Avis de recrutement d’un(e) assistant(e) administratif(ve) et finance, Haïti
Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.
Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées.
Titre du Poste : Assistant(e) Administratif(ve) &Finance
Type de Contrat : Contrat de service
Lieu d’affection : Jérémie
Niveau du Poste : SC5
Durée : 6 mois
Nombre de position : 1
Unité : Administration &Finances
A PROPOS DU PAM :
Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.
Rôle et responsabilités :
- Extraire et saisir les informations de sources variées au niveau des systèmes comptables et financiers ;
- Répondre aux questions liées à la comptabilité, au budget ou autres questions relatives aux finances se référant aux employés de l’unité et /ou du bureau ;
- Préparer la réconciliation/renflouement de la petite caisse et effectuer l’analyse des comptes du grand livre général ;
- Prendre les actions dans les domaines suivants: informations financières générales, Voyage et paiements ;
- Vérifiez les demandes de paiement faites par les fournisseurs au regard de directives et règles financières du PAM ; faire la vérifications des documents pour s’assurer que les achats/services sont dûment autorisés, et que les marchandises ont été reçues ou les services rendus ; et s’assurer à temps de l’enregistrement et du suivi des factures du fournisseur dans les système d’information du Programme ;
- Préparer les bons de réception et de journal nécessaires ;
- Préparer les correspondances de routine liées à l’unité de travail et autres documents comme les correspondances, les rapports etc ;
- Aider à la préparation de rapports financiers et autres rapports selon les besoins ;
- Contrôler et de conserver des registres de présence, rapports de congés, l’indemnité journalière de subsistance et des formulaires et rapports ;
- Contrôler et maintenir à jour les dossiers du personnel ; s’assurer que toute la documentation est complète ;
- Maintenir à jour les renseignements personnels confidentiels et s’assurer du classement de ces documents ;
- Rechercher, extraire, compiler, assembler et archiver une série de données statistiques à partir de fichiers informatiques, dossiers, rapports ou d’autres sources à usage externe ;
- Organiser des séances d’information, de réunions, prendre des notes lors des réunions et rédiger les minutes ;
- Faire des arrangements pour les Voyages conformement aux règlements et procédures administratives ;
- Superviser les conducteurs et les véhicules légers pour les activités du sous-bureau ;
- Mettre en place un systeme de classement des dossiers ;
- Effectuer des tâches administratives relatives au suivi et à l’enregistrement des immobilisations et des dépenses en carburant et en pièces détachées destinées aux véhicules et aux groupes électrogènes, afin de s’assurer que les bases de données sont actualisées correctement dans le système GlobManagement System (GEMS) ;
- Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.
Facteurs clés de réussite :
Sens élevé de responsabilité, Courtoisie. Capacité de travailler avec des personnes de différentes nationalités et de cultures.
Qualifications Requises :
Education : Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.
Expérience : Deux ans d’expériences professionnelles dans le domaine.
Langue : Maîtrise parfaite du français, connaissance de l’anglais.
NB : Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.
Les candidats doivent être de nationalité Haitienne.
Date limite de soumission de candidature : 13 Aout 2021