Avis de recrutement d’un assistant d’équipe, Abidjan, Côte d’Ivoire
Full vacancy title : Personnel temporaire – Assistant d’équipe
Location : Abidjan, Côte d’Ivoire
Position Grade: GS7
Position Number : 50091264
Closing Date : 06-oct-2022
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement qui œuvre pour la croissance économique et le progrès social en Afrique. Elle compte 81 États membres, dont 54 en Afrique (pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque africaine de développement vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Afin de se concentrer au mieux sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013-2022) et de réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini pour ses interventions en Afrique, cinq grands domaines (Top 5) à intensifier pour accélérer l’obtention de résultats à savoir: l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE RECRUTEUR :
La Vice-Présidence des Finances (FIVP) supervise la gestion financière du Groupe de la Banque. Cette responsabilité englobe les activités de trésorerie du Groupe de la Banque, notamment les emprunts sur les marches des capitaux et les activités d’investissement ; les fonctions de contrôle, y compris la présentation d’informations financières et l’administration des prêts ; la mobilisation de ressources stratégiques et le renforcement des ressources et instruments financiers non statutaires ; et la gestion globale de l’actif/du passif du Groupe de la Banque.
LE DÉPARTEMENT / LA DIVISION RECRUTEUR(SE):
L’objectif global du département de la Gestion Financière (FIFM) est de préserver et d’améliorer la capacite du Groupe de la Banque a supporter les risques tout en s’attelant a optimiser l’efficacité au profit des clients, des actionnaires et du personnel.
La Division du Risque de Trésorerie (FIFM.2) assure la gestion du risque de trésorerie et la supervision des activités de trésorerie qui permettent a la Banque de prendre des décisions éclairées en matière d’investissement et d’emprunt avec les mécanismes de couvertures appropries et raisonnables. Les objectifs de la Division sont les suivants :
- Identifier, mesurer, suivre et atténuer les risques de marches et de crédit dans les opérations de trésorerie de la Banque ;
- Veiller à l’élaboration en temps opportun de rapports sur les activités du Département de la Trésorerie ;
- Mettre en place un cadre de contrôle efficace pour garantir la conformité aux politiques et aux directives sur la gestion actif-passif (GAP) de la Banque et aux normes internationales d’information financière (IFRS) ;
- Mettre a la disposition du Département de la Trésorerie des systèmes d’information et des outils d’appui pour les analyses afin d’améliorer le processus de prise de décision.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision du Chef de Division, l’Assistant d’Equipe assumera les responsabilités suivantes :
- Administration du bureau : Organiser et planifier les réunions, s’assurer de la préparation adéquate du responsable pour les reunions. Veiller à la bonne organisation des voyages du personnel du département, notamment en ce qui concerne la gestion des visas et de l’hébergement. Initier et préparer divers documents et formulaires administratifs tels que la liste de personnel, les déplacements et les absences du personnel (congés annuels, absences justifiées, congés maternités…). Mettre en place des contrats pour l’embauche de consultants dans DACON et SAP ;
- Gestion du flux de travail : Concevoir et maintenir des systèmes de bureau efficaces. Assurer un suivi efficient des documents et des paiements dans BTS ;
- Gestion des ressources : Gérer les contrats et assurer le suivi des problèmes en suspens avec les fournisseurs de systèmes ; assurer le suivi et le traitement des factures dans SAP. Assister la direction dans les questions relatives au budget administratif ; Assurer une surveillance des dépenses et notifier les problèmes potentiels à l’attention du gestionnaire ; Apporter un soutien au point focal Budget dans la préparation et la gestion du budget annuel de la Division ;
- Travail analytique : Produire des documents, et tenir à jour le tableau de bord budgétaire du département ; Préparer les documents officiels, mettre en forme/finaliser les lettres et les mémos ; Assister à la rédaction de contrats de consultants et tout autre contrats relatifs au processus d’approvisionnement ou de passation de marché ;
- Résolution des problèmes : Répondre aux demandes de renseignements des contreparties ainsi que des fournisseurs de systèmes d’information ; Coordonner avec les autres membres de la direction et les
CRITÈRES DE SÉLECTION (Compétences, savoir et expérience) :
- Être titulaire d’au moins une licence en gestion d’entreprise, en administration ou dans un domaine connexe, complétée de préférence par des cours en secrétariat, administration/bureautique ou dans un domaine connexe ;
- Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente et pratique ; Une préférence sera donnée aux candidats ayant acquis une expérience dans des organisations internationales ;
- Apporter une preuve de la nationalité ou celle du statut de résident permanent avec permis de travail dans le pays d’emploi proposé ;
- Avoir une expérience de coordination d’un agenda chargé et complexe et de l’organisation de voyages internationaux notamment pour les responsables de division, le personnel ainsi que le traitement des indemnités journalières et le paiement des factures et réclamations ;
- Avoir une bonne maîtrise de la planification et du suivi des activités budgétaires ;
- Avoir une bonne expérience dans le suivi des activités de passation de marché ;
- Être orienté client et détenir de solides compétences relations interpersonnelles : Savoir interagir de manière professionnelle avec les intervenants internes et externes et répondre rapidement aux demandes avec précision et courtoisie ;
- Faire preuve d’excellentes compétences organisationnelles et de planification, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, souci du détail et capacité à travailler avec une main-d’œuvre et des parties prenantes diversifiées ;
- Faire montre d’une approche dynamique et proactive forte : le candidat doit démontrer sa capacité à utiliser les ressources disponibles pour résoudre les problèmes en prenant les mesures nécessaires et utilise ses compétences analytiques et une large compréhension de l’entreprise pour interpréter efficacement les besoins ;
- Faire preuve d’aptitudes en matière de communication : le candidat doit parler avec confiance en utilisant un langage clair et concis qui est facilement compris et utilise des compétences orales et écrites professionnelles de haute qualité pour projeter une image positive du bureau ;
- Avoir le sens de l’initiative, de la confidentialité, de l’enthousiasme et l’esprit d’équipe ;
- Détenir de bonnes aptitudes écrites et orales en français et/ou en anglais avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
- Savoir utiliser les logiciels standards de la Banque (Word, Excel, Powerpoint et Access). La connaissance de SAP est un atout supplémentaire.
CE POSTE NE BÉNÉFICIE PAS DU STATUT INTERNATIONAL ET N’OUVRE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.
Should you encounter technical difficulties in submitting your application, please send an email with a precise description of the issue and/or a screenshot showing the problem to : HR Direct HRDirect@AFDB.ORG
Apply for this position :
1- Regular Staff : If you are currently working at the African Development Bank as a regular staff, click on the button below to apply for this position.
Apply for this position(le lien est externe)
2- External Candidate : If you are not currently working at the African Development Bank, or if you are a Short Term Staff (STS), a Technical Assistant or a Consultant at the Bank, click on the button below to apply for the position.
Apply for this position(le lien est externe)
To apply for this position, you need to be national of one of AfDB member countries.
Applicants who fully meet the Bank’s requirements and are considered for further assessment will be contacted. Applicants should submit a concise Curriculum Vitae (CV) and any additional documents that may be stated as required. The President of the African Development Bank reserves the right to appoint a candidate at a lower level. The African Development Bank is an equal opportunities employer. Female candidates are strongly encouraged to apply. http://www.afdb.org
The African Development Bank Group (AfDB) does not ask for payments of any kind from applicants throughout the recruitment process (job application, CV review, interview meeting, and final processing of applications). In addition, the Bank does not request information on applicants’ bank accounts. The African Development Bank Group declines all responsibility for the fraudulent publications of job offers in its name or, in general, for the fraudulent use of its name in any way whatsoever .
“Please note that the Bank does not accept dual nationality. Therefore, you are required to declare the nationality you would like to be considered by the Bank throughout your career, if hired. Please upload supporting Government issued IDs such as passport, National Identity Card or Certificate etc.”.