Recrutement d’un prestataire pour l’intégration et de fourniture d’un progiciel de gestion intégré (PGI) et d’une solution de gestion de la relation client (GRC) en deux missions

Le présent appel public à manifestation d’intérêt International fait suite à l’Avis Général de Passation des Marchés paru dans « Le SOLEIL » du 11 janvier 2019 et publié dans le portail des marchés publics ainsi que sur le site du Port au www.portdakar.sn.

Le Port Autonome de Dakar a obtenu dans le cadre de son budget d’investissement de 2019 des fonds suffisants, afin de financer des prestations de services et a l’intention d’utiliser une partie de ces crédits pour effectuer des paiements au titre du marché N° C_DSI_096 relatif à des prestations d’intégration et de fourniture d’un progiciel de gestion intégré (PGI) et d’une solution de gestion de la relation client (GRC) en deux missions distinctes :

• Mission 1 : Ingénierie d’intégration d’un progiciel de gestion intégré (PGI) généraliste, qui s’appuie sur un référentiel unique et des processus fortement automatisés ;
• Mission 2 : Ingénierie d’intégration d’une solution de gestion des fonctions de la relation client (GRC).

Le Port Autonome de Dakar (PAD) souhaite engager des actions de modernisation pour améliorer la performance et l’efficience opérationnelle des fonctions supports. Aussi, le PAD souhaite placer la satisfaction client au cœur de son modèle. Ces deux objectifs découlent du nouveau plan de transformation de la Direction générale du PAD dont la vision est d’être un port moteur de l’émergence. Pour ce faire, un système d’information (SI) performant et aligné sur les besoins métiers, représente un pilier stratégique : un véritable atout de compétitivité et un outil fédérateur qui doit impacter positivement la productivité et la qualité des services.
A cet effet, la transformation digitale du PAD passe par le choix, l’intégration et l’exploitation d’un nouveau progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP) et d’un système de gestion de la relation client (GRC ou CRM).

Le présent AMI s’adresse donc aux intégrateurs ou groupements d’Intégrateurs solidaires et de sociétés dûment qualifiées et expérimentées dans les domaines d’intégration, et de fourniture de progiciel de gestion, habilitées à s’engager, et présentant les garanties nécessaires pour la bonne réalisation. Les candidats doivent être en mesure de faire le suivi, l’assistance et la maintenance de la solution.

Le projet englobe pour chaque mission :

• La mise à jour de l’état des lieux de l’existant déjà réalisé ;
• La définition du système cible, la conception générale et détaillée ;
• La fourniture de licences ;
• L’installation sur les serveurs d’application et les serveurs de bases de données ainsi que toutes les composantes nécessaires à la mise en service d’un système intégré de gestion pour la mission 1 et d’un système de gestion de la relation client pour la mission 2 ;
• Le paramétrage de la solution progicielle, la pré-mise en service et les tests de pré-mise en service ;
• Le développement des interfaces ;
• La reprise des données historiées ;
• La mise en service et la réception opérationnelle ;
• La conduite du changement ;
• La formation, le transfert de compétence aux utilisateurs et à l’équipe technique du PAD ; et l’accompagnent au démarrage du système.

L’étendue des services par mission est résumée ci-dessous :

Mission 1 : Ingénierie d’intégration d’un progiciel de gestion intégré (PGI) généraliste, qui s’appuie sur un référentiel unique et des processus fortement automatisés. Ce PGI doit privilégier le recours aux meilleures pratiques en matière de traitement des fonctions supports que sont :

• La comptabilité générale et analytique ;
• La gestion des immobilisations ;
• La gestion de la trésorerie, du rapprochement bancaire et du traitement des caisses ;
• La gestion et suivi du budget ;
• La facturation des prestations ;
• La gestion des achats et suivi du stock ;
• La gestion des RH & Paie ;
• Le reporting opérationnel et décisionnel.

Mission 2 : Ingénierie d’intégration d’une solution de gestion des fonctions de la relation client (GRC), propres au contexte du PAD notamment :

• Avant-vente : prospection/marketing ;
• Vente ;
• Support (suivi) client ;
• Analyse ;
• Connaissance client ;
• Portail client.

Pour chaque mission, les candidats intéressés sont invités à manifester leur intérêt pour les prestations décrites ci-dessus en fournissant les informations indiquant qu’ils sont qualifiés pour exécuter les missions notamment :

• La nature de leurs activités et leur nombre d’années d’expériences ;
• Leurs qualifications dans le domaine des prestations ;
• Leur organisation technique et managériale ;
• Les qualifications générales et le nombre de personnes professionnelles.

Les candidats peuvent s’associer pour renforcer leurs compétences respectives, sous réserve de production d’un accord de groupement ou d’une lettre d’intention de constituer un groupement, signée par tous les membres et accompagnée du projet d’accord de groupement.

N.B. Dans le souci de mieux atteindre les objectifs fixés, en termes de respect des délais et d’efficacité, si un cabinet est attributaire des deux missions il devra les exécuter en parallèle.
Les candidats (intégrateurs) seront présélectionnés sur la base de la grille de notation ci-dessous:

Nature activités :

Pour chaque mission (13 points) :

• Activités dans le domaine des systèmes d’information de gestion budgétaire (3 points) ;
• Activités dans le domaine des systèmes d’information de gestion Financière (3 points) ;
• Activités dans le domaine des systèmes d’information Ressources Humaines et Paie (3 points) ;
• Activités dans le domaine d’Intégration de Solution PGI couvrant toutes les fonctions supports (4 points) ;
• Activités dans le domaine des systèmes d’information de gestion relation client (GRC), (6 points) ;
• Activités d’interfaçage avec un PGI (5 points) ;
• Personnalisation de CRM dans le monde portuaire (2 points)

Nombre d’années d’expériences :

Pour chaque mission (09 points) :

• Nombre d’année d’existence (4 points) ;
• Nombre total de réalisation dans le domaine d’intégration de SI (5 points).

Qualifications dans le domaine des prestations :
Pour chaque mission (20 points) :

• Missions similaires réalisées par l’intégrateur avec des solutions PGI ou GRC quel que soit le secteur (4 points) ;
• Missions similaires réalisées au cours des dix (10) dernières années dans le domaine portuaire avec des solutions PGI ou GRC (3 points) ;
• Développements spécifiques réalisés au cours des dix (10) dernières années par l’intégrateur afin de tenir compte des spécificités des sociétés nationales et incorporés dans des solutions PGI ou GRC (6 points) ;
• Existence de centre de compétence ou développement partagé (4 points) ;
• Nombre de personnes de l’intégrateur certifiées ou formées sur des solutions PGI ou GRC (3 points)

Organisation technique et managériale :

Pour chaque mission (45 points) :

• Utilisation d’une méthodologie spécifique (3 points) ;
• Stratégie et plan de déploiement de la solution (3 points) ;
• Stratégie et plan de formation et de transfert de compétences (3 points) ;
• Méthodologie de réalisation du paramétrage et des développements spécifiques (3 points) ;
• Méthodologie et plan de livraison et d’installation (3 points) ;
• Méthodologie et plan de mise en service / tests de réception opérationnelle (3 points) ;
• Modalités de support et de maintenance pendant la période de garantie (3 points) ;
• Structure organisationnelle et administrative d’une équipe projet d’intégration (3 points) ;
• Gouvernance proposée (3 points) ;
• Responsabilités de l’autorité contractante (organisation de l’équipe à mettre en place, charge de travail, disponibilité durant quelles phases du projet, matrice RACI…) (3 points) ;
• Responsabilités d’autres intervenants externes précisées (3 points) ;
• Disponibilité des ressources (5 points) ;
• Dispositif de gestion des risques (3 points) ;
• Contribution à la conduite du changement (4 points).

Qualifications générales et le nombre  de personnes professionnelles :

Mission 1 (74 points) :

• Directeur de projet, Chef de Mission (17 points) ;
• Expert SI (17 points) ;
• Expert PGI (15 points) ;
• Expert fonctionnel Comptabilité/Finance, (10 points) ;
• Expert fonctionnel RH & Paie, (10 points) ;
• Expert fonctionnel Achats / stocks (5 points).

Mission 2 (39 points) :

• Chef de Mission (17 points) ;
• Expert Technique GRC (15 points) ;
• Expert fonctionnel GRC (7 points) ;
• Total Mission 1/ 161 Mission 2/ 126.

La note minimale exigée pour être présélectionnée est de 70% du total des points soit :

• Mission 1 : 113/161 ;
• Mission 2 : 88/126.

Il est demandé aux candidats de fournir ces informations (en trois (03) exemplaires : 01 original + 02 copies).

La communication des informations suivantes est souhaitée pour les missions similaires :

Nom de la Mission ; Valeur approximative du contrat (en FCFA) ; Nature des systèmes d’information et caractéristiques particulière; Nombre d’utilisateurs nommés ; Nombre d’accès concurrent ; Rôle assuré dans la mission (fournisseur principal, ensemblier, sous-traitant, partenaire du groupement) ; Pays ; Lieu ; Durée de la mission (mois) ; Nom de l’Autorité contractante ; Nombre total d’employés/mois ayant participé à la Mission ; Valeur approximative des services offerts par votre société dans le cadre du contrat (en FCFA) ; Date de démarrage (mois/année) ; Date d’achèvement (mois/année) ; Nombre d’employés/mois fournis par les consultants associés ; Statut du marché ; Mois en avance/retard sur le calendrier initial ; Noms des consultants associés/partenaires éventuels ; Nom des cadres professionnels de votre société employés et fonctions exécutées (indiquer les postes principaux, par ex.
Directeur/coordonnateur, Chef d’équipe) ; Description du projet ; Description des services effectivement rendus par votre personnel dans le cadre de la mission.

Une liste des candidats présentant au mieux les aptitudes requises pour exécuter les prestations sera établie par l’Autorité contractante ; ces candidats présélectionnés seront ensuite invités à présenter leurs propositions techniques et la sélection se fera selon la méthode : qualité technique (sélection qualité seule).

Les manifestations d’intérêt doivent être déposées au plus tard le 09 octobre 2019 à 9h 30 mn à la Salle du Conseil d’Administration de la Direction Générale du Port, 1er étage sise au 21, Boulevard de la Libération où les offres seront ouvertes en présence des représentants des candidats le même jour et à la même heure à l’adresse indiquée ci-dessus. Les manifestations remises en retard ne seront pas acceptées.

Aboubacar Sédikh BEYE