Le Conseil Danois pour les Réfugiés lance un avis d’appel d’offres pour la fourniture de service de gardiennage, N’Djamena, Tchad

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC, ou Danish Refugee Council, en anglais)

Représenté par Serge Yomba Keptukwa, Directeur pays

Adresse du bureau du DRC : P.707 Rue 4267, Quartier repos 4è arrondissement, N’Djamena

Téléphone : 64 21 40 71

Email : Serge.keptukwa@drc.ngo

01/10/2025

À : [Nom du fournisseur]

Invitation à soumissionner no. : PR/NDJ/2025/947.

Chère Madame, Cher Monsieur,

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) a reçu une subvention de multiples bailleurs pour la mise en œuvre d’une opération d’assistance humanitaire intitulée. Une partie de cette opération concerne la fourniture de prestation de service de gardiennage. En conséquence, le DRC vous prie par la présente de soumettre votre(vos) offre(s) chiffrée(s) concernant la fourniture de de service de gardiennage mentionnés à l’annexe A – Formulaire de soumission du DRC.

I.              DÉTAILS DE L’APPEL D’OFFRES

Les détails de l’appel d’offres sont les suivants :

OBSERVATION : AUCUNE OFFRE NE SERA ACCEPTÉE AU-DELÀ DE LA DATE ET HEURE LIMITES DE RÉCEPTION DES OFFRES

II.            INFORMATIONS IMPORTANTES RELATIVES À CETTE IAS :

• Cette IAS a pour objet la conclusion d’un accord-cadre avec le fournisseur portant sur la fourniture de service de gardiennage pour une période de 12 mois.
• Un accord-cadre n’oblige en aucun cas le DRC à passer des commandes. En fonction de ses besoins, le DRC passera des commandes auprès du fournisseur sur la base des dispositions de l’accord-cadre.
• Cet appel d’offres est divisé en deux lots N’djaména et Adré.
• Le DRC peut décider de résilier l’accord-cadre, s’il le juge utile.
• Le DRC peut décider de scinder le marché en plusieurs contrats adjugés à des fournisseurs distincts.
• Le service doit être livré dans un délai de sept jours (07) à compter de la passation du marché. En cas de non-respect par le fournisseur du délai de livraison, le DRC peut résilier le contrat ou imposer d’autres types de sanctions.
• Toutes les marchandises doivent être livrées conformément à l’INCOTERM 2020 DDP aux de DRC N’Djaména et Adré.
• Aucun acompte ne sera versé au fournisseur retenu. Le fournisseur retenu doit utiliser ses propres ressources pour effectuer les livraisons convenues.

 III.           CRITÈRES DE SÉLECTION ET D’ADJUDICATION DU CONTRAT

Les critères de sélection et d’adjudication sont définis de manière spécifique pour chaque appel d’offres. La procédure d’évaluation comporte trois étapes : 1) évaluation administrative, 2) évaluation technique et 3) évaluation financière. À chaque étape, le soumissionnaire doit fournir des informations et des documents qui permettent de déterminer s’il peut ou non avancer à l’étape suivante. Des exemples concernant la documentation demandée au soumissionnaire sont mentionnés plus bas. Les critères précis qui s’appliquent à chaque étape de l’évaluation dépendent cependant du type ou de la nature de l’appel d’offres.

Le contrat est attribué à l’offre la moins onéreuse parmi les offres techniquement conformes. Les critères d’évaluation technique sont conformes aux spécifications mentionnées à l’annexe A.

A.                  Évaluation administrative

Une offre doit avoir passé avec succès l’étape de l’évaluation administrative pour pouvoir être évaluée techniquement puis financièrement. Les offres qui sont jugées administrativement non conformes peuvent être rejetées. Les documents énumérés ci-dessous doivent être soumis avec l’offre.

Si un soumissionnaire ne soumet pas certaines des informations requises pour l’évaluation administrative, le DRC a la possibilité de lui demander de soumettre ces informations dans un délai de 48 heures après l’ouverture des offres. À noter que cette option est limitée aux informations qui ne modifient pas les détails de l’offre, notamment ceux relatifs au prix.

B.                   Évaluation technique

Pour être jugée techniquement conforme, l’offre doit remplir ou dépasser les conditions requises et les spécifications de l’IAS. L’offre est considérée comme répondant aux critères si elle remplit toutes les conditions requises, les procédures et les spécifications obligatoires de l’IAS, sans déviations ni restrictions importantes. Toute offre qui ne répond pas aux critères techniques de l’IAS est rejetée.

Les critères techniques sont spécifiés dans l’annexe A.1 – Formulaire de soumission (offre technique).

Les informations qui sont requises lors de l’étape de l’évaluation technique constituent les critères essentiels (critères rédhibitoires) auxquels les soumissionnaires doivent satisfaire. Ces conditions requises ne sont pas négociables. Si un soumissionnaire ne satisfait pas à l’un quelconque de ces critères, son offre doit être rejetée immédiatement sans avancer à l’étape suivante de l’évaluation financière.

Les critères techniques doivent être définis avec soin en consultation avec les programmes et en évitant de demander un trop-plein d’informations techniques qui pourrait dissuader des soumissionnaires éventuels. Seuls les critères techniques essentiels doivent être inclus lors de cette étape.

C.                   Évaluation financière

Toutes les offres qui ont passé avec succès l’évaluation technique sont ensuite sujettes à une évaluation financière. Les offres jugées techniquement non conformes ne sont pas évaluées financièrement.

IV.           PROCÉDURE D’APPEL D’OFFRES

Cet appel d’offre inclura les processus suivants :

• Période de soumission des offres
• Clôture de l’appel d’offres
• Ouverture des offres
• Évaluation administrative
• Évaluation technique
• Évaluation financière
• Adjudication du contrat
• Notification de l’adjudication du contrat

V.            SOUMISSION DES OFFRES

Les soumissionnaires ont la responsabilité exclusive de s’assurer que leur offre complète est reçue par le DRC conformément aux conditions spécifiées dans l’IAS et avant la date et heure limites mentionnées ci-dessus. Le DRC ne tiendra compte que des éléments de l’offre qui lui sont parvenus avant la date et heure limites spécifiées.

Toutes les offres conformes doivent être rédigées sur le formulaire de soumission du DRC (annexes A.1 et A.2).

En plus du formulaire de soumission du DRC, l’offre doit inclure les documents suivants :

• L’attestation d’acceptation des termes et conditions de l’appel d’offres (annexe B), si nécessaire le formulaire Profil et enregistrement du fournisseur (annexe E) ainsi que tous autres documents pertinents.
• Des instructions plus détaillées figurent à la section VI.

Les offres qui ne sont pas soumises sur le formulaire de soumission du DRC (annexe A), qui ne sont pas reçues avant la date et heure limites indiquées à la page 1 ou qui sont envoyées sur une autre adresse e-mail ou délivrées à une autre adresse physique seront disqualifiées.

Les offres soumises par courrier postal, e-mail ou par service de courrier le sont aux risques du soumissionnaire. Le DRC n’assume aucune responsabilité concernant la réception de ces offres.

Les soumissionnaires ont la responsabilité exclusive de s’assurer que leur offre complète est reçue par le DRC en conformité avec les conditions spécifiées dans l’IAS.

A.                  Format papier :

Les offres soumises en version papier doivent être divisées entre une « offre technique » et une « offre financière » :

• L’offre financière ne doit contenir que l’annexe A.2 – Formulaire de soumission (offre financière).
• L’offre technique doit contenir tous les autres documents requis dans le cadre de l’appel d’offres qui sont mentionnés dans la section A. Évaluation administrative, mais elle ne doit contenir aucune information relative au prix.

 Chacune des deux parties doit être placée dans une enveloppe cachetée, portant les mentions suivantes :

Les deux enveloppes sont placées dans une enveloppe extérieure cachetée, adressée et livrée à :

B.                   Soumission par e-mail

Les offres peuvent être soumises par e-mail en les envoyant à l’adresse dédiée, contrôlée et sécurisée suivante :

tender.tcd@drc.ngo

Lorsque les offres sont soumises par e-mail, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Le numéro de l’IAS doit être inscrit dans la ligne Objet du message
• L’offre technique et l’offre financière doivent être envoyées par deux e-mails séparés, et l’objet de chacun des e-mails doit être clairement indiqué dans la ligne Objet des messages
  • L’offre financière ne doit contenir que l’annexe A.2 – Formulaire de soumission (offre financière).
  • L’offre technique doit contenir tous les autres documents requis dans le cadre de l’appel d’offres qui sont mentionnés dans la section A. Évaluation administrative, mais elle ne doit contenir aucune information relative au prix.
• Les documents requis doivent être attachés en pièces-jointes à l’email, en format PDF, JPEG ou TIF ou dans ces mêmes formats, mais présentés sous fichier ZIP. Si des documents sont fournis en format Word ou Excel, l’offre sera disqualifiée.
• Les pièces-jointes ne peuvent excéder 4MB ; si nécessaire, le soumissionnaire doit envoyer son offre en plusieurs e-mails.

Le non-respect des dispositions ci-dessus peut conduire à la disqualification de l’offre.

Le DRC ne peut être tenu responsable en cas de panne de l’Internet, du réseau, du serveur ou de tout autre matériel ou logiciel utilisé par le DRC ou par le soumissionnaire pour l’envoi et le traitement des e-mails.

Le DRC ne peut être tenu responsable en cas de non-réception des offres soumises par e-mail dans le cadre de la procédure d’appel d’offres électronique.

Les offres peuvent être soumises soit en version papier, soit en version électronique. Si le soumissionnaire soumet son offre à la fois en version papier et en version électronique, le DRC choisit la version qui lui convient le mieux.

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