Avis de recrutement d’un(e) assistant(e) executif(ve), Abidjan, Côte d’Ivoire

Avis de recrutement d’un(e) assistant(e) executif(ve), Abidjan, Côte d’Ivoire

Full vacancy title : Assistant(e) executif (ve)

Location : Abidjan, Côte d’Ivoire

Position Grade:  GS7

Position Number : 50000228

Closing Date : 29-sep-2022

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux).  Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

 

BUREAUX DES ADMINISTRATEURS :

Le Conseil d’administration assure la supervision et l’orientation stratégique du Groupe de la Banque. Il est composé de 20 Administrateurs représentant les pays membres de la Banque africaine de développement. Plus précisément, le Conseil est chargé de la conduite des opérations générales de la Banque et s’acquitte des fonctions suivantes : (1) déterminer la structure générale des services de la Banque; (2) approuver la politique de financement et prendre des décisions concernant les prêts, garanties, prises de participation et les fonds de prêts de la Banque; (3) déterminer les taux d’intérêt des prêts et les commissions de garantie; (4) approuver le programme des opérations et le budget administratif de la Banque; (5) préparer les travaux du Conseil des gouverneurs; et (6) soumettre les comptes et les rapports annuels à l’approbation du Conseil des gouverneurs.

 

LE POSTE :

L’Assistant(e) exécutif (ve) se concentrera sur les éléments suivants :

1. Fournir des services administratifs et généraux à l’Administrateur, à l’Administrateur suppléant, au Conseiller supérieur et au Conseiller ;
2. Assurer la liaison entre le Bureau de l’Administrateur et les complexes de la Banque en matière de collecte et de diffusion d’informations et de prise de rendez‑vous ;
3. Aider à recueillir et à diffuser sous format papier ou en ligne les informations nécessaires concernant les débats au sein du Conseil d’administration, selon les directives ;
4. Mettre en œuvre le programme de travail du Bureau ainsi que toute requête émanant des pays membres de la Circonscription, au besoin ;
5. Coordonner et organiser toutes les manifestations internes et externes ainsi que les missions du Bureau de la Circonscription.

 

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision de l’Administrateur, l’Assistant(e) exécutif (ve) va :

1. Agir tel un premier point de contact et fournir des services d’appui aux parties prenantes internes et externes ;
2. S’acquitter des tâches et fonctions administratives pour le bureau de l’administrateur telles que : imprimer et numériser des documents, filtrer la correspondance et rédiger des lettres, répondre aux courriels, classer, trier et récupérer les documents, les dossiers et les rapports institutionnels en vue de leur transmission aux personnes concernées ;
3. Gérer toutes les communications officielles en assurant un sens élevé de professionnalisme et de l’étiquette ;
4. Assurer la liaison avec les autres départements de la Banque tels que les Services Généraux Corporatifs, le Secrétariat Général, Finances et Trésorerie pour toutes les dispositions et demandes liées aux remboursement des frais de mission, des frais médicaux, des frais de représentation, des indemnités pour frais d’études, des invitations et cartes de visite, et de toute autre dépense de l’Administrateur ;
5. Effectuer les démarches relatives à l’arrivée et au départ de l’Administrateur, de l’Administrateur suppléant (non résident), des Conseillers ;
6. Assister et coordonner l’appui aux invités au sein du bureau de l’Administrateur, selon les besoins, de temps à autre, en veillant à ce que le protocole nécessaire soit respecté conformément aux normes en vigueur au sein de la Banque ;
7. Coordonner et organiser les réunions et les rendez-vous à la Banque et à l’extérieur de la Banque dans le cadre des activités/du programme de travail du Bureau tel que requis par l’Administrateur ;
8. Organiser les dossiers de l’Administrateur pour les réunions du Conseil, les réunions des Comités et les séminaires et mettre à la disposition des membres du Bureau tous les documents soumis par le Secrétariat General aux conseils d’administration, aux comités, et dans le cadre de séminaires, réunions informelles, réunions techniques ou autres ;
9. Effectuer des recherches préliminaires et faire ressortir les informations importantes devant être consignées ou présentées à l’Administrateur ;
10. Établir des relations de travail avec les points focaux de chaque pays de la Circonscription afin que le Bureau de l’Administrateur serve de point de rencontre pour tous les responsables de la Circonscription ;
11. Suivre l’exécution du budget du Bureau de la Circonscription : effectuer le suivi et soumettre les demandes de transferts budgétaires, produire un rapport mensuel reflétant la situation réelle et en informer l’Administrateur ;
12. Aider à la préparation et à la distribution des rapports mensuels, trimestriels et annuels destinés aux Gouverneurs des circonscriptions ;
13. Préparer les aspects logistiques et la documentation et /ou voyager avec l’Administrateur pour coordonner les réunions annuelles/missions de consultation des membres du Conseil dans les pays membres de la circonscription ; coordonner les réunions, les conférences de presse/cocktails, les signatures d’accord de prêts/subventions, les déjeuners de travail; et préparer les plans de table lors des dîners officiels ;
14. Aider le personnel et les officiels des capitales avec la traduction en français et / ou en anglais afin de faciliter leur communication le cas échéant ;
15. Aider à la préparation et à l’envoi des rapports mensuels, trimestriels et annuels destinés aux Gouverneurs des circonscriptions ;
16. Accomplir toute autre tâche requise par l’Administrateur.

 

COMPÉTENCES (qualifications, expérience et connaissances) :

1. Etre titulaire d’au moins une Licence en Management des Affaires, Commerce, Administration ou discipline similaire ;
2. Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience pratique et pertinente, dans un bureau exécutif au sein d’une fonction support ;
3. Une expérience dans le secteur privé est un avantage supplémentaire ;
4. De solides compétences en secrétariat, coordination et gestion de bureau ;
5. Un sens élevé de la confidentialité, de la discrétion, du jugement et de l’étiquette ;
6. Une communication efficace, d’excellentes aptitudes en résolution de problèmes, orientation client, relations et travail en équipe et une sensibilité culturelle ;
7. Une parfaite maîtrise des usages protocolaires ;
8. L’innovation, l’efficacité opérationnelle et des aptitudes en matière de planification dans un environnement international et multiculturel dynamique ;
9. L’habilité de travailler sous pression et de Traiter rapidement et efficacement, les demandes internes et externes ;
10. Être capable de gérer des demandes multiples, simultanées et changeantes ;
11. Excellentes aptitudes en matière d’organisation couplées à l’aptitude à effectuer de nombreuses tâches, et à travailler au sein d’une équipe hétérogène ;
12. Une attention aux détails et la capacité à travailler dans des délais très courts ;
13. Excellentes compétences écrite et orale en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l’autre langue ;
14. Etre capable d’utiliser les applications standard de la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Access et PowerPoint).

LE PRÉSENT POSTE N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA CONSIDÉRÉ COMME MEMBRE DU PERSONNEL LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Should you encounter technical difficulties in submitting your application, please send an email with a precise description of the issue and/or a screenshot showing the problem to : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG

 

Apply for this position :

1- Regular Staff : If you are currently working at the African Development Bank as a regular staff, click on the button below to apply for this position.

 

Apply for this position(le lien est externe)

 

2- External Candidate : If you are not currently working at the African Development Bank, or if you are a Short Term Staff (STS), a Technical Assistant or a Consultant at the Bank, click on the button below to apply for the position.

 

Apply for this position(le lien est externe)

 

To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.

Applicants who fully meet the Bank’s requirements and are considered for further assessment will be contacted. Applicants should submit a concise Curriculum Vitae (CV) and any additional documents that may be stated as required. The President of the African Development Bank reserves the right to appoint a candidate at a lower level.  The African Development Bank is an equal opportunities employer. Female candidates are strongly encouraged to apply. http://www.afdb.org

The African Development Bank Group (AfDB) does not ask for payments of any kind from applicants throughout the recruitment process (job application, CV review, interview meeting, and final processing of applications). In addition, the Bank does not request information on applicants’ bank accounts. The African Development Bank Group declines all responsibility for the fraudulent publications of job offers in its name or, in general, for the fraudulent use of its name in any way whatsoever .

“Please note that the Bank does not accept dual nationality. Therefore, you are required to declare the nationality you would like to be considered by the Bank throughout your career, if hired. Please upload supporting Government issued IDs such as passport, National Identity Card or Certificate etc.”.