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La GIZ recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(e) pour le projet BSB, Pala, Tchad

La GIZ recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(e) pour le projet BSB, Pala, Tchad

Publié : 

Categories : Avis de recrutement

Domaines : Administration - Ressources humaines - PlanificationBanque - Assurance - FinanceComptabilité - Gestion - Audit - Gestion de projetsEconomie - Statistique - Démographie... Afficher plus

Regions : Tchad

La GIZ recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(e) pour le projet BSB, Pala, Tchad

Intitulé du poste :

Statut :

Bande de rémunération :

Lieu de recrutement et de travail :

Date de prise de service :

Supérieur hiérarchique :

Assistant(e) administrative et financière

Personnel National de droit Tchadien

2A

Pala

Dès que possible

Chef d’Antenne BSB

La GIZ est une institution de la Coopération Allemande au Développement dont la mission essentielle est la mise en œuvre des projets et programmes dans les secteurs du développement économique et social.

Elle recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) pour le projet BSB.

 

DOMAINES DE RESPONSABILITE :

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

  • Gestion correcte du secrétariat ;
  • Bon flux de communication, notamment avec le bureau de l’antenne de Ndjamena et la direction à Yaoundé ;
  • Exécution quotidienne de tout le travail administratif de l’antenne et de l’ensemble du Bureau ;
  • Classement des documents administratifs conformément aux règles et procédures en vigueur de la GIZ.
  • Classement dossiers dans le DMS selon les procédures en vigueur à la GIZ.
  • Veille à la propreté et l’entretien des locaux ;
  • Programmation de la rotation des chauffeurs pour les missions.

Dans ce cadre, le (la) titulaire du poste a les attributions suivantes :

 

ATTRIBUTIONS :

GESTION DU SECRETARIAT ET PRESTATION DE SERVICES :

  • Accueille-les visiteurs avec courtoisie, les oriente  et effectue les travaux de traduction et d’interprétation si nécessaires ;
  • Organise et coordonne le planning du Chef d’antenne ;
  • Organise et rappelle au Chef d’Antenne ses rendez-vous du jour, et l’informe de tout changement ;
  • Établit et organise les supports d’information pour le Chef d’Antenne et pour les réunions ;
  • Assure la gestion des appels téléphoniques, les transfère ou les traite au besoin ;
  • Gère le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et organise le traitement en fonction des priorités ;
  • Prépare les réponses pour les différentes correspondances ;
  • Photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
  • Assure la rédaction des rapports /compte rendu pendant les réunions d’équipe ou lors des ateliers internes ou externes ;
  • Assure le secrétariat et les PV des réunions internes et avec partenaires ;
  • Assure la gestion du stock et veille à la disponibilité des fournitures de bureau ;
  • Assure la gestion des achats et l’organisation de la logistique quotidienne ;
  • Veille à l’entretien et la réparation des équipements du bureau de Pala et signale les dommages à l’expert administratif.

GESTION DE LA CAISSE   :

Le/la titulaire du poste :

  • Tient le livre de bord (Caisse) ;
  • Tient un suivi quotidien des avances : avances de service, avances fonctionnement, avances missions ;
  • Assure l’envoi quotidien des pièces comptables au comptable vérificateur ;
  • Classe rigoureusement les justificatifs de dépenses dans l’ordre d’enregistrement sur le livre de bord de la Caisse ;
  • Assure la disponibilité des fonds dans la caisse pour les activités planifiées ;
  • Saisi les justificatifs sur winpaccs cashbook selon les règlements en vigueur à la GIZ ;
  • Vérifie les pièces justificatives comptables avant paiement, selon la procédure d’engagement des dépenses en vigueur sur le projet ;
  • Effectue le paiement des fournisseurs et des budgets mission ;
  • Informe immédiatement le responsable lorsque la réserve d’espèces atteint un montant minimum.

GESTION DE L’ADMINISTRATION  

Le/la titulaire du poste :

  • Gère l’état des congés et récupérations du personnel du Projet ;
  • Appuie la mise en place d’un système de gestion des absences et des permissions et le suivi de la mise en œuvre ;
  • Assure l’organisation des réunions et des différents évènements internes en s’assurant de la disponibilité des locaux et du matériel nécessaire ;
  • Appuie la mise en place d’un système de rangement et de classement des dossiers pour l’antenne ;
  • Traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
  • Oriente et classe quotidiennement le courrier entrant et sortant ;
  • Assure le maintien de l’efficacité du bureau en effectuant la planification et l’exécution de l’acquisition du matériel de bureautique du Projet, de l’aménagement et des systèmes de bureau (Propreté des locaux, fonctionnement du bâtiment, maintien d’un environnement de travail sûr et sécurisé). 

GESTION DES PRESTATION DE SERVICE pour LE PERSONNEL GIZ ET LES EXPERTS EN MISSION :

Le/la titulaire du poste :

  • Constitue les dossiers de voyage de service du personnel du Projet (ordre de mission, demande de visa, achat billet d’avion, de train ou ticket de bus, demande de paiement de l’avance de perdiems, élaboration assurance voyage) ;
  • Gère-les arrivée/sortie du territoire ;
  • Information sur les mesures de sécurité ;
  • Appui les missionnaires qui arrivent sur le programme à trouver un logement sécurisé ;
  • Évalue les prix des chambres d’hôtel et entame des négociations pour obtenir de meilleurs tarifs ;
  • Prête un appui logistique (par ex. service de transport) aux experts en mission de courte durée pendant leur intervention ;
  • Tient à jour une liste de tous les consultant(e)s en mission de courte durée. 

Autres attributions :

  • Exécuter d’autres activités en relation avec sa fonction à la demande de son superviseur hiérarchique ;
  • Respecter en permanence les règles de confidentialité et de discrétion qu’implique sa fonction.

QUALIFICATION, COMPETENCES ET EXPERIENCES REQUISES :

Qualification : Avoir un diplôme d’études supérieures dans l’un des domaines suivants : organisation/administration de bureau, gestion administrative et financière, ou tout autre diplôme pertinent.

Expérience professionnelle :

  • Avoir de 6 mois à 2 ans d’expérience/stage à un poste similaire ;
  • Une expérience dans une organisation internationale serait un atout ;
  • Une expérience au sein de la GIZ serait un atout considérable.

Compétences et aptitudes exigées :

  • Bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, internet) ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles en français ; la connaissance de l’Allemand ou l’anglais seraient un atout.

Compétences et aptitudes requises :

  • Capacités à établir et à entretenir de bonnes relations de travail ;
  • Sens aigu de l’organisation et grande capacité à réaliser un travail autonome et de respecter les délais impartis ;
  • Capacité de diagnostic, de prise de recul, d’analyse, de synthèse et de rédaction ;
  • La connaissance de la zone de travail est un atout;
  • Ouvert aux critiques et à des remises en cause ;
  • La connaissance de Winpacss serait un atout.

Candidature :

Dossier de candidature :

  • Une lettre de motivation adressée à la Directrice de Portefeuille ;
  • Un CV actualisé avec au moins 3 références professionnelles joignables avec mails et téléphone ;
  • Une copie d’une pièce d’identité officielle valide.

LES DOSSIERS INCOMPLETS ET/OU SANS REFERENCES NE SERONT PAS CONSIDERES.

Les candidate(s) intéressé(e)s dont les profils répondent aux critères du poste sont prié(e)s de faire acte de candidature AU PLUS TARD LE DIMANCHE 22 MAI 2022 à l’adresse : hr-tschad@giz.de

L’email doit avoir pour objet : ASSISTANT(E) ADMIN/FIN BSB

NB : Les candidat(e)s sont recruté(e)s sur le lieu de travail.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionnées seront contactées.

Aucun accusé de réception ne sera envoyé.

Le formulaire de déclaration de consentement pour le traitement des données en annexe est à remplir et signer obligatoirement par chaque candidat(e) qui le joindra à son dossier.

Téléchargez la Déclaration de consentement GIZ ici PDF