Alima recrute un coordinateur financier (H/F), Conakry, Guinée

 

Contexte :

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

 

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective

 

Soigner – Innover – Ensemble :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 4 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 11 pays d’Afrique. En 2018, nous avons développé 41 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 330 structures de santé (dont 28 hôpitaux et 300 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques.

 

L’équipe Alima :

Plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

Nos pays d’interventions : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie.

Nos thématiques projets : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, santé mentale, …

 

Contexte :

Les programmes ALIMA en Guinée :

ALIMA est l’opérateur en charge de la mise en œuvre du protocole de recherche PREVAC en Guinée. PREVAC signifie « Partnership for Research on Ebola VACcination – Partenariat pour la recherche des vaccins contre Ebola » qui est un partenariat de recherche sur deux candidats vaccins contre la maladie à virus Ebola entre l’INSERM (Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale, France), le NIH (National Institutes of Health, USA) et La LSHTM (London School of Hygiene and Tropical Medicine, England).

Cette étude se déroule en Guinée, au Sierra Leone, au Libéria et au Mali et se fait en collaboration avec les ministères de la santé respectifs. Cette étude va permettre d’obtenir des données comparatives sur la rapidité, la cinétique et la durabilité de la réponse immunitaire induite et sur la tolérance clinique des participants.

En Guinée, ALIMA est en charge de la mise en œuvre de cet essai clinique en étroite collaboration avec l’Inserm, le sponsor de l’étude, avec le Ministère de la Santé et l’Agence Nationale de Sécurité Sanitaire.

L’étude se réalise en deux phases. La première phase qui s’est terminée le 24 juillet 2017, évalue une des trois stratégies vaccinales composée d’une première dose du vaccin Ad26 et d’une dose de rappel du vaccin MVA. Cette stratégie est comparée à un régime de placebos. La deuxième phase, qui a débuté en Juillet 2017, évalue les 3 stratégies vaccinales en incluant le vaccin rVSV. Le projet s’est terminé en Octobre 2019. Des activités sont mises en place pour assurer le lien entre le projet PREVAC et PREVAC Up.

Au niveau RH, la mission est composée actuellement d’environ 16 expatriés et d’environ 128 personnels nationaux sur la mission.

 

Typologie du poste :

Lieu de mission : Guinée Conakry basé à Conakry avec des déplacements  sur terrain.

Le financement d’ALIMA dépend principalement de la confiance de ses donateurs institutionnels ainsi que de la transparence de ses procédures de gestion financière.

Le Responsable finance de la mission est garant du respect des procédures financières et d’engagement des dépenses de la mission. Il contrôle l’adéquation des engagements de dépenses avec les procédures de la mission et des bailleurs institutionnels.

Il assure le suivi des moyens financiers engagés sur la mission (Suivi des dépenses, comptabilité, suivi budgétaire et révisé budgétaire, suivi des tableaux d’affectation par bailleurs de fonds

 

Liens fonctionnels et hiérarchiques :

• Il rend compte au : Chef de Mission (Responsable hiérarchique) et au finance Manager Opération  (responsable fonctionnel) ;
• Il supervise : le Responsable comptable de la mission, l’administrateur terrain ainsi que l’assistant Admin de Conakry sur les aspects financiers.

 

Missions et activités principales :

Garantir la bonne gestion des fonds et leur transparence en assurant la gestion comptable et financière dans le respect du cadre de gestion ALIMA et de la législation locale.

1. Contribuer à la définition de la stratégie de la mission :

• Participation aux réunions de coordination et aux décisions stratégiques des missions ;
• Responsable de la mise en œuvre des axes stratégies et objectifs posés par le Desk et la coordination dans les domaines de gestion des fonds ;
• Soulever en coordination et remonter au RGT les risques financiers qui pèsent sur la mission.

2. Garantir la gestion budgétaire et financière :

• Responsable de l’élaboration des budgets et propositions de réaménagements budgétaires de la mission ;
• Calculer les forfaits pour la mission et analyser l’historique des dépenses. (Analyse Coût/Activité) ;
• Intégrer les besoins et activités du /des projets et des départements dans le budget intégré de la mission et le format des bailleurs ;
• Responsable du suivi budgétaire du /des projets de la mission et de leur contrat de financement ;
• Mettre à jour l’outil CCP & Suivi budgétaire au début de chaque contrat de financement ;
• Bonne tenue et amélioration de l’outil de suivi (CCP) ;
• Implication du /des projets et départements dans leur suivi budgétaire ;
• Communication réguliers aux projets, à la coordination et aux sièges de l’état des suivis budgétaires ;
• Analyse des budgets et suivi budgétaire ;
• Mettre à jour les suivis budgétaires pour les différents contrats de financement de la mission et proposer des analyses budgétaires ;
• Organise des réunions mensuelles avec toute la coordination pour le monitoring budgétaire de la mission ;
• Élaboration des rapports de suivi budgétaire au Siège et aux bailleurs ;
• Répondre aux questions de la coordination et du siège relatives aux budgets de la mission.

3. Garantir la gestion de la trésorerie sur la mission :

• Responsable de la bonne gestion des comptes bancaires, coffres et caisses. (contrôle des opérations bancaires ; suivi du solde de banque et coffre pour le respect du seuil de sécurité, valide les rapprochements bancaires et les conciliations de caisse et Coffre) ;
• Responsable du bon circuit RH qui garantit la séparation des tâches sur l’engagement, la gestion du cash et des chèques, la gestion de la comptabilité et la validation des dépenses ;
• Responsable de la Sécurisation des fonds ;
• Coffre, transferts, paliers, 2 signatures ;
• Mettre à jour régulièrement le guide gestion Cash de la mission selon l’évolution du contexte ;
• Réalisation de la demande de trésorerie mensuelle en collaboration avec les membres des autres départements (Logistique, Opération) ;
• Envoie au siège chaque le 25 du mois la demande de la trésorerie pour le mois M+1 ;
• Vérifier et valider la demande de trésorerie mensuelle des projets ;
• Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire et suffisant au bon déroulement des opérations avec une maîtrise maximale des risques sécuritaires et opérationnels ;
• Mettre à jour régulièrement le guide gestion Cash de la mission selon l’évolution du contexte.

4. Garantir la tenue comptable de la mission :

• Responsable de la bonne tenue des comptabilités ;
• du/des projets et de la coordination ;
• des dépenses Dakar et Simulation ;
• Contrôle et validation des clôtures mensuelles ;
• Préparation de la clôture annuelle en lien avec le RGT ;
• Réalisation d’Analyses de coûts, par nature, par patient…;
• Garantir l’existence des règles de gestion des ressources financières et des règles comptables sur la mission ;
• Encadrer et superviser une équipe et un système de comptabilité assurant la sécurité de l’argent, le respect des procédures et la lisibilité des dépenses ;
• S’assurer de la conformité des pièces comptable et des imputations (codes projets, comptables et codes budgétaires) et faire des retours réguliers au responsable compta de la mission ;
• Supervise le Responsable compta dans la préparation de check list et pack comptable à envoyer au siège après lettrage ;
• Contrôle le classement et archivage des pièces, organisation des envois vers le siège ;
• Supervise le renvoi des comptabilités définitives aux terrains avec commentaires, et plan d’action en fonction des erreurs constatées ;
• Résolution des bugs Saga éventuels sur les terrains ou en Coordination ;
• Mise à jour régulière des paramètres Saga (taux de change, codes projets, etc) ;
• Assure un briefing spécifique sur la gestion comptable pour le coordinateur Projet et/ou les logisticiens, ainsi que pour les administrateurs projet.

5. Promouvoir et assurer la collaboration et la coordination financière, budgétaire avec les partenaires de la mission :

• Contact régulier avec les bailleurs présents dans le pays de mission ;
• Communication et réalisation de rapport professionnel et transparent aux bailleurs ;
• Sensibilise les équipes au financement des bailleurs et des règles de bailleurs et veille à ce que les équipes appliquent ces règles et procédures de bailleurs ;
• S’assurer du respect des engagements pris auprès des donateurs institutionnels (rencontres régulières, suivi financier mensuel, rapports, recommandations, etc.),

6. Prévenir et gérer les situations de fraude et de corruption :

• Responsable, avec tous les cadres de la coordination et du/des projets du respect et de l’amélioration u système de contrôle interne en place ;
• Alerter le Chef de Mission, le Desk, ou les membres de la Direction d’ALIMA.

Immédiatement en cas d’acte de fraude ou de corruption :

• Pro activement en cas de suspicion, et proposer des actions ;
• Ne jamais non communiquer dans ces situations ;
• Promouvoir auprès des collègues les bons réflexes et attitudes dans la bonne gestion des fonds. Etre un modèle et donner le bon exemple dans ses actions et la gestion des fonds.

7. Encadrer et accompagner l’équipe Finance :

• Élaborer et suivre, les POP du responsable compta, de l’administrateur et de l’assistant admin de CNK sur les aspects financiers ;
• Réaliser les bilans de cette équipe dans une approche de parcours professionnel. Rendre possible des formations et changement de poste. Proposer et anticiper des détachements ;
• Organiser le recrutement des administrateurs et tenir à jour un pool.

Expériences / Formation :

Formations : Formation orientée Gestion Financière, BAC+5.

Expériences :

• Minimum de 3 ans d’expérience administrative et financière au siège d’une ONG OU d’expérience antérieure de Coordinateur administratif et financier d’une mission avec un volume financier important ;
• Expertise des Bailleurs de Fonds (ECHO, INSERM, NIH, OFDA, AFD…) ;
• Connaissance et maîtrise des outils informatiques de gestion, SAGA, Excel (fonctions avancées), ODOO ;
• Capacité de synthèse, et de formateur ;
• Esprit d’équipe et d’initiative, autonomie, et gestion des risques ;
• Bonne compréhension des programmes humanitaires médicaux.

Qualités du candidat :

• Capacité de synthèse, et de formateur ;
• Esprit d’équipe et d’initiative, autonomie, et gestion des risques ;
• Bonne compréhension des programmes humanitaires médicaux ;
• Sens critique ;
• Flexibilité et gestion du stress ;
• Patience et maturité professionnelle ;
• Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels ;
• Bonne condition physique ;
• Connaissances informatiques de base (Word, Excel et internet).

Langues : Français & Anglais courant, Parlé et écrit.

Salaire :

Durée et type de contrat : 6 mois, renouvelables

Date prévue d’arrivée en Guinée : 15 Avril 2020

Salaire : Selon expérience + perdiem ALIMA prend en charge :

• Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission ;
• Les frais d’hébergement ;
• La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé(e) et ses ayants droit ;
• L’évacuation pour l’employé(e) et ses ayants droit.

Comment postuler :

Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation avant le 30/03/2020.

Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée.

ALIMA se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.

Seules les candidatures complètes (CV + Lettre de Motivation) seront étudiées.  Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

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