes qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures au code de la route ne sera pas retenue.

Sera pris en considération en tenant compte de l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. La restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

La considération dominante dans l’engagement, la mutation ou la promotion du personnel est la nécessité de s’assurer les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. En acceptant une offre d’engagement, les membres du personnel sont soumis(es) à l’autorité du Secrétaire général, qui peuvent leur assigner l’une quelconque des tâches ou l’un quelconque des postes de l’Organisation des Nations Unies, Conformément à l’alinéa c) de l’article 1.2 du Statut du personnel. Dans ce contexte, tous les membres du personnel recrutés sur le plan international sont tenus de changer de fonctions périodiquement à l’intérieur d’un même lieu d’affectation ou dans un autre lieu d’affectation, dans les conditions fixées par le Secrétaire général .

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations détaillées plus, ils ou elles consultent le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures faisant l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives applicables internes de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratifs et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et spécifiques conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 23h59 (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

POSTULER