République du Tchad
Unité – Travail – Progrès
Ministère de la Production, de l’Irrigation et des Equipements Agricoles
PROGRAMME « GESTION DES EAUX DE RUISSELLEMENT DANS LE TCHAD SAHELIEN (GERTS)PHASE IV
Direction du Programme – Rue Santana – Qtier Kamina Hay-Al-Matar N° 923 – Abéché – TCHAD
Financement : Confédération Suisse – Direction du Développement et de la Coopération (DDC)
Co- Financement : Agence Française de Développement (AFD)
Nº du projet : 72.3033.7.001.00
Objet : TERMES DE REFERENCES
Pour le recrutement d’un Prestataire de Services pour la Location de Véhicules sous Accord Cadre pour le programme : Gestion des Eaux de Ruissellement dans le Tchad sahélien (GERTS) PHASE IV
DECEMBRE 2022
1. CONTEXTE
Le programme : Gestion des Eaux de Ruissellement dans le Tchad Sahélien (GERTS) est cofinancé par la Direction du Développement et de la Coopération (DDC-Suisse) et l’Agence Française de Développement (AFD). Il est mis en œuvre par la GIZ/International Services dans les Provinces de l’Ennedi Est, Ennedi Ouest, Wadi-Fira et du Batha. Son objectif principal est de Contribuer à l’amélioration de la sécurité alimentaire et nutritionnelle des populations dans ces provinces qui constituent sa zone d’intervention.
Après un an d’exécution de la phase III, la GIZ lance un appel d’offre restreint pour le recrutement d’un cabinet comptable et d’audit pour l’exécution d’une vérification des dépenses et l’établissement d’un rapport d’audit portant sur un contrat d’exécution dudit projet cofinancé par la Direction du Développement et de la Coopération (DDC-Suisse) et l’Agence Française de Développement (AFD) dans le cadre du Programme Gestion des Eaux de Ruissellement dans le Tchad Sahélien.
2. Objet du mandat
Le programme GERTS « Gestion des Eaux de Ruissellement dans le Tchad Sahélien » invite les agences de voyage ou les entreprises exerçant dans le domaine à soumettre une proposition portant sur les prestations de services de location de véhicules tout terrain et camion de 10 à 15 tonnes par moment à longue durée (accord-cadre) pour le transport des agents d’escorte armée accompagnant les différentes missions de terrain, des matériels dans les différentes zones d’intervention dudit programme à partir d’Abéché.
Le contrat sera valable pour une durée de 1 an renouvelable deux (2) fois par un avenant en cas d’entière satisfaction après vérification des dossiers administratif.
3. Prix de location de véhicule(s)
Les prix seront fermes et non révisables pendant la période de l’accord.
4. Disponibilité de véhicule (s)
La disponibilisation des véhicules fera l’objet d’une correspondance adressée par GERTS au prestataire au moins 48 heures avant le jour prévus de la mission, par le programme. Elle précise le nombre des jours et la région vers laquelle la mission se déploie.
5. Etendue du service
| Catégorie de véhicules
| Nombre des jours estimatif pour 12 mois (1 an) |
| Pickup double cabine | 236 |
| Véhicule : Camionnette 4×4, minimum 7 places avec ridelle (Hard-Top) | 105 |
| Camion de 10 à 15 tonnes | 6 |
6. Catégories
Les prestations de location de véhicules sont définies dans les trois (3) catégories distinctes suivantes :
- Catégorie 1 : Pick-up double cabine 4×4
- Catégorie 2 : Hard-Top 4×4
- Catégorie 3 : Camion 10 – 15 tonnes
NB : Location de véhicules pour déplacements à travers tout le pays – tarifs journaliers – kilométrage illimités, assurance Responsabilité civile (RC), chauffeurs et autres charges liées au transport routier inclus.
7. Profil du prestataire
Les critères suivants doivent être pris en compte dans la soumission du dossier :
- Les prestataires en location de véhicule devront avoir une capacité juridique et être en règle vis-à-vis de l’administration fiscale (pièces administratives complètes)
- Les prestataires devront avoir au minimum 5 ans d’expérience dans le domaine et ayant des références positives auprès des clients actuels ou antérieurs.
- Flotte de véhicules consistante au moins 5 véhicules Pick-up double cabine ou Hard-Top avec les pièces administratif complet.
- Les prestataires doivent avoir une équipe dynamique, professionnelle et proactive, capable de prendre les mesures nécessaires en cas d’incidents.
- Les chauffeurs employés du prestataire doivent :
- être titulaires du permis de conduire requis d’au moins cinq (05) ans, avec attitude professionnelle et sachant parler français ou l’arabe local.
- avoir une bonne connaissance des régions de destination.
- avoir une bonne connaissance de mécanique automobile.
- avoir une tenue de travail et comportement correcte.
- Avoir un certificat médical d’aptitude physique de conduite auto.
- Les véhicules doivent être en parfait état et être à jour vis-à-vis des assurances et du service technique.
- Le véhicule doit être pourvu de deux roue de secours, cric, triangle, trousse de secours, sangles ou câbles de remorquage et équipé des pneus en bon état et adaptés aux routes difficiles d’accès.
- Le prestataire retenu devra informer le programme des personnes responsables (avec adresse et numéro de téléphone) qui devraient être contactées en cas d’urgence, jours fériés et après les heures normales de travail.
- En cas de panne, d’accident ou autre, le prestataire doit être en mesure de mettre immédiatement à disposition un véhicule de remplacement.
- Une expérience avec la GIZ ou des organismes internationaux est un atout.
GERTS se réservera le droit de visite afin de vérifier la conformité des véhicules soumis et l’état des flottes de véhicules.
8. Présentation des offres
Détail du dossier :
A Partie administrative composée de :
- L’attestation d’exercice commercial en cours de validité (Obligatoire) ;
- Le Registre de Commerce et de Crédit Mobilier-RCCM (Obligatoire);
- La patente de l’année en cours (Obligatoire)
- Le certificat de non-faillite et non-liquidation judiciaire datant de moins de trois mois (Obligatoire);
- Le Certificat d’Identité Fiscal (NIF) au nom de l’entreprise (Obligatoire) ;
- La carte fiscale de l’année 2022 au nom de l’entreprise (Obligatoire) ;
- Attestation de compte bancaire au nom de l’entreprise (Obligatoire) ;
- Plan de localisation de l’entreprise certifiée par l’inspection des impôts (Obligatoire).
Les documents complémentaires (fournies par la GIZ) doivent être remplis et signés pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité. Il s’agit de :
- Déclarations d’intégrité GIZ et de l’AFD signées par le soumissionnaire.
- Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ.
- Déclaration de consentement GIZ concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel signé par le soumissionnaire.
Ces pièces alignées dans l’ordre mentionné ci-dessus devront être précédées d’une page de garde sur laquelle sera mentionné « Dossier administratif ».
B Offre technique
Proposition technique comprenant :
- Liste de références concernant l’exécution de contrats analogues, expériences dans des conditions semblables.
- Cartes grises des véhicules
- Composition de votre parc au moins 5 véhicules Pick-up double cabine ou camionnettes 4×4 de 7 places minimum avec ridelle (Hard-Top) et de deux camions de 10 à 15 tonnes appartenant à l’entreprise ou de son partenaire (Convention de partenariat à y joindre)
NB : Veuillez remplir le tableau ci-après (Annexe 1).
- Au moins 3 Chauffeurs : Les CV, les certificats médicaux et copies des permis de conduire.
| Type de véhicule
(*)
| Immatri
culation | Marque | Nombre de places | Carte grise | Assurance | Année première mise en service | Consom
mation /100km | Kilomé
trage actuel | Options (climatiseur, porte-bagage, bâche…..) |
Annexe 1 (*): Véhicule 4×4 pick up (type Double Cabine) ou camionnette 4×4 (type Hard-top ) et si possible camion 10 – 15 tonnes
Ces pièces alignées dans l’ordre mentionné ci-dessus devront être précédées d’une page de garde sur laquelle sera mentionnée « Offre technique ».
C. Offre financière incluant :
- La proposition financière suivant le cadre de devis en annexe ;
- le nom et les coordonnés du soumissionnaire ;
- la date et validité de l’offre ;
- le cachet et la signature d’une personne dûment autorisée du soumissionnaire ;
- Une lettre de soumission
l’offre financière est uniquement à envoyer en version électronique.
Toutes les pages de l’offre seront paraphées et datées par le soumissionnaire.
Les mentions suivantes devront figurer dans l’offre :
- Date d’émission de l’offre
- Numéro de l’offre
- NIF GIZ : 6001557R
- Nom et adresse du Soumissionnaire
- NIF du soumissionnaire
- Dénomination du service : Nature et caractéristiques des travaux.
- Quantité des biens/services (Unité) (suivant modèle en annexe)
- Prix unitaire hors TVA (suivant modèle en annexe)
- Taux et montant de la TVA (0 %)
- Total hors taxes et montant TTC
- Durée de validité de l’offre.
La GIZ étant exonérée de toutes taxes, veuillez présenter votre offre avec le TVA égale à zéro.
9. Droit de réserve
Le bureau de la GIZ se réserve le droit d’annuler la procédure d’Appel d’Offres et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant la conclusion du contrat, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis du/ou des soumissionnaire (s) concernés (s) et sans être tenu d’informer le/ou les soumissionnaire (s) affecté (s) des raisons de sa décision.
10. Langue et monnaie
Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français.
Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en francs CFA).
11. Clause de non-discrimination
« Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire » doit s’abstenir d’inciter à la violence et à la haine, et de discriminer toute personne ou tout groupe de personnes en raison de leur race, de leur appartenance ethnique ou de leur religion. Cette obligation s’applique à l’ensemble des activités de l’organisation, y compris à celles qui ne relèvent pas du présent accord/contrat.
L’appui explicite à certains groupes de personnes dans le cadre d’un projet mis en œuvre par « Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire » et approuvé par la GIZ ne constitue pas une discrimination selon les dispositions de la présente clause.
En cas de manquement à cette obligation, la GIZ est en droit de résilier immédiatement le présent contrat et d’exiger le remboursement partiel ou total de la rémunération ou contribution financière versée. Le montant du remboursement sera déterminé au cas par cas en fonction de la gravité de la violation et des mesures déjà prises par « Le prestataire/consultant/fournisseur/partenaire ».
12. Enregistrement du contrat au domaine :
Le présent contrat est soumis à l’enregistrement au domaine à hauteur de 3% du montant total en application de la loi de Finance 2019 du Tchad.
13. Ouverture des offres
A la date, lieu et heure convenus pour l’ouverture des offres, la Commission mise en place procédera à l’ouverture des offres en présence des soumissionnaires qui souhaitent y assister.
La commission procèdera ensuite à la vérification des recevabilités administrative, technique et financière des offres conformément aux exigences du dossier d’appel d’Offres.
A l’issue de cette dernière étape, la commission se retire pour passer aux étapes de dépouillement, vérification et évaluation des offres.
(2) Dépouillement, analyse et évaluations des offres
La commission de dépouillement et d’analyse des offres se retirera en séance et procédera à l’analyse comme suit :
1. Vérification des pièces administratives
La commission de dépouillement passera à la vérification des pièces administratives.
B. Les dossiers fournis dans le cadre de cet Appel à Manifestation d’Intérêt ne seront pas restitués. Veuillez déposer uniquement les photocopies simples (non légalisées).
Après évaluation, le soumissionnaire retenu devra présenter les documents administratifs énumérés ci-dessus sous forme originale et en cours de validité dans les 3 jours à compter de la date de prise de contact. En plus de ces pièces, il doit aussi présenter les originaux de l’attestation de mise à jour de la CNPS et l’attestation de non redevance en cours de validité.
L’absence ou la non-validité de l’une de ces pièces pourrait entrainer le rejet de l’offre.
La présentation sera fortement prise en compte.
A la fin de cette vérification, la commission passera à l’étape suivante qui est celle de l’analyse des offres techniques
2. Analyse des offres techniques
Les offres ayant passées l’étape de recevabilité seront soumises à l’analyse technique selon les critères suivants :
| CRITERES D’EVALUATION TECHNIQUE | ||
| Critère | Indicateurs | Points attribués |
| Le soumissionnaire est-il spécialisé dans la prestation de services requise ; dispose-t-il de références satisfaisantes | Au moins 5 attestations de services rendus plus une liste comportant les noms et numéros de contact des clients | Plus de 8 références : 40 pts
7 à 8 références : 25 pts 5 à 6 références 15 pts Moins de 5 références : éliminatoire |
| La flotte de véhicule est-elle consistante (au moins 5 véhicules 4×4 Pick-up double ou hard-top ) | Liste des véhicules de l’entreprise | Plus de 8 véhicules : 20 pts
De 7 à 8 véhicules : 15 Pts De 5 à 6 véhicules : 10 Pts Moins de 5 véhicules : éliminatoire |
| Les véhicules sont-ils fonctionnels et en bon état ? | Fiche de contrôle technique en cours de validité, visite physique du parc automobile. | Excellent : 20 pts
Bon : 15 pts Moyen : 10 pts Insuffisant : 0 |
| La société dispose-t-elle de chauffeurs (au moins 3) professionnellement qualifiés. Au moins 5 ans d’expérience et compétence en matière de mécanique automobile, connaissance des provinces de destination) | Les CV, attestations de formation et permis de conduire de catégorie C. | Excellent : 20 pts
Bon : 15 pts Moyen : 10 pts Insuffisant : Moins de 10 pts |
| TOTAL | / 100 | |
Le seuil de qualification technique est fixé à 70 points sur 100. Les offres ayant passé l’étape de l’analyse technique seront soumises à l’étape de l’analyse des offres financières.
c. Analyse des offres financières
Le jury corrigera les erreurs de calculs horizontaux et verticaux. Seul le montant corrigé sera pris en compte pour la pondération des offres.
Le jury sera vigilant sur les montants proposés concernant les honoraires, per diem et l’hébergement du chauffeur afin qu’ils rentrent dans la grille acceptée par la GIZ.
D. Pondération finale
Les offres seront pondérées comme suit :
- Note Technique (NT)= (Nombre de points obtenus dans l^’ évaluation technique )/(Meilleur nombre de points de toutes les soumissions ) ×70
- Note Financière (NF)= (Montant total le plus bas de toutes les soumissions )/(Montant de l^’ offre selon le calcul dans l^’ évaluation financière) ×30
- Note Globale (NG) = Note Technique (NT) + Note Financière (NF)
Le soumissionnaire ayant obtenu le maximum de points après l’addition des notes technique et financière sera déclaré adjudicataire du marché.
14. Conditions de soumission des offres et demande d’information
a. Procédure de soumission
Les offres doivent être soumis aux adresses indiquées :
Offre financière signée et datée est à envoyer uniquement à l’adresse électronique suivante : TD_InS_Quotation@giz.de
Prière d’indiquer dans l’objet du mail : « Appel d’Offres N° 83428170 / Nom de l’entreprise soumissionnaire/ Offre financière »
NB : Les offres FINANCIERES déposées physiquement ne seront pas acceptées.
Dossier Administratif et offres techniques paraphées est à envoyer :
- Option A) soit à l’adresse électronique suivante : TD_InS_Quotation@giz.de
Prière d’indiquer dans l’objet du mail : « Appel d’Offres N° 83428170/ NOM DE SOUMISSIONAIRE, Dossier Administratif » (pour Dossier administratif)
Prière d’indiquer dans l’objet du mail : « Appel d’Offres N° 83428170/ NOM DE SOUMISSIONAIRE, Offre Technique » (pour offre technique)
- Option B) soit déposer au bureau de l’Antenne GIZ à N’Djamena.
Adresse de l’Antenne GIZ Ndjamena : Rue 3 258, Porte 247 Canal Saint Martin, Quartier Klémat, B. P. 123 N’Djamena – Tchad
- Conditions de recevabilité des offres physiques
Les plis contenant le dossier administratif et l’offre technique doivent être présentés séparément, chacun dans une enveloppe scellée, avec intitulée, « dossier administratif » et « offre technique » ; toutes les deux (02) enveloppes dans une grande enveloppe extérieure anonyme portant la mention : « Appel d’Offres pour un accord cadre N° N°883428170 Programme de gestion des Eaux de Ruissellement dans le Tchad Sahélien – Location véhicule ».
Les TDR pour l’Accord Cadre peuvent être retirés au Bureau de la GIZ à Ndjamena sis au Quartier Klémat Rue 3258, Porte 247 Canal Saint Martin B.P.123 N’DJAMENA ou au bureau du Programme GERTS à Abéché (quartier Kamina Hay al Matar)
b. Demande de renseignement :
Pour toute demande de renseignements complémentaires, veuillez-vous adresser à l’adresse suivante : TD-Inquiry@giz.de ou envoyez une correspondance à l’adresse ci-dessus.
La date limite de demande de clarification est au plus tard le 05.01.2023 à 12 heures 00 minutes.
Les réponses aux questions de clarification seront communiquées par e-mail et aussi affichées au bureau de l’Antenne GIZ Tchad au quartier Klémat ou au bureau projet GERTS à Abéché au plus tard le 09.01.2023 à 12 heures 00 minute.
Seuls les soumissionnaires ayant d’adresse mail seront informés des réponses par e-mail. Pour ce faire, nous vous invitons à inscrire votre adresse mail fonctionnelle sur la liste de retrait des TDR.
c. Délai de recevabilité des offres:
Les offres doivent être soumises au plus tard, le 11.01.2023 à 15 Heures 30 minutes heure du TCHAD
NB : Seul, le soumissionnaire retenu sera contacté.
Les pièces fournies dans le cadre de cet Appel à Manifestation d’Intérêt ne seront pas restituées, veuillez fournir les photocopies simples. Les originaux seront demandés par la GIZ avant la conclusion de l’accord cadre.
ATTENTION : La présentation des plis ainsi que le respect de leurs contenus sont des critères éliminatoires
Fait à N’Djamena, le 12.10.2022
Cletus Degboevi Eldad Sebagenzi
Le CTP du Projet GERTS Expert AC-InS Tchad
Annexe 2 : Proposition Financière
AUCUN AUTRE FORMAT DE TABLEAU NE SERA PRIS EN CONSIDERATION. LE NON-RESPECT DE CETTE CLAUSE ENTRAINERA L’EXCLUSION IMMEDIATE DU SOUMISSIONNAIRE DE LA PRESENTE COMPETITION.
Tableau des Coûts (Cadre de devis)
| Catégorie | Description des services
* comme requis dans annexe des spécifications techniques | Unité | Prix unitaire |
| Pick-up double cabine 4×4 – | Location Trajet à travers le pays – Chauffeur inclus – tous frais confondus (honoraires, logement, per diem) | Prix / jour | |
| Camionnette 4×4 avec ridelle (Type Hard-top)
| Location Trajet à travers le pays – Chauffeur inclus – tous frais confondus (honoraires, logement, per diem,) | Prix / jour | |
| Camion 10 – 15 tonnes | Location Trajet à travers le pays – Chauffeur inclus – tous frais confondus (logement, per diem,…) | Prix / jour |
NB : Les remboursements de frais de carburant seront effectués après la prestation en fonction de kilométrages parcourus (16 litres aux 100 km pour le pickup double cabine / Hard Top et 25 litres aux 100 Km pour les véhicules de 10 à 15 tonnes). Le remboursement sera effectué sur la base de six-cent cinquante (650) francs le litre. Ce montant sera revu en cas de modification de prix du carburant par le gouvernement.
Les compteurs seront relevés obligatoirement au départ et dès le retour de la mission. CELA EST UNE CONDITION OBLIGATOIRE ET PREALABLE POUR LE REMBOURSEMENT.
En outre, les frais des péages routiers effectivement payés seront remboursés sur présentation des reçus délivrés régulièrement par le service en charge de péages routiers. Les reçus doivent correspondre à la période de la mission.