L’OMS recrute un assistant administratif, Lilongwe, Malawi

Arrière plan

L’équipe de pays est chargée de promouvoir la coopération technique, de stimuler l’intérêt et de coordonner l’aide au développement sanitaire sur la base des stratégies mondiales et régionales et des directives de l’OMS. Il est également chargé de contribuer à la collecte, à l’analyse et à la diffusion de l’information sur la santé.

 

Objectif global

Le titulaire exécute des fonctions liées au soutien du programme dans l’environnement du système mondial de gestion (GSM). Le titulaire travaille sur la base d’instructions générales, à partir de sa propre expérience, selon les politiques, procédures, règles et règlements de l’Organisation, assure le bon fonctionnement de l’équipe ou du département. Le titulaire est invité à demander conseil sur des questions inhabituelles. La plupart du travail est vérifié pour l’exactitude et la pertinence par le titulaire et par l’agent de déploiement COVID-19 et l’agent des opérations sur une base ad hoc pour l’atteinte des résultats et la qualité en général ; la correspondance est transmise au responsable du déploiement COVID-19 si nécessaire, avant d’être soumise au représentant.

 

Tâches et responsabilités

Sous la supervision de l’ agent de déploiement COVID-19 en tant que superviseur principal, et de l’agent des opérations de l’Organisation mondiale de la santé, le titulaire devra :

 

Objectif de la mission

Les principaux objectifs de la mission sont de :

1. Initier des projets de correspondance sur l’orientation des gestionnaires de programme ; les finaliser conformément aux styles de l’OMS et du département et vérifier la langue, la grammaire et l’exactitude avant de les soumettre pour approbation et signature ;
2. Organiser la préparation administrative des réunions internes et externes, y compris la   préparation des plans d’affaires en GSM/Oracle, des lettres d’invitation, des estimations de coûts et des demandes de déplacement ; aider à la préparation des documents; envoyer du matériel et assurer la liaison avec les participants et les autres personnes impliquées ;
3.  Analyser la correspondance et les demandes reçues, mettre en évidence les documents entrants et joindre des informations générales et identifier les domaines nécessitant une action de la part des gestionnaires de programme, en attirant l’attention sur les problèmes importants. Planifier les rencontres des administrateurs de programme, selon les horaires et les besoins ; rédiger les procès-verbaux des réunions et suivre les questions nécessitant une action pour assurer une réponse rapide aux demandes de l’OMS ;
4. Obtenir les documents d’information pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participent les Administrateurs du programme, vérifier leur disponibilité et s’assurer qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés ;
5. S’assurer que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, règles, pratiques, procédures et style d’édition de l’OMS et les corriger si nécessaire avant de les soumettre à la signature du représentant.
6. Utiliser les outils de suivi appropriés, surveiller et s’assurer que les échéances et les délais sont respectés et que la correspondance et les demandes sont analysées et traitées dans les meilleurs délais ;
7. Utiliser le GSM pour préparer les demandes de voyages officiels des administrateurs de programme. Effectuer les réservations de compagnies aériennes et d’hôtels, préparer les dossiers de voyage et gérer d’autres questions connexes sur demande ;
8. Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les directives, y compris le soutien à l’administration et au bureau du représentant.

 

Profil requis  

Compétences de l’OMS

1. Communiquer de manière crédible et efficace
2. Favoriser l’intégration et le travail d’équipe
3. Produire des résultats
4. Avancer dans un environnement changeant
5. Gérer efficacement les ressources

Compétences et connaissances fonctionnelles (décrire les compétences et les connaissances spécifiques au poste) : 

Le titulaire fera preuve de maîtrise; actualiser ses connaissances dans l’utilisation de la bureautique moderne par des cours internes, sur le tas ou en autoformation. Il / elle se tient au courant des changements dans les procédures et pratiques, les règles et règlements, la structure organisationnelle, dans le bureau de pays, le groupe organique et l’OMS, pour pouvoir informer et expliquer les procédures aux autres membres du personnel.

Qualifications

Essentielle :   Diplôme d’études secondaires suivi d’une formation administrative

Souhaitable :  Formation en administration.

Vivre

Essentielle :  5 à 7 ans d’expérience dans une institution publique ou privée reconnue

Souhaitable : Une    expérience dans des postes de soutien administratif au sein de l’OMS ou d’une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience des systèmes basés sur Oracle ou d’un autre système de type ERP est un atout

Utilisation des compétences linguistiques :

Maîtrise de l’anglais, du chichewa ou de toute autre langue locale

Autres compétences (par exemple, informatique) :  Connaissances en informatique avec une bonne connaissance des logiciels d’accès.

Période d’affectation :  01 septembre 2022 – 28 février 2023