World Education Inc. recrute un gestionnaire des subventions, Bamako, Mali

Titre du Poste : Gestionnaire des subventions

Lieu d’affectation : Bamako, avec des déplacements sur le terrain.

Date limite de dépôt des dossiers : Mercredi 5 mai 2021

Contexte :

World Education Inc. est une ONG internationale ayant son siège à Boston aux États Unis. Fondée en 1951, elle est active au Mali depuis 1991 à travers la mise en œuvre de nombreux projets et programmes de développement couvrant plusieurs domaines dont l’éducation formelle et non formelle, la gestion des conflits, etc.

Le présent avis a pour but de renforcer le personnel du bureau de Bamako à travers le recrutement d’un Gestionnaire des subventions.

« Les candidatures féminines sont fortement encouragées »

Objectif du poste :

Le/la gestionnaire des subventions travaille sous la direction de la Gestionnaire Administrative et Financière. Il/Elle est responsable de la supervision des opérations financières des organisations partenaires des projets sur le terrain, notamment des organisations partenaires locaux et des entités qui reçoivent des contrats et des subventions de World Education pour la mise en œuvre des projets. Le/La détenteur/trice du poste est le point de contact principal avec les partenaires, effectue des revues ponctuelles sur leurs systèmes de gestion et œuvre au renforcement des capacités de leurs personnels.

Taches et responsabilités principales :

• Assurer la Gestion des contrats entre WEI et ses partenaires ;
• Assurer les fonctions d’administration financière et de rapportage, y compris, mais non limité aux tâches suivantes : préparation et soumission à temps des rapports des sous-traitants, élaboration et ajustement des budgets associés, coordination des fonds budgétisés  ;
• Superviser et diriger le renforcement de capacités du personnel des ONG Partenaires en matière de conformité aux standards et autres obligations contractuelles ;
• Assurer la revue des demandes de fonds et le décaissement à temps des fonds des ONG Partenaires ;
• Participer à l’élaboration des budgets et exécuter les tâches d’analyse budgétaires telles que assignées par le Directeur Administratif et Financier/la directrice Administrative et Financière ou son/sa représentant(e) assigné(e) ;
• Contribuer à la revue périodique des plans d’actions et procéder à l’examen des progrès réalisés sur les résultats clés et le taux d’utilisation des fonds ; faire le suivi et le rapportage sur la performance des ONG Partenaires en matière de respect de leurs obligations contractuelles y compris l’atteinte des cibles et les délais d’exécutions dans le rapportage ;
• Préparer un résume des rapports trimestriels de performance sur chaque ONG Partenaire, les consolider pour soumission à l’Administration avec propositions détaillées d’amélioration pour action en cas de besoin ;
• Préparer le rapport sur les questions d’audit et s’assurer que toutes les recommandations de l’audit sont prises en compte ;
• Assurer la Gestion des consultants engagés par WEI pour des prestations de services dans le cadre de la subvention ;
• Assurer la gestion et la communication avec les consultants et les ONG partenaires dans le cadre du budget et des cibles et des dispositions contractuelles ;
• S’assurer que les procédures concernant l’engagement des consultants ont été respectées ;
• Etablir le budget mensuel des ONG partenaires ;
• Faire la demande de Cash des ONG partenaires ;
• Etablir les contrats des consultants prestataires de services ;
• Maintenir de bonnes relations avec les partenaires ;
• Effectuer des missions dans les bureaux des ONG partenaires en cas de besoin ;
• Organiser / classer les pièces de match ;
• Exécuter tout autre rapport ou suivi financier/comptable exigé par ses supérieurs.

Administration des Subventions :

• Conduire la préparation et l’exécution des formations et appuyer la supervision du personnel des ONG partenaires pour renforcer leur gestion financière.
• Appuyer les partenaires en procédant à la revue et à l’approbation de leurs rapports d’activités et financiers, et en s’assurant que les partenaires exécutent les dépenses et en font le suivi selon le budget approuvé
• Travailler étroitement avec les assistants comptables des bureaux régionaux pour la vérification des documents comptables et rapports financiers soumis par les ONG et les consultants
• S’assurer que les accords de subventions sont élaborés et octroyés selon les procédures et politiques du bailleur et de WEI
• Communiquera avec les bénéficiaires de subventions et WEI afin de s’assurer que les obligations contractuelles des projets sont exécutées par eux et aussi de traiter les actions contractuelles telles que l’achat d’équipements spécialisés, le suivi des résultats à atteindre, les avenants aux contrats et les procédures de clôtures de projets (close out)
• Tenir un dispositif de suivi pour tous les partenaires afin de documenter les procédures de chaque octroi de subventions et d’organiser tous les documents de subventions.

Surveiller tous les coûts rejetés et tous problèmes qui requièrent une action après une visite de terrain.

Gestion des contrats :

• Avoir une connaissance de la gestion des contrats et être l’interface entre WEI et les ONG partenaires ou les organisations de la société civile, et leur fournir l’appui technique nécessaire en matière de gestion des subventions ;
• Gérer les procédures d’élaboration d’avenants et de clôture des subventions.

Renforcement et gestion du personnel : Travailler étroitement avec les secrétaires comptables et les guider sur la meilleure manière d’avoir un excellent partenariat avec les partenaires, les stratégies pour une communication efficace et une responsabilité effective des actions menées.

Qualifications et Expériences Requises :

Expérience avérée dans la gestion des subventions d’un bailleur international, y compris la comptabilité, et le rapportage financier. Expérience requise dans l’utilisation de logiciel de gestion financière tels que les tableurs et les bases de données ; capacités d’interpréter les exigences complexes d’octroi de subventions, de soumissions et de projections budgétaires ; capacité de faire la revue du travail fait par quelqu’un d’autre pour s’assurer de la conformité aux normes ; capacité de communiquer efficacement, à la fois oralement et par écrit, avec un large éventail de collègues ; expérience dans le renforcement de capacités dans la gestion des subventions de l’équipe des subventions pour les petites aussi bien que les grandes organisations ; capacité à travailler efficacement avec le personnel des programmes et celui du suivi-évaluation afin de coordonner les approches d’appui, de supervision.et le renforcement de capacités intégré.

Qualités personnelles :

• Avoir de solides compétences organisationnelles et interpersonnelles avérées ;
• Parler et écrire le Français couramment et avoir de solides compétences en rédaction ;
• Etre capable de travailler dans un environnement difficile, sous pression, et de respecter strictement les délais même quand ils sont courts ;
• Avoir un haut niveau d’intégrité personnelle et professionnelle ;
• Etre disposé à travailler en équipe, à exécuter des tâches supplémentaires en cas de besoin afin d’assurer la réussite du projet ;
• Etre très attentif(ve) au détail, être capable de poursuivre plusieurs tâches à la fois, et de travailler sous pression.

Conditions requises :

• Diplôme universitaire de Licence en Finance ou équivalent ;
• Expérience de travail d’au moins trois (03) ans avec les organisations internationales non-gouvernementales dans le domaine de l’élaboration et/ou de la gestion des subventions;
• Connaissance approfondie des politiques, procédures, et pratiques en matière d’acquisition de divers bailleurs dont le gouvernement des Etats-Unis ;
• Bonnes compétences de communication, à la fois écrites et orales avec une attention particulière au détail ;
• Connaissance pratique de l’anglais et une disposition à en améliorer la maîtrise serait un atout ;
• Bonne maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) ;
• Disposition de flexibilité et d’être à même de répondre à des impératifs et instructions de son superviseur pour les besoins du service.

Dossiers de candidature :

• Une lettre de motivation ;
• Un CV à jour ;
• Une copie des diplômes et attestations ;
• Trois personnes de référence. 

Les dossiers de candidature (curriculum vitae, copie des diplômes, attestations, références) doivent être soumis aux adresses suivantes au plus tard Mercredi 5 Mai, 2021 :

• En version électronique : à l’adresse suivante : recruitmentweimali@gmail.com  ou
• En copie dure : à World Education, PB 2137, Rue 847, porte 6292, Faladié près de l’EDM, Bamako. 

NB :

• Les dossiers déposés ne seront pas retournés aux intéressés ;
• Seuls les dossiers qui répondent au profil et qualifications requis seront traités ;
• Seules les candidatures présélectionnées seront contactées.