Présentation d’ACTED

Depuis 1993, l’ONG ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en oeuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable. Nous oeuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. Chaque année, nous mettons en oeuvre plus de 450 projets auprès de 11 millions de bénéficiaires dans 35 pays, grâce à une équipe de 4300 employés nationaux et 300 employés internationaux.

Description du pays

Profil Pays

Nombre de projets : 20
Nombre de zones : 3
Nombre de salariés nationaux : 290
Budget annuel (EUR) : 9,66M
Nombre de salariés internationaux : 20

Contexte du poste et principaux défis

ACTED a entamé son intervention en République centrafricaine en décembre 2007. L’Agence est en 2015 un des acteurs principaux de la réponse à la crise que connait le pays depuis 2013, avec une approche intégrée, multisectorielle, pensée sur le long terme, et liant les programmes d’urgence, de réhabilitation et de développement.
En 2015, ACTED en RCA est active dans trois régions : le Nord-Ouest, le Sud-Est et Bangui ; l’organisation a des bureaux de terrain à Bozoum, Bocaranga, Bossangoa, Bambari, Bangassou, Zémio et Bangui. La coordination nationale est à Bangui.

Description du poste

Rôle et principales responsabilités

• Représentation

1. Protéger et promouvoir la vision, mission et les intérêts des partenaires de consortiums vis-à-vis des parties prenantes externes ;
2. Représenter le consortium auprès des bailleurs et des autorités gouvernementales et de là communiquer avec eux ;
3. Lorsque c’est pertinent, développer le portfolio de bailleurs du consortium en recherchant les opportunités de financement
4. Assister aux réunions du gouvernement, ONU, ONG et des bailleurs et présenter les activités en cours du consortium ;
5. Assurer la visibilité du consortium parmi les humanitaires, bailleurs et acteurs gouvernementaux tout au long du projet ;
6. Gérer efficacement la coordination avec les autres acteurs (ONU, ONGs) intervenant dans un secteur similaire ;
7. S’assurer du continuum avec les activités du PR, notamment les présentations formelles, les engagements media sur la couverture des réussites, la mise à jour sur des projets spécifiques et des « fact sheet » régionales, et que les publications sont alimentées pour accroître la visibilité du consortium dans les medias.
8. Superviser les activités de communication du consortium incluant les visites médias, reportages photos, vidéos, etc…
9. Piloter l’élaboration et la diffusion des prises de position, déclarations, rapports sur les engagements du consortium et le plaidoyer humanitaire.

• Coordination interne

1. Gérer efficacement les partenariats entre les différents membres du consortium pour garantir une collaboration fluide ;
2. Garantir une communication régulière et ouverte/transparente entre les partenaires de consortium ;
3. Communiquer régulièrement avec les Directeurs Pays du consortium sur les activités des projets ;
4. Convoquer et présider des réunions régulières (ex. mensuellement, trimestriellement) du comité de pilotage du consortium pour discuter du programme et des problèmes financiers, diffuser les minutes et suivre les points actés ;
5. Effectuer des rappels hebdomadaires des points clefs du consortium ;
6. Soutenir le développement et la pérennité d’une stratégie de consortium cohérente pour tous les partenaires ;
7. Promouvoir une harmonisation des approches et méthodologies au sein des partenaires du consortium en développant et en évaluant l’utilisation des outils communs, ainsi qu’en créant des opportunités pour le partage d’expérience et l’apprentissage ;
8. Coordonner le développement de tous les outils techniques liés au projet du consortium (ToRs pour les consultants et évaluateurs, rapports ad hoc, rapports de capitalisation…) ;

• Gestion du cycle du projet

• Planification des projets

1. Définir les méthodologies et modalités de mise en oeuvre des projets (incluant, mais sans se limiter aux spécifications techniques, identification et enregistrement des bénéficiaires, distribution et sensibilisation) ;
2. Organiser les réunions de lancement et de clôture de projet ;
3. Avec les Responsables Projet des partenaires du consortium, planifier les différentes étapes de mise en oeuvre du projet et donner des directives en priorisant et en organisant les activités et les ressources pour atteindre les objectifs du projet.

• Suivi de mise en oeuvre des projets

1. Superviser et évaluer le travail du consortium et des partenaires locaux de mise en oeuvre, en s’assurant que la qualité technique et les standards sont respectés durant la mise en oeuvre du projet ;
2. Soutenir les Responsables Projet de chaque partenaire pour mettre en oeuvre tous les aspects du projet ;
3. Effectuer un suivi régulier des plans de travail, identifier et rapporter tous retards de manière efficace et dans les temps ;
4. Superviser le degré d’avancement, les taux de liquidité et s’assurer de l’achèvement du projet en temps impartis.

• Contrôle qualité des projets

1. Effectuer des visites régulières de terrain pour valider les rapports sur les avancées, identifier les problèmes et difficultés à faire remonter lors des réunions de gestion d’équipe du consortium, faire des recommandations pour leur résolution ;
2. S’assurer que l’avancée des projets est effectivement contrôlée par une collecte régulière de données, par l’analyse des indicateurs et des activités et renseignée par des sources fiables et vérifiées ;
3. Conseiller les Responsables Projet du consortium pour adapter la mise en oeuvre des projets aux résultats des contrôles et des évaluations ;
4. Conseiller et participer aux revues des projets, conduites par les audits internes et externes et par l’équipe d’évaluation ;
5. Coordonner et mettre en place un système de capitalisation des programmes en collaboration avec chaque personne de référence pour chaque partenaire de consortium.

• Grant Management

1. S’assurer que les obligations contractuelles sont respectées en termes de livrables de projets ;
2. S’assurer que les activités sont mises en oeuvre en accord avec la validation du bailleur et l’assentiment des partenaires.
3. Garantir que les procédures et règles des bailleurs sont comprises et respectées par toutes les parties, en partageant les informations et en organisant si nécessaire des formations sur les systèmes proposés et les procédures pour la gestion du consortium ;
4. Elaborer un calendrier de reporting approuvé par tous les membres du consortium ;
5. S’assurer que le reporting externe de tous les membres du consortium est en ligne avec les exigences du bailleur et d’ACTED et que les délais validés sont respectés par tous.
6. Rassembler et consolider les rapports narratifs des membres du consortium pour le reporting des bailleurs ;
7. Préparer les documents pour toute modification de projet, en incluant les révisions, amendements ou extensions de budget. S’assurer que ces changements sont faits en collaboration étroite avec les partenaires du consortium ;
8. Avec le Responsable Finance Pays, gérer et négocier toute modification du budget en accord avec le bailleur et les standards du siège d’ACTED.

Qualifications

• Au moins deux ans d’expérience terrain en gestion de programme et coordination, de préférence sur un projet d’urgence et/ou dans un contexte de crise
• Excellente expression orale et écrite (rédaction et relecture de rapports dans des délais courts)
• Expérience en logistique appréciée Expérience en gestion d’équipe
• Capacité à travailler sous pression, dans des délais courts
• Capacité à s’adapter à un contexte sécuritaire fluctuant (expérience dans une zone de crise très appréciée)
• Capacité à travailler de manière indépendante
• Forte capacité à travailler dans un contexte interculturel

Conditions

• Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED
• Allocation de frais de vie de 300 USD
• Logement et nourriture pris en charge par ACTED : Logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
• Billets d’avion pris en charge par ACTED
• Sécurité sociale, mutuelle et rapatriement pris en charge par ACTED