L’Union africaine recherche un assistant administratif

Lieu: Addis Ababa, Ethiopia

Organisation : African Union Commission – AUC

Valeurs de l’UA :

• Respect de la diversité et du travail d’équipe                 • L’Afrique en premier
• Transparence et responsabilité                                         • Intégrité et impartialité
• Efficacité et professionnalisme                                         • Information et partage des connaissances

Informations sur l’organisation :

Rend compte à : Chef de la Division Gestion et administration

Direction/Département : CDC Afrique

Division : Gestion et Administration

Nombre de rapports directs : 0

Nombre de rapports indirects : 0

Grade du poste : GSA5

Type de contract : Permanent

Lieu : Addis-Abeba , Ethiopie

Objectif du poste :

L’assistant administratif assure la coordination administrative et fournit une vaste gamme de services de soutien, au besoin, en vue de la promotion des buts et objectifs stratégiques de l’agence. Ses activités portent particulièrement sur la fourniture directe de services et/ou la coordination de l’exécution des tâches complexes de soutien administratif impliquant la délégation de tâches, le suivi individuel du personnel et des produits assignés.

Principales fonctions :

• Fournir un soutien technique et opérationnel en temps opportun, conformément au mandat de la Division ;
• Mettre en œuvre les activités techniques et opérationnelles conformément au calendrier et établir des rapports ;
• Contribuer au suivi de la mise en œuvre des activités et à la communication des mises à jour, faciliter les arrangements logistiques liés à son domaine d’activité ;
• Communiquer de manière efficace avec les parties prenantes internes et externes ;
• Contribuer à la création, à l’amélioration et à la maintenance des systèmes pertinents dans son domaine d’activité ;
• Recueillir des données et des informations et effectuer des analyses et des recherches préliminaires qui seront examinées par l’équipe élargie et le superviseur ;
• Préparer la communication de bureau liée à son domaine d’activité et contribuer à la compilation de données et d’informations à des fins de rapport et d’analyse?; assurer le suivi des décisions et des résultats issus des échanges et veiller à leur mise en œuvre ;
• Assurer le suivi de la mise à disposition et de l’entretien des outils et matériels liés à son domaine d’activités.

Responsabilités spécifiques :

L’assistant administratif est chargé des tâches suivantes :

• Analyser et maintenir une vue d’ensemble des activités du bureau dans lequel il est affecté pour s’assurer qu’un appui administratif est fourni en temps utile dans des domaines généraux et spécialisés ;
• Planifier un volume élevé de rendez-vous, de réunions et de voyages qui peuvent nécessiter la coordination des arrangements de plusieurs participants ;
• Créer, mettre à jour et tenir les fichiers et dossiers de manière organisée, y compris un système de suivi, de contrôle et de hiérarchisation des tâches ;
• Assurer la confidentialité des informations et garantir une meilleure gestion des dossiers ;
• Préparer des correspondances, des résumés analytiques, des rapports, des documents d’information, des présentations PowerPoint et d’autres documents, selon les besoins ;
• Communiquer de manière efficace avec les parties prenantes internes et externes ;
• Faire le suivi des conclusions et décisions issues des réunions et correspondances et assurer le suivi de leur mise en œuvre ;
• Préparer et participer à diverses réunions et rédiger des comptes-rendus et des notes ;
• Fournir du soutien en matière de communication afin de donner des réponses opportunes aux demandes de renseignements, répondre aux appels, courriels et correspondances et y donner suite par ordre de priorité ;
• Fournir ou coordonner directement les services de voyage de l’équipe de direction en collaboration avec l’unité des voyages de l’UA ou externaliser le service des voyages pour gérer les visas, les vols, les réservations d’hôtels, les réunions, le transport et d’autres services de soutien logistique nécessaires?; veiller à ce que le fonctionnaire en déplacement reçoive tous les documents nécessaires avant son départ?; faciliter et/ou préparer directement les demandes de remboursement des frais de voyage pour le personnel de la direction et de l’administration ainsi que pour les autres membres du personnel, le cas échéant ;
• Assurer l’approvisionnement et la commande de matériel et fourniture de bureau, le cas échéant ;
• S’acquitter de tout autre tâche qui pourrait lui être confiée par son superviseur.

Formations universitaires et expériences requises :

• Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en gestion, administration ou dans un domaine connexe délivré par un établissement d’enseignement reconnu, avec une expérience professionnelle pertinente d’au moins trois (3) ans ;
• Il doit être titulaire d’une Licence en gestion, administration ou dans un domaine connexe délivrée par un établissement d’enseignement reconnu, avec une expérience professionnelle pertinente d’au moins deux (2) ans ;
• Une qualification plus élevée serait un atout.

Compétences requises :

A.    Compétences fonctionnelles :

• Une excellente capacité de communication à l’oral et à l’écrit aussi bien en anglais qu’en français est hautement préférable ;
• Capacité à travailler sous pression tout en ayant le souci du détail ;
• Compétences avérées à utiliser un langage clair et concis dans les correspondances, y compris l’adaptation du contenu à l’objectif et au public cible dans la rédaction d’exposés et de rapports ;
• Excellentes aptitudes en matière de relations interpersonnelles, d’organisation et de gestion du temps ;
• Excellentes compétences en informatique, y compris les outils de traitement de texte, les applications de messagerie électronique et Internet?; une expérience dans l’utilisation des applications telles que MS Word, MS Excel et MS PowerPoint ;
• Maîtrise d’une des langues de travail de l’UA (anglais, arabe, espagnol, français et portugais)?; la connaissance de plusieurs langues de travail, notamment de l’anglais et du français, serait un atout.

B.    Compétences personnelles  :

• Excellentes aptitudes dans les relations interpersonnelles ;
• Faire preuve de flexibilité et être prêt à travailler à des heures inhabituelles ;
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ;
• Un niveau d’autonomie élevé dans le travail, avec un esprit d’équipe développé ;
• Avoir une faculté d’adaptation, patient et résilient ;
• Proactif et axé sur la recherche de solutions.

ÉGALITÉ DE CHANCES : La Commission de l’Union africaine est un employeur qui donne l’égalité de chances aux hommes et aux femmes, et les femmes qualifiées sont vivement encouragées à soumettre leurs candidatures.

DURÉE DU CONTRAT ET PRISE DE FONCTION : L’engagement à ce poste se fait sur la base d’un contrat régulier pour une période de 3 ans, dont les 12 premiers mois seront considérés comme une période probatoire. Par la suite, le contrat est renouvelable pour une période de deux ans, sous réserve de résultats et de réalisations satisfaisants.

DES LANGUES : Maîtrise d’une des langues de travail de l’Union africaine (anglais, arabe, espagnol, français, portugais). La connaissance d’une autre langue de l’UA serait un atout supplémentaire.

RÉMUNÉRATION : À titre indicatif, le salaire de base pour ce poste est de   15,758 .00 $ EU (GSA5 Échelon 1) par an. À ce salaire s’ajoutent d’autres émoluments, tels que l’indemnité de poste (46 % du salaire de base), l’indemnité de logement ( 16,813.44  $ EU par an), l’indemnité pour frais d’études (100 % des frais de scolarité et d’autres frais connexes jusqu’à un maximum de 10 000 $ EU par enfant et par an), pour les fonctionnaires internationaux et de 3 330 $ EU par enfant et par an, pour les fonctionnaires locaux.

Les candidatures doivent être déposées au plus tard le 22 Novembre 2021.

Requisition ID : 744

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