Equal Access International (EAI) lance un avis d’appel d’offres pour Sélectionner une ou plusieurs entreprises pouvant fournir du transport des documentations de EAI  de N’Djamena vers Washington DC, Tchad

SECTION 1 : INFORMATIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

1.1 Avis aux soumissionnaires

Equal Access International (EAI) est le partenaire de mise en œuvre du Projet Voix de Paix (V2P) de l’Agence américaine pour le développement international (USAID). Le projet V2P est une initiative régionale de renforcement de la communication et des médias pour promouvoir la démocratie, les droits de l’homme, la gouvernance au Burkina Faso, au Cameroun, au Niger, au Mali et au Tchad. Ce projet ayant pris fin en Décembre 2021.

Nous avons ensuite travaillé en collaboration avec le Projet de Renforcement des Capacité de la Société Civile au Tchad (PReSCi).

Cet objectif sera atteint grâce à une grande variété d’activités pour renforcer la stabilité et la cohésion sociale entre les populations touchées par la violence. Mais aussi travailler avec la société civile et les médias pour avoir un climat social et autre favorable pour la paix et le bon vivre ensemble de tous les tchadiens.

1.2 Objectif général

L’objectif de cette sollicitation est de pouvoir contracter avec une ou plusieurs entreprises capable(s) de fournir du transport des documentations de EAI  de N’Djaména vers les Washington DC.

1.2 Type d’accord pour le service à exécuter

EAI entend sélectionner une ou plusieurs entreprises pour la signature d’un contrat à prix fixe pour la réalisation de service stipulée dans le présent cahier de charges. Cette sélection se fera à travers un processus d’évaluation des soumissions associées au présent appel d’offres.

1.3 Calendrier de l’offre

Le délai global imparti pour cet appel d’offres se subdivise comme suit :

N.B. : A partir de la réception du cahier des charges, le soumissionnaire peut poser des questions et même soumettre son offre avant la date limite de dépôt.

1.4 Questions et réponses

Toute question relative au processus de l’offre devrait être adressée par courriel à : csianka@equalaccess.org et jbardo@equalaccess.org, tout en indiquant en objet « TD/TRANSPORT/2023-001 », dans la période du 3 au 10 Mars 2023. EAI compilera toutes les questions et y répondra dans cette même période sans révéler la source. Ces adresses ne doivent en aucun cas, être utilisées pour la transmission des offres, sous peine de la disqualification du soumissionnaire.

1.5 Date limite de la soumission

Les offres doivent être reçues au plus tard le 15 Mars 2023 à 17H00, heure locale du Ndjamena pour la remise de copie papier sous plis fermé au bureau EAI de N’Djaména ou par courriel électronique uniquement à l’adresse csianka@equalaccess.org. Toute offre transmission à une adresse en dehors de celle-ci sera automatiquement disqualifiée.

Prière mettre en objet de l’email ou sur l’enveloppe uniquement la mention suivante : Avis d’appel d’offres N° TD/TRANSPORT/2023-001

Le non-respect de ce protocole de soumission peut entrainer la disqualification du soumissionnaire.

Les offres reçues après le délai et la date spécifiés, seront considérées en retard et seront prises en considération à la discrétion d’Equal Access.

Les soumissionnaires doivent prendre toutes les dispositions idoines pour que la proposition soit soumise dans les délais impartis. Les propositions seront soumises en deux fichiers (un pour l’offre technique et l’autre pour l’offre financière) en langue française.

Les coûts liés à la préparation et à la soumission des propositions sont à la charge des soumissionnaires. EAI n’est ni responsable ni comptable des frais encourus, quelle que soit la conduite ou l’issue du processus d’acquisition.

1.6 Exonération de taxe

Equal Access International, dans le cadre de ses activités, est exonéré de la TVA (la demande d’exonération de la TVA sera fournie par Equal Access International) ainsi que des droits de douanes. Par conséquent, nous vous prions de bien vouloir soumettre votre offre établie en FCFA et en hors taxe et faire ressortir le montant de la TVA et/ou des droits de douane, si applicable.

1.7 Eligibilité du fournisseur

En soumettant une offre en réponse à cette demande de prix, le soumissionnaire atteste que son entreprise n’est pas privée, suspendue ou autrement considérée comme inéligible à recevoir une commande du gouvernement des Etats – Unis.

EAI n’attribuera pas un marché à une entreprise qui est exclue, suspendue ou considérée comme non éligible par le gouvernement des Etats-Unis.

1.8 Evaluation et attribution de marché

Le marché sera attribué à un soumissionnaire dont l’offre suit les instructions de cet appel d’offres, répond aux critères d’admissibilité et qui est déterminée par une analyse de compromis pour faire une détermination du meilleur rapport qualité-prix sur l’application des critères d’évaluation suivants. L’importance relative de chaque critère est indiquée par le nombre de points ci-dessous :

Veuillez noter que s’il y a des lacunes importantes au niveau des exigences de la présente consultation, une offre peut être considérée comme « non recevable » et ainsi disqualifiée. EAI se réserve le droit d’accorder, à sa discrétion, la conduite à tenir face à ces lacunes.

Il est prévu que la commande portera uniquement sur la base de ces propositions initiales. Cependant, EAI se réserve le droit d’effectuer une des opérations suivantes :

• Peut mener des négociations avec et / ou demander des éclaircissements à tout soumissionnaire avant l’attribution.
• Bien que la préférence soit accordée aux soumissionnaires qui peuvent répondre aux exigences techniques complètes de ce cahier des charges, Equal Access International peut établir une commande partielle ou répartir la commande entre différents fournisseurs, si c’est dans le meilleur intérêt de EAI.
• Peut annuler cette Sollicitation d’Offre dans son intégralité et/ou une partie à tout moment selon le budget disponible.
• Limiter le nombre de propositions dans la gamme compétitive au plus grand nombre qui permettra une concurrence efficace parmi les meilleures offres.
• Ignorer les irrégularités et irrégularités mineures dans les offres reçues.
• Négocier toutes les lignes budgétaires d’une proposition.

Le soumissionnaire devra en outre être jugé qualifié pour exécuter le marché de façon satisfaisante. A cet effet, EAI peut procéder à une visite (des références antérieurs) afin de s’assurer qu’il possède la capacité nécessaire pour l’exécution de ce marché. La date de visite sera fixée selon un programme établi avec le(s) prestataire(s) retenu(s). Si cette visite ne satisfait pas EAI, l’offre de l’entreprise sera rejetée et le processus se poursuit avec le soumissionnaire classé au rang suivant.

1.9 Termes et conditions générales

Cette sollicitation est soumise aux conditions générales suivantes qui seront appliquées :

(a)    Toute décision résultant de cette Sollicitation d’Offre sera ferme à prix fixe, sous la forme d’un Bon de Commande.

 (b)     Aucune commission ne doit être payée à un membre du staff d’Equal Access International ou à un de ses partenaires pour la réalisation de cette commande.

(c)    Les articles seront livrés ou expédiés convenablement empaquetés et étiquettes, jusqu’au lieu de livraison indiquée. Le risque de perte ou la destruction des marchandises sont à la charge du fournisseur jusqu’à ce que le transfert de responsabilité soit sous l’autorité d’Equal Access International.

(d)    Les articles non-conformes aux spécifications données dans le Bon de Commande seront retournées au fournisseur à ses frais.

(e)     Les conditions de paiement standard de Equal Access International sont nettes à 30 jours après réception de la facture, la copie du Bon de Commande, et copie du Bordereau d’Expédition ou Livraison dument signée par un employé d’Equal Access International habilité à signer. Le paiement ne sera fait qu’au Nom de l’entité qui présente l’offre en réponse à cet appel d’offres et identifié dans le Bon de Commande qui en résulte ; le paiement ne sera pas attribué à un tiers.

(f)    Une fois que le Bon de Commande est fait, vous avez le droit de demander les informations sur les soumissionnaires, le fournisseur choisi, et les raisons pour ce choix. Votre demande devra être adressée par écrit au Directeur pays d’Equal Access à l’adresse csianka@equalaccess.org Toute demande verbale ne sera pas honorée.

(g)    Tout transport aérien international ou expédition maritime effectué sous une quelconque décision résultant de cet appel d’offres, doit se faire avec des transporteurs battant pavillon / navires américains.

(h)      La législation américaine interdit les transactions avec, et la fourniture de ressources et de soutien aux individus et organisations associées au terrorisme. Le fournisseur en vertu d’une attribution résultant de cet appel d’offres doit veiller au respect de ces lois.

1.10 Système de numérotation universel des données (DUNS)

Une organisation qui reçoit une commande d’achat à partir de 25.000 $ doit obligatoirement obtenir un numéro DUNS avant la signature d’un contrat ou un bon de commande. Le lien ci-après http://fedgov.dnb.com/webform permet d’obtenir gratuitement un numéro.

1.11 Code géographique

Tous les biens et services offerts en réponse à cet appel d’offres doit satisfaire le code géographique de l’USAID 937 conformément au Code des États-Unis des règlements fédéraux (CFR), 22 CFR §228.

https://www.govinfo.gov/content/pkg/CFR-2012-title2-vol1/pdf/CFR-2012-title2-vol1.pdf

SECTION 2 : CONSTITUTION DU DOSSIER DE SOUMISSION

2.1 Présentation de l’offre technique

Nous tenons à préciser que le présent appel d’offres est constitué en un seul lot. Chaque soumissionnaire est libre de répondre à ce seul au lot. L’évaluation se fera également sur la base de ce seul lot selon les critères indiqués dans le présent dossier d’appel d’offres.

Votre offre technique doit inclure obligatoirement au minimum les informations ci-après :

• Le registre de commerce ;
• L’attestation de régularité fiscale (ARF) (dernière attestation disponible) ;
• Pour chaque segment de transport (pré, acheminement et post) précision le partenaire de transport.
• Préciser la période et couverture de garantie ;
• Délai de livraison en jour calendaire (ce délai doit prendre en compte la livraison au bureau d’EQUAL ACCESS INTERNATIONAL USA)

• Au moins trois (03) références antérieures relatives au présent appel d’offres (Personne de référence, numéro de téléphone et email) selon le canevas de l’annexe 2 (prière inclure les attestions de bonne exécution ou bon de commande/bordereau de livraison).

2.2 Présentation de l’offre financière

Le soumissionnaire est invité à établir son offre (incluant TVA, formalité douane, assurance etc) sur papier entête en tenant compte des quantités et spécifications décrites dans l’annexe 1.

Votre offre financière doit être valable pour une durée de 90 jours à partir de la date limite de soumission des offres.

Annexe 1 Bordereau des prix

Lot 1 : Transport

 Annexe 2 Références Antérieures

Annexe 3 Fiche d’identification