Recrutement d’un Responsable des achats et de la logistique – Nairobi, Kenya

But de l’emploi :

Faciliter l’acquisition, la fourniture, la livraison, le stockage et la cession de biens et services, ainsi que les opérations logistiques à des niveaux optimaux de rentabilité, d’une manière documentée, conforme, rapide et efficace – et s’acquittera de ses tâches avec une intégrité irréprochable.

Principales responsabilités :

Amélioration des processus / conformité :

• Contribuer à la conception, au développement, à la mise en œuvre et à la maintenance de procédures et directives opérationnelles d’approvisionnement, d’achat, de logistique et de distribution contextualisées pour atteindre les processus les plus rentables et les plus efficaces en matière d’approvisionnement et de logistique afin d’atteindre l’excellence opérationnelle ;
• Assurer la liaison avec les autres départements opérationnels ainsi qu’avec les programmes d’approvisionnement et de gestion de la logistique pour assurer un cadre de contrôles internes intégré, permettant des décisions d’achat consultatives, transparentes, techniquement maîtrisées et conformes ;
• Guidé par une solide connaissance des règles et réglementations applicables du gouvernement, de l’organisation et des donateurs, fournissez des orientations, des conseils et des avis techniques sur les interprétations des politiques, les questions contractuelles et les mandats des donateurs dans le domaine des achats et de la logistique ;
• Rassembler et partager les meilleures pratiques en matière d’achats et de logistique issues de réseaux, de formations, d’ateliers et de conférences, et cetera, afin d’assurer une fonction achats et logistique dynamique et pertinente.

Gestion de la relation fournisseur :

• Coordonner les stratégies d’approvisionnement et développer – par le biais d’un processus complet et ouvert – une base de fournisseurs complète pour la fourniture de biens et services, en recherchant constamment pour assurer une base de fournisseurs fiable et compétitive ;
• Développer, gérer et maintenir une relation de dépendance avec les fournisseurs à tous les niveaux; veillera à ce que les fournisseurs de biens et services EGPAF s’acquittent de leurs obligations dans les délais impartis, soient payés en temps voulu et que tous les litiges éventuels soient gérés de manière professionnelle, procédurale et consultative ;
• Négocier avec les fournisseurs pour faciliter le respect par EGPAF de la réglementation américaine relative au non-paiement de la TVA; poursuivra vigoureusement les demandes d’exonération de TVA en suspens, les chèques de remboursement des fournisseurs, et maintiendra et rendra compte de l’état d’exemption de TVA sur une base trimestrielle .

Documentation :

• Préparer et examiner les évaluations / analyses des offres des fournisseurs, les demandes d’attribution, les commandes, les contrats de services et autres documents d’approvisionnement, en veillant au strict respect des procédures en vigueur, à l’exactitude et à l’exhaustivité des documents justificatifs en matière d’approvisionnement ;
• Générer et diffuser des rapports mensuels complets, précis et pertinents sur les achats, sur des modèles conviviaux et normalisés, afin de faciliter la prise de décision en matière de gestion de projet ;
  Identifier et / ou solliciter les besoins de classement organisationnels, en les associant aux ressources existantes et, si nécessaire, en mettant en œuvre des solutions innovantes et rentables pour répondre aux besoins croissants; gérera également la documentation d’archive d’EGPAF de manière systématique / ordonnée et sécurisée afin de garantir le strict respect des dispositions de conservation des documents applicables ;
• Faciliter le développement et la diffusion de listes de contrôle, modèles et autres outils pour les achats et la logistique – assurant une mise en œuvre normalisée dans tous les bureaux de l’EGPAF .

Gestion des actifs et des fournitures :

• Assurer la disponibilité des fournitures en maintenant un inventaire complet des fournitures (EGPAF et fournitures de support sur site) et effectuer des audits périodiques / inattendus des fournitures achetées en tant que mesure de contrôle interne supplémentaire et documentée ;
• Établir et coordonner un plan d’achat annuel global et synchronisé des achats de projets, minimisant ainsi les achats ad hoc et aidant les projets à mieux gérer les achats et les dépenses prévus ;
• Agir en tant que gestionnaire immobilier pour les actifs de bureau, en coordonnant leurs achats en fonction des besoins évalués, de marquage systématique, d’assurance (et des processus de réclamations connexes), de vérifications physiques documentées chaque année et d’élimination à la clôture, par disposition spécifique à chaque projet ;
• Sécurisez les fournitures et les actifs en mettant en œuvre des mesures de sécurité et en fournissant un environnement de stockage des fournitures propre et sécurisé .

Gestion de flotte :

• Fournir des conseils de haut niveau en matière de gestion de flotte, y compris une planification optimale, des rapports analytiques documentés sur les journaux d’utilisation des véhicules par rapport aux informations de suivi par satellite, des rapports de consommation de carburant et un calendrier principal pour tous les véhicules.

Gestion du personnel et supervision :

• Veiller, en déléguant le cas échéant, à ce que la fonction achats et logistique de chaque bureau soit dotée en personnel, géré et doté de ressources suffisantes ;
• Assurer le développement, la mise à jour et le respect des politiques et procédures d’approvisionnement et de logistique à tous les niveaux du bureau ;
• Aider au recrutement du personnel des achats et de la logistique et au renforcement des capacités du personnel du département ;
• Effectuer des évaluations du rendement du personnel des achats et de la logistique et veiller à ce que les descriptions de poste soient pertinentes et à jour en tout temps ;
• Promouvoir l’apprentissage et le développement auprès du personnel des achats et de la logistique par le biais de formations en cours d’emploi, de cours / de cours de perfectionnement professionnel mutuellement convenus et d’encouragement, et motiver généralement le personnel à améliorer ses performances ;
• Dirigez l’équipe d’approvisionnement et de logistique par exemple en termes d’éthique de travail, de compétences, de développement des connaissances et d’intégrité .

Autres responsabilités :

• Assurer la liaison avec le siège de l’EGPAF et les départements régionaux selon les besoins pour améliorer l’efficacité, l’efficience et la conformité ;
• Met à jour et diffuse ses connaissances en étudiant les réglementations existantes et nouvelles, en participant à des activités de formation, en lisant des publications professionnelles et en entretenant des réseaux personnels ;
• Garantir des innovations continues, l’adoption des meilleures pratiques et des examens réguliers des opérations d’approvisionnement et de logistique pour une efficacité optimale ;
• Recommander toute procédure / directive supplémentaire en matière d’approvisionnement et de logistique au directeur des opérations pour examen, approbation et adoption ;
• Analyser les zones de risque dans les opérations d’approvisionnement et de logistique et recommander des solutions d’atténuation .

Qualifications :

• Diplôme universitaire minimum en commerce et diplôme en achats et gestion des fournitures ;
• Au moins cinq années de travail dans la comptabilité de projet financée par un donateur (de préférence financée par le gouvernement américain) à un niveau supérieur ;
• Connaissances, compétences et capacités ;
• Intégrité sans compromis ;
• Une large compréhension et expérience de travail avec des projets financés par USG ;
• Expérience des systèmes de suivi de la gestion des produits ;
• Excellentes compétences en communication et en négociation ;
• Compétences interpersonnelles bien développées et expérience dans le développement du personnel en évaluant les besoins en développement, en encadrant et en dispensant une formation ;
• Réflexion stratégique, capable de travailler en équipe et d’assurer un leadership approprié ;
• Savvy informatique, y compris les logiciels de comptabilité ;
• Volonté de voyager (au moins une fois par mois) .

Les compétences :

La Fondation s’attend à ce que tous les employés possèdent les compétences fondamentales en relations interpersonnelles, en communication, en responsabilisation, en apprentissage continu et en résultats de conduite. Le candidat idéal maîtrisera ou possédera les compétences suivantes, spécifiques au niveau de gestionnaire de ce poste:

Développer les autres : Développer les autres est l’aptitude d’une personne à performer et à contribuer à l’organisation en fournissant des informations en retour et en offrant des possibilités d’apprentissage par des méthodes formelles et informelles.
Gestion des conflits : La gestion des conflits est la capacité d’une personne d’encourager les tensions créatives et les divergences d’opinions. Il / elle anticipera et prendra des mesures pour prévenir les confrontations contre-productives tout en résolvant les conflits et les désaccords de manière constructive.
Gestion des personnes : La gestion des personnes est l’aptitude d’une personne à constituer et à gérer des effectifs en fonction des objectifs de l’organisation, du budget, des considérations et des besoins en personnel. Il veillera à ce que les employés soient correctement recrutés, sélectionnés, évalués et récompensés. Il / elle gérera également une main-d’œuvre multiculturelle et une variété de situations de main-d’œuvre.

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