Le PNUD recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(e), Kinshasa, RDC
Contexte :
ONU Femmes travaille pour l’élimination de toute discrimination à l’encontre des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes, et l’égalité entre les sexes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de la paix et de la sécurité et de l’action humanitaire.
Plaçant les droits des femmes au centre de tous ses efforts, ONU Femmes en RDC dirige et coordonne les efforts du système des Nations Unies pour faire en sorte que les engagements en matière d’égalité entre les sexes et l’intégration de la dimension de genre se traduisent par des actions concrètes. ONU Femmes fournit un leadership solide et cohérent en apportant un appui aux priorités nationales et en établissant des partenariats efficaces avec la société civile et d’autres acteurs concernés.
Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo (RDC) a obtenu du « Peace Building Funds/PBF » pour financer le Projet de Renforcement du leadership féminin pour la paix au Kasaï. L’objectif de ce projet est de renforcer le rôle des femmes et des filles dans la consolidation de la paix et la cohésion sociale au Kasaï et Kasaï Central, en renforçant leur implication dans les mécanismes de consolidation de la paix existant au niveau communautaire et institutionnel dans les provinces ciblées.
Afin de mener à bien son action dans le cadre de ce projet, l’ONU Femmes recrute un (e) assistant (e) administratif (ve) et financier (e) qui sera basé (e) à Kinshasa sous la supervision directe du chargé des opérations.
Responsabilités :
Sous la supervision directe du chargé des opérations et en collaboration avec le (la) chargé (e ) de projet, l’Assistant(e) administratif (ve) et financier (e)est chargé (e) de :
Suivi financier et administratif du Projet
- Assister le chargé de projet dans l’élaboration des budgets/la rédaction de rapport aux bailleurs et la préparation du plan de travail ;
- Assurer le suivi budgétaire avec les prestataires en vérifiant que les rapports financiers des activités et les dépenses soient en conformité avec les accords ;
- S’assurer de l’exactitude des documents de support et recommander les actions à prendre avant d’envoyer les ordres de paiement partiels ;
- Assurer le suivi des différences procédures administratives liées à la mise en œuvre des projets (préparation, signature, suivi des contrats du personnel, inventaires des actifs du projet, transferts d’équipements en fin de programme, etc.) ;
- Maintenir à jour l’inventaire de tous les biens du projet ;
- Préparer et suivre les besoins en approvisionnement hors Atlas ;
- Préparer les requêtes de paiement, les révisions budgétaires du projet ;
- Soumettre et vérifier le budget et les données comptables (préparation de dossiers financiers, calcul des coûts et estimation des dépenses prévues ;
- Standardiser le système comptable du projet avec les procédures financières et comptables de ONU Femmes.
Appui logistique :
- Apporter au projet un appui de secrétariat ;
- Contribuer à la préparation des missions de l’équipe du projet ainsi que des partenaires ;
- Procéder à la mise à jour des dossiers administratifs du staff du projet ;
- Surveiller le statut contractuel du personnel en attirant l’attention du chef de mission ;
- Apporter un appui pour la mise en forme de rapports, documents de projet et autres documents ; la rédaction de compte-rendu de réunions ; la compilation de données quantitatives et qualitatives ; la rédaction de correspondance officielle au PBF et autres correspondances de routine ; la préparation de présentations et de kits d’information ; la recherche de matériel de référence ; etc. ;
- Appuyer l’organisation de réunions et rencontres ainsi que la programmation de missions externes, la planification de leurs agendas et l’élaboration des compte-rendu ;
- Faciliter la circulation de l’information au sein de l’équipe et du bureau ;
- Assurer le suivi du classement de tous les documents et correspondances liés aux projets programmes et activités de l’équipe ;
- Participer à toute autre tâche confiée par le superviseur.
Compétences :
L’assistant (e) administratif (ve) et financier (e) doit disposer des compétences fonctionnelles ci-après ;
- Aptitude à communiquer ;
- Avoir un sens élevé de planification et d’organisation ;
- Avoir une connaissance, compréhension et maîtrise des questions relatives à l’administration et à la gestion financière de projet dans Atlas ;
- Faires preuve d’engagement et d’efficacité dans l’exercice de ses fonctions ;
- Partager des expériences et leçons apprises avec les autres ;
- Respect des délais impartis ;
- Savoir assurer des bonnes relations humaines et interpersonnelles ;
- Savoir travailler sous pression ;
- Très bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint).
Valeurs fondamentales / Principes directeurs :
Intégrité : Démontrer une cohérence dans le maintien et la promotion des valeurs d’ONU Femmes dans les actions et les décisions, conformément au Code de conduite des Nations Unies.
Professionnalisme :
- Démontrer une compétence professionnelle et une connaissance approfondie des domaines de travail pertinents ;
- Démontrer une appréciation du caractère multiculturel de l’organisation et de la diversité de son personnel ;
- Démontrer une vision internationale, apprécier la différence de valeurs et apprendre de la diversité culturelle ;
- Démontrer et sauvegarder l’éthique et l’intégrité.
Sensibilisation organisationnelle : Démontrer une connaissance de l’organisation et faire montre d’un jugement solide.
Diversité culturelle et maintien des valeurs :
Ethique et valeurs :
Travail en équipe : Démontrer la capacité de travailler dans un environnement multiculturel et multi-ethnique et de maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes de différentes nationalités et issues de différentes cultures.
Innovation et développement : Veiller à son développement personnel et prendre des initiatives.
Autogestion et intelligence émotionnelle : Rester serein et positif même dans des moments difficiles, gérer les situations tendues avec diplomatie et tact, et avoir un comportement constant envers les autres.
Gestion des conflits : Aborder les conflits circonstanciels de manière proactive en reconnaissant les différences de points de vue et de sentiments en privilégiant une solution mutuellement acceptable.
Qualifications :
Formation : Être détenteur d’un diplôme d’études supérieures ou graduat en gestion financière et/ou administration, communication sociale ou autres domaines connexes.
Expérience :
- Avoir une expérience d’au moins 4 ans dans des fonctions similaires ;
- Connaissance des procédures IPSAS et Atlas ;
- Capacité prouvée de travail sous pression dans un contexte difficile et avec un minimum de supervision ;
- Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base des données ;
- Une bonne connaissance des procédures de l’ONU Femmes serait un atout.