International NGO Safety Organisation recherche un assistant aux opérations–logistique, Niamey, Niger
Poste : Assistant aux Opérations–Logistique
Responsable hiérarchique : Chargé aux Opérations
Mission Pays : Niger
Bureau d’affectation : Niamey
Clôture des candidatures : 17 août 2022
Début du contrat souhaité : Immédiat
Contexte de l’organisation :
Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui apporte aux travailleurs humanitaires un appui en matière de sécurité en établissant des plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes insécurisés. INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits à ses partenaires, notamment le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.
INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1 100 ONG dans 14 des pays les plus insécurisés au monde.
INSO est enregistrée aux Pays-Bas avec son siège global à La Haye, la ville internationale de la paix et de la justice.
La mission INSO Niger :
INSO Niger est pleinement opérationnel depuis septembre 2020 et compte actuellement 92 ONG nationales et internationales comme partenaires, ainsi que 7 organisations membres du mouvement de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge. INSO Niger couvre les régions de Diffa, Tillabéry et Tahoua, avec des bureaux dans les villes de Diffa et Tillabéry et un bureau secondaire dans la ville de Tahoua.
INSO Niger apporte son expertise aux ONG en matière d’analyse du contexte, de suivi de la sécurité et de formation à la gestion de la sécurité. INSO Niger est également un acteur central dans les organes de coordination et de plaidoyer liés à l’accès humanitaire.
Description du rôle :
L’Assistant aux Opérations-Logistique d’INSO est une personne dynamique, discrète, proactive. Il/Elle est conscient/e d’incarner, pour les membres de l’organisation et les visiteurs, l’image de l’organisation pour laquelle il travaille en toute circonstance.
Il/Elle est responsable de l’approvisionnement des biens et services demandés dans un triple objectif de quantité, qualité, et de délai attendu, et par la suite, fournir un support dans la réalisation d’un suivi régulier des stocks et des équipements en lien avec le Facilities Assistant, de plus, Il/Elle est responsable de la flotte. Conscient de la tâche essentielle qu’il lui incombe, il œuvre dans sa fonction avec efficacité, rigueur et autonomie. En qualité d’Assistant aux Opérations – Logistique,
Il est parfaitement francophone, il sait écrire, et maîtrise également les langues nationales d’usage.
Principales Responsabilités :
Responsable de l’approvisionnement des biens et services :
- S’assure que les Demandes d’achat disposent des autorisations appropriées en fonction des limites d’autorisation, et que la description des articles est suffisante pour avancer dans le processus d’achat ;
- Respecte les processus d’achat en fonction des procédures adéquates ;
- Obtiens des pro-formats et des cotations conformes aux attentes auprès de fournisseurs compétents ;
- Démontre ses talents de négociateur avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc.… ;
- Participe aux comités de sélection en cas de besoin ;
- Appui les bureaux régionaux dans leurs acquisitions de biens et services en capitale ou sur en province ;
- Garanti le suivi de toutes les commandes à l’aide d’un suivi des achats et assure, le cas échéant, une bonne communication de leur suivi auprès des équipes terrain (temps de livraison, problèmes rencontrés…) de façon régulière ;
- Soumet sur une base hebdomadaire le suivi des achats au Responsable des Opération ;
- S’assure de la bonne réception des biens et services conformément aux bons de commandes et contrats de services établis ;
- Appuie l’Assistant aux Operations – Facilities dans les expéditions (biens, équipements, archives, courrier, …) de, et vers, sa base d’opération en lien avec UNHAS ou tout transporteur adéquat ;
- Assiste les équipes programmes dans la préparation des réunions et formations (installations/désinstallation de la salle, commande et réception des repas, …) ;
- Assiste les équipes administration dans l’organisation des missions ou voyages nationaux et internationaux, de, et vers, sa base d’opération (vol, hébergement, visa, …) ;
- Tient à jour une base de données des fournisseurs pour son bureau, et les bureaux dépendants.
Responsable de la flotte, des équipements motorisés et de la gestion des chauffeurs :
- Planifie et suit les mouvements quotidiens des véhicules de sa base en fonction des déplacements du personnel ;
- Planifie et suit, en lien avec les chauffeurs, les opérations de maintenance et les réparations des véhicules sous sa responsabilité ;
- S’assure de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;
- S’assure de la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi des véhicules et des décharges passagers ;
- Suit la consolidation des consommations de carburant par rapport aux relevés kilométriques des véhicules ;
- Prévient les détournements de carburant ;
- Effectue le suivi des documents administratifs (notamment vignette et assurance) pour les véhicules ;
- Veille à maintenir un stockage sécurisé pour le carburant des véhicules, et à son utilisation efficace et efficiente et en cas d’urgence ;
- Contrôle sur une base hebdomadaire que les fiches de suivi de carburant soient remplies correctement et soumettre à la fin de chaque mois l’analyse de consommation de carburant du bureau au Responsable des Opérations pour examen ;
- Assure l’approvisionnement en carburant des générateurs du bureau et des guets ;
- Vérifie que le personnel support assure, de manière générale, les tâches qui ont été définies dans leur description de poste ;
- Informe son responsable hiérarchique des difficultés avec le personnel support, ou du manque de performance ;
- Assiste dans l’organisation et le suivi des plannings de rotations (chauffeurs) ;
- Participe au processus de recrutement des chauffeurs et gardiens ;
- Assiste dans l’intégration des nouveaux personnels supports (chauffeurs), et dans la tenue de formations logistique.
Responsable des équipements :
- Assigne un numéro de référencement à chaque nouvel équipement ;
- Maintient à jour la liste des équipements sous sa responsabilité (entrée, sortie, transfert de lieu ; transfert de responsabilité, …) ;
- Assiste lors de l’inventaire physique des équipements ;
- Prépare les fiches d’allocation des actifs et effectue les mouvements de transmission et/ou de retour au personnel INSO ;
- Signale tout problème, défaut, casse d’actif dans des délais immédiat, et remplie/vérifie le rapport d’incident ;
- Participe à l’inventaire annuel.
Responsable de la documentation et des informations « Logistique » :
- Soumet l’intégralité des pièces justificatives conforme aux procédures au chargé des finances/FOA, afin de lui permettre d’effectuer les paiements dans les meilleurs délais ;
- Justifie les avances d’espèces obtenues auprès de l’assistante finance et du chargé des finances, immédiatement après avoir effectué ses achats, ou au plus tard à la fin de la semaine ;
- Solde l’intégralité des avances d’espèces obtenues avant la fin de la clôture comptable mensuelle ;
- Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, des documents de passation de marché ;
- Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, des documents relatifs aux équipements (fiches d’allocation, garanties, documents d’élimination ou de vente, …) ;
Cette liste est indicative et n’est pas exhaustive. L’employé pourra être amené à exécuter d’autres taches en lien avec son poste et qui lui seront demandées par sa hiérarchie.
Qualifications et Compétences Requises :
- Excellente maîtrise du français, à l’écrit et à l’oral, exigée ; langues nationales du Niger ;
- Maîtrise de l’anglais, à l’écrit et à l’oral, appréciée ;
- Maîtrise des outils informatique Word, Excel et Outlook exigée ;
- Diplôme, au minimum, de niveau Licence exigé ;
- Diplôme dans le domaine de la Gestion d’Entreprise/Organisation (Administration, Ressources Humaines, Logistique, ou Finance) exigé ;
- Diplôme dans le domaine de la Logistique apprécié ;
- Minimum deux – trois (02-03) ans d’expériences auprès d’ONG, d’entreprise ou d’organisations internationales en tant qu’Assistant Logistique exigée ;
- Expérience/Diplôme technique (électricien, plombier, …) apprécié ;
- Expérience en management d’équipe appréciée ;
- Acceptation et bonne compréhension des principes humanitaires ;
Compétences Personnelles Clés :
- Une bonne écoute ;
- Une grande réactivité, efficacité ;
- Un forte capacité d’analyse ;
- Communication : aptitudes de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral ; capacité de présenter l’information de manière concise et précise, ainsi que de donner des avis techniques aux équipes ;
- Une très grande autonomie et capacité à travailler dans des situations de grande pression. ;
- Un esprit ouvert et d’équipe et confiance en soi ;
- Prise d’initiatives et recommandation de suggestions
- Travail d’équipe : Excellentes qualités interpersonnelles ; capacités avérées et efficaces à collaborer avec les projets ; habilité/e à échanger, établir et maintenir des relations de travail efficaces avec des personnes dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et dans le respect de la diversité.
Planification et organisation Capacité avérée à planifier et organiser le travail en fonction du temps imparti et sur la base des résultats attendus. Avoir l’esprit de veille.
Termes et Conditions :
Contrat à durée déterminée de 12 mois ;
Date de prise de poste souhaitée/prévue : Immédiat.
Politique de sauvegarde d’INSO :
INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.
À ce titre, les pratiques de recrutement sûres suivantes seront appliquées :
- Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
- INSO interrogera les candidats sur des écarts importants dans l’emploi ou des changements fréquents d’emploi et d’adresse ;
- Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles pertinentes ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
- Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
- Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures de INSO (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
- Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.
Comment envoyer votre candidature :
Les candidats intéressés doivent envoyer les pièces suivantes à l’adresse jobs@ner.ngosafety.org avec la référence « Assistant aux Opérations–Logistique » en objet du mail :
- Une lettre de motivation précisant de quelle manière vous remplissez les conditions préalables et les caractéristiques souhaitées, votre motivation à postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (2 pages maximum) ;
- CV à jour (3 pages maximum).
Merci de ne pas envoyer d’informations additionnelles (comme des copies de certificats, de diplômes ou autre écrit, …) et merci de conserver un poids maximum de 2MB pour votre candidature.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Toutes les candidatures incomplètes seront automatiquement écartées.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).
Les candidatures sont traitées suivant l’ordre d’arrivée. INSO se réserve le droit de fermer l’offre avant le terme initialement indiqué si une candidature est retenue.