Avis de recrutement d’un assistant à la gestion de projet, Nairobi, Kenya
Informations générales – Spécifiques à l’emploi
L’UNOPS aide l’UNICEF et le ministère de la Santé à mettre en œuvre des campagnes et des actions de proximité sur les services de santé prioritaires depuis 2010. Le rôle de l’UNOPS dans ce partenariat est de fournir un soutien final sous la forme de services de ressources humaines, d’approvisionnement, de logistique et d’un soutien financier à la priorité. activités de programme du ministère de la Santé et de l’UNICEF dans tout le pays. En 2020, l’UNICEF a renouvelé son partenariat avec l’UNOPS dans lequel les dispositions ont été rationalisées dans le cadre d’un accord-cadre.
Le programme de l’UNICEF est conçu pour accroître l’accès et l’utilisation de services intégrés de santé maternelle et néonatale de qualité afin de garantir 1) que les agents de santé du pays auront les connaissances et les compétences nécessaires pour fournir des soins de qualité lors de l’accouchement et des services de soins obstétriques et néonatals d’urgence ; et 2) Les systèmes de santé seront renforcés pour gérer et fournir des services intégrés de santé maternelle et néonatale.
Méthodologie et portée de la mission L’UNOPS entreprendra, sous la supervision directe du point focal partenaire concerné et en étroite collaboration avec le département et l’unité responsable du ministère de la santé au niveau national, les comtés cibles, les activités suivantes guidées par le plan de travail de vaccination et le budget détaillé élaborés par le ministère de la santé national. et Partenaires.
Selon le type d’activité que l’UNOPS doit soutenir, fournir le soutien administratif, logistique et opérationnel nécessaire au client.
1. Pendant la campagne, faciliter le décaissement et les paiements des activités de la campagne dans plusieurs comtés et leurs sous-comtés pendant les campagnes de vaccination sélectionnées.
2. Certifier tous les documents contre les paiements (comme stipulé dans les budgets ci-joints), par exemple les calendriers de paiement, les factures, les reçus, etc. Ceux-ci seront au niveau national, du comté et du sous-comté.
3. Suivi/vérifications ponctuelles de la mise en œuvre des activités
3. Surveillance et contrôle des progrès
L’assistant de soutien à la gestion de projet – Le soutien sur le terrain aidera et maintiendra une base de données / feuille de calcul de toutes les activités menées pendant la période du projet, y compris les participants présents, le type de formation, la durée, les présentateurs, etc. La base de données / feuille de calcul doit permettre des données statistiques à tout moment et aider au suivi et à l’évaluation des performances et des progrès de la composante Formation.
L’objectif du poste est de soutenir l’administration de toutes les activités du projet sur le terrain et de permettre des rapports de projet et des rapports financiers appropriés au client.
Objet et portée de la mission
Un élément clé des services du projet comprend un soutien opérationnel pour mettre en œuvre des campagnes, des réunions, des ateliers, des activités de sensibilisation et d’autres activités conformément aux plans du ministère de la Santé et de divers partenaires/parties prenantes. Les activités de soutien opérationnel sont généralement menées au niveau du comté et sont fournies à la demande des partenaires. Le rôle de l’UNOPS est d’aider le ministère de la santé et l’UNICEF/OMS à planifier, coordonner et faciliter les activités en fonction de leur calendrier.
Le rôle du Support à la gestion de projet – Assistant principal – Support sur le terrain est de comprendre les exigences opérationnelles et programmatiques des partenaires et de servir de facilitateur/liaison et d’organisateur de l’UNOPS sur le terrain. L’assistant principal de soutien à la gestion de projet coordonnera le travail d’une équipe d’assistants administratifs (de terrain) en coordination avec le soutien à la gestion de projet-associé-coordination de terrain
L’assistant principal de soutien à la gestion de projet – l’appui sur le terrain sera basé à Nairobi avec des visites périodiques dans les comtés pour soutenir et vérifier les besoins et les performances des assistants administratifs de l’UNOPS.
Responsabilités fonctionnelles
- La mise en œuvre du projet ;
- Procédures ;
- Suivi de projet et reporting ;
- Gestion, coordination et liaison des parties prenantes ;
- Gestion des connaissances et innovation ;
- Gestion du personnel.
Participer aux tâches de bureau et administratives, y compris, mais sans s’y limiter, les tâches suivantes :
- Obtenir des devis, organiser le transport des participants aux événements de formation, tenir à jour les dossiers financiers et confirmer la participation aux événements, organiser l’hébergement et les repas, organiser le matériel de formation à l’appui de l’événement, placer des publicités, confirmer les participants, préparer les documents d’information et les communications de projet avec précision et à temps, expliquer les coûts et confirmer les paiements à effectuer, tenir des registres, faire des suggestions d’améliorations et faire des recommandations, être le point focal de communication dans le comté entre les partenaires concernés ;
- Répondre aux requêtes des partenaires et transmettre les requêtes à la coordination de l’assistance à la gestion des projets de l’UNOPS sur le terrain pour répondre si nécessaire ;
- Aide à la production de documents de formation ;
- Aider à la préparation des activités pré et post-formation et des rapports ;
- Avoir la capacité de coordonner et de faciliter les événements de formation aux groupes cibles requis par les partenaires et de participer activement et d’aider à la conduite des événements de formation ;
- Maintien de registres précis (copie papier et en ligne) de toutes les transactions opérationnelles et financières pour une référence et une récupération faciles ; la gestion des documents, y compris les fermetures de dossiers, l’archivage ;
- Résolution des problèmes administratifs et de processus de routine, en renvoyant les problèmes complexes à la coordination du support de gestion de projet-associé sur le terrain avec des recommandations sur la marche à suivre ;
- Utilisation de la technologie et des systèmes et outils électroniques pour lancer le travail, partager des informations avec le personnel du projet et les parties prenantes ;
- Assumer toute autre responsabilité supplémentaire qui pourrait être assignée par la coordination du soutien à la gestion de projet-associé sur le terrain.
Formation/Expérience/Exigences linguistiques
Éducation
- Un diplôme d’études secondaires avec quatre (4) années d’expérience est requis;
- Un certificat de diplôme en économie, finance, commerce, comptabilité et / ou dans un autre domaine connexe avec deux (2) ans d’expérience professionnelle pertinente dans les disciplines peut être accepté.
- Un baccalauréat en économie, finance, commerce, comptabilité ou autre domaine connexe sera un atout supplémentaire.
L’expérience professionnelle
- 4 ans d’expérience de travail sur le terrain ou dans un rôle similaire sont requis ;
- Une (1) année d’expérience en gestion financière sera exigée.
- Une expérience en planification et coordination sera un atout supplémentaire;
- Une expérience dans les applications de la suite Google sera un atout.
Langue
- La maîtrise de l’anglais écrit et oral est requise.
Compétences
- Traite tous les individus avec respect ; réagit avec sensibilité aux différences et encourage les autres à faire de même. Maintient les normes organisationnelles et éthiques. Maintient des normes élevées de fiabilité. Modèle de rôle pour la diversité et l’inclusion.
- Démontre une compréhension de l’impact de son propre rôle sur tous les partenaires et place toujours le bénéficiaire final en premier. Établit et entretient de solides relations externes et est un partenaire compétent pour les autres (si pertinent pour le rôle).
- Établit efficacement un plan d’action approprié pour soi et/ou les autres pour atteindre un objectif. Les actions conduisent à l’accomplissement total de la tâche par le souci de la qualité dans tous les domaines. Voit les opportunités et prend l’initiative d’agir en conséquence. Comprend que l’utilisation responsable des ressources maximise notre impact sur nos bénéficiaires.
- Ouvert au changement et flexible dans un environnement au rythme rapide. Adapte efficacement sa propre approche aux circonstances ou aux exigences changeantes. Réfléchit à ses expériences et modifie son propre comportement. Les performances sont constantes, même sous pression. Recherche toujours des améliorations continues.
- Évalue les données et les plans d’action pour prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche impartiale et rationnelle avec des risques calculés. Applique l’innovation et la créativité à la résolution de problèmes.
- Exprime des idées ou des faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage proactivement ses connaissances. Gère efficacement les conflits en surmontant les différences d’opinion et en trouvant un terrain d’entente.
Date limite : 14-Sep-2022