Avis de recrutement d’un assistant administratif et logistique, Yaoundé, Cameroun
Time type : Full time
job requisition id : R1800
Responsabilités générales 40%
- Assister au développement et à l’exécution de manière adaptée et responsable la gestion de bureau, les achats locaux, et de la logistique, etc. conformément aux lois et réglementations locales, aux politiques MSH, aux règles et procédures de MSH et des bailleurs ;
- Veiller à ce que tous les projets MSH dans le pays reçoivent un soutien administratif et logistique équitable, efficace, rapide, et économique, dans le respect des lois locales et des ressources disponibles, et dans un environnement avec des contrôles internes adéquats, conformément aux lois et réglementations locales, aux politiques MSH, aux règles et procédures de MSH et des bailleurs ;
- Participer aux réunions de routine de l’équipe de gestion des projets de MSH ;
- Préparer / rassembler la documentation précise et complète pour l’exécution des activités sur le terrain.
Administration et opérations 30% :
- Recevoir et suivre toutes les livraisons, et s’assurer que les destinataires les ont bel et bien reçues et déchargées ;
- Assurer la gestion de la petite caisse (Petty-cash) en lien avec la comptabilité en suivant strictement les instructions et procédures afférentes ;
- Effectuer des tâches administratives courantes telles que la préparation des courriers, le classement ;
- Elaborer un plan de classement de ses archives, les mettre régulièrement à jour ;
- Tenir à jour un listing à jour des partenaires de MSH incluant leurs différents contacts, leurs représentants et leurs points focaux ;
- Aider à la gestion des achats du bureau local en commandant des fournitures de bureau et assurer un stock suffisant pour les opérations quotidiennes ;
- Aider à organiser des activités sociales spécifiques et des événements spéciaux ;
- Assurer la diffusion/dissémination adéquate et en temps opportun des informations et des documents internes et externes aux partenaires concernés ;
- Préparer et gérer le calendrier et les agendas des réunions, et les rencontres avec les partenaires du projet ;
- Assumer toute autre activité pouvant être assignée dans la mise en œuvre des activités du projet ;
- Maintenir de façon journalière un système de rappel et de suivi des activités en cours ou pendantes, des appels à faire, des requêtes faites en provenance du terrain en particulier ;
- Servir de personne-ressource et appui administratif aux activités techniques à mener sur le terrain, sur demande ;
- Assister le staff en charge des opérations dans la préparation des activités ;
- Répondre aux appels téléphoniques, organiser des réunions, recevoir et orienter les visiteurs ;
- Tenir les comptes rendus de toutes les réunions ;
- Faire le suivi du cahier de bord des véhicules.
Logistique et voyage 30%
- Assister le responsable des opérations dans la coordination de la logistique des voyages du personnel de MSH dans le pays et en dehors du pays ;
- Faire le suivi des achats des billets d’avion nationaux et internationaux ; fournir un soutien pour l’obtention des visas ; faire les réservations de transport et d’hébergement ;
- Préparer des lettres d’invitation et les ordres de mission pour le personnel national et international et pour les voyages d’assistance technique à court terme (STTA), les consultants locaux et le traitement des autorisations requises pour les voyages internationaux.
Qualifications :
Education : Licence en gestion de l’administration et des affaires, logistique, ou un diplôme équivalent.
Expérience :
- Au moins 3 ans d’expérience en administration dans le cadre d’une ONG ;
- Une connaissance des programmes, des réglementations et des exigences des projets financés par le gouvernement américain serait un atout.
Connaissances et compétences :
- Compétences organisationnelles ;
- Compétences analytiques ;
- Capacité démontrée à travailler de manière indépendante et en équipe ;
- Capacité à évaluer les priorités et à gérer une variété d’activités en détails ;
- Fortes compétences en conceptualisation et planification ;
- Excellente réputation professionnelle ;
- Excellente présentation interpersonnelle, écrite et orale ;
- Excellentes compétences en communication interculturelle et écoute active ;
- Forte compréhension des réglementations et des procédures administratives du gouvernement américain dans la mise en œuvre des projets bénéficiant de l’aide de donateurs ;
- Familiarité avec d’autres donateurs et leurs exigences ;
- Le bilinguisme (anglais-français) serait un atout.
Demande physique : Capacité à voyager à l’intérieur du pays jusqu’à 20% du temps de travail pour soutenir les activités du programme.
MSH is an equal opportunity employer and will not discriminate against any employee or applicant for employment on the basis of race, color, sex, sexual orientation, gender or gender identity, religion, creed, citizenship, national origin, age, veteran status, or disability unrelated to job requirements. MSH will take affirmative action to ensure that qualified applicants are employed and that employees are treated without regard to their race, age, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, veteran and disability status. In compliance with U.S. Department of Labor Executive Order 11246, Section 503 of the Rehabilitation Act, and Section 4212 of the Vietnam Era Readjustment Assistance Act, MSH has developed and maintains an affirmative action program and plan.
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