World Vision recherche un coordinateur administratif, Burkina Faso
With over 70 years of experience, our focus is on helping the most vulnerable children overcome poverty and experience fullness of life. We help children of all backgrounds, even in the most dangerous places, inspired by our Christian faith.
Come join our 34,000+ staff working in nearly 100 countries and share the joy of transforming vulnerable children’s life stories!
Employee Contract Type : Employé à durée déterminée (durée déterminée).
Job Description :
Gérer les immobilisations (Fixed Assets et Non Fixed Assets) :
- S’assurer que toutes les immobilisations sont dûment étiquetées ;
- Enregistrer toutes les immobilisations dans le registre et le tenir à jour (matérialisé par un Bordereau Interne de Réception pour toute nouvelle acquisition et la fiche de mise à disposition) ;
- Remplir les fiches de « disposal » pour le matériel à déclasser ;
- Participer à l’inventaire annuel de tout le matériel ;
- Tenir à jour tous les documents administratifs des véhicules roulants (carte grise, carte jaune, assurance, visite technique, carnet de bord, …) ;
- Assurer la planification et le suivi des entretiens périodiques des véhicules et groupe électrogène : établissement du suivi des maintenances, des réquisitions, révision des devis d’entretien, règlement des factures, … ;
- S’assurer de la bonne tenue du registre d’entretien des véhicules au sein du garage.
Assurer la réception et le dispatching du matériel et équipement :
- Suivre les enlèvements des équipements avec le transitaire ;
- Préparer et faire signer les certificats de prêt pour la mise à disposition du matériel et équipements aux staffs ;
- Expédier sans délai aux bureaux terrains tout le matériel acquis avec les véhicules WVI et/ou un transporteur sous contrat ;
- Coordonner l’expédition du matériel par tout transporteur sous contrat et l’évaluer à la fin de chaque période.
Planifier les missions et les sorties :
- Recenser les besoins de déplacements ;
- Mettre à la disposition des utilisateurs (personnel de WVI et/ou autre) les véhicules dans le respect des procédures (véhicule WVI ou location) ;
- Etablir hebdomadairement le tableau des missions de la semaine ;
- Rédiger les ordres de mission ;
- Assurer la dotation en équipement de travail des conducteurs et veiller à leur entretien ;
- Gérer et suivre les missions des chauffeurs ;
- Mettre en place un tableau d’amortissements des véhicules et veillez à sa mise à jour.
Assurer la gestion du carburant :
- Faire l’état mensuel des consommations (suivi de consommation) de carburant/lubrifiant des véhicules et groupe électrogène du bureau Pays et des Bureaux terrains ;
- Analyser chaque mois le suivi consommation et faire des propositions à son manager ;
- Réceptionner la facture du fournisseur de carburant et la confronter avec l’état mensuel produit ;
- Assurer la gestion des TOMCARD dans le respect des procédures en vigueur ;
- S’assurer de la bonne tenue des outils de gestion de carburant (registre de prise de carburant, suivi consommation, etc.).
Assurer la gestion des résidences ou de l’hébergement du personnel international :
- Héberger le personnel international ;
- Suivre les travaux et entretien dans les résidences des internationaux et faire les demandes de paiement y afférentes ;
- Approvisionner les résidences du personnel international en eau et en carburant pour le groupe électrogène ;
- Gérer les contrats baux des expatriés (Etat des lieux d’entrée et de sortie, remboursement des cautions, renouvellement ou non du contrat…).
Assurer la maintenance du Bureau National :
- Suivre le contrat bail du bureau Pays ;
- Gérer l’entretien des locaux du bureau (téléphone, électricité, eau, climatisation, peinture, plomberie, jardin, cours extérieure, menuiserie, divers travaux, etc.) ;
- Superviser les travailleurs sous contrat à cet effet ;
- Evaluer ces prestataires en fin de contrat.
Contribuer à la gestion et au développement de son équipe :
- S’assurer que les chauffeurs accomplissent convenablement leurs tâches et en rendent compte suivant les normes de WVI ;
- Evaluer son équipe ;
- Identifier les besoins en renforcement de capacités de son équipe et travailler à les combler.
Assurer la gestion des visites, réunions et rencontres :
- Entretenir et mettre à disposition les salles de réunion ;
- Faciliter le déplacement des visiteurs et/ou collègues en mission au bureau Pays dans le respect des procédures (location de taxi, motos pool, etc.) ;
- Etablir hebdomadairement le tableau des réunions de la semaine.
Applicant Types Accepted : Local Applicants Only.