Caritas Suisse lance un avis d’appel d’offres pour le recrutement d’un Prestataire de services financiers pour la distribution du cash aux ménages vulnérables, Province du Batha, Tchad

 

Réponse d’urgence à la crise alimentaire 2022 dans la Province du Batha

Réponse d’urgence à la crise alimentaire 2022

Annexe 1 : Appel d’offres Local

N° 002/AOL/CaCH/REPAR-BATHA/2023

« RECRUTEMENT D’UN PRESTATAIRE DE SERVICES FINANCIERS POUR LA DISTRIBUTION DU CASH AUX MENAGES VULNERABLES  »

  1. Description du Service

Le projet « Réponse d’urgence à la crise alimentaire 2023 dans la Province du Batha » est cofinancé par la Coopération Suisse (DDC) et Caritas Suisse et mis en œuvre par l’Organisation Pays Tchad de Caritas Suisse dans la Province du Batha. Il vient en appui au gouvernement du Tchad dans sa politique d’assistance d’urgence alimentaire en faveur de ménages vulnérables en insécurité alimentaire sévère dans les zones prioritaires ciblées au niveau de la province du Batha.

Cette réponse à l’urgence alimentaire a pour objet de soutenir et alléger les souffrances des ménages vulnérables du Batha. Le Projet d’urgence a une durée de 3 mois et a pour principale activité la distribution du cash à 4 450 ménages localisés dans les 06 départements du Batha.

A cet effet Caritas Suisse souhaiterait identifier un prestataire de services financiers qui serait en mesure de fournir la prestation des services décrite ci-dessous :

Durée du contrat. Le contrat sera valable pour une opération de trois rounds de distribution de cash dont la durée totale correspond à 03 mois en raison d’un round par mois. Il pourra être mis fin au présent accord par chacune des parties moyennant un préavis notifié par écrit 02 semaines avant le prochain Round.

Service demandé : Distribution du cash Transfert monétaire via des coupons/espèces (carte des bénéficiaires) à 4 450 bénéficiaires ciblés dans les villages d’intervention du Projet REPAR au Batha.

Instructions aux Prestataires de Services Financiers (PSF)

Caritas Suisse à travers son projet Réponse d’urgence à la crise alimentaire 2023 vous invite à soumettre une proposition d’offres « Recrutement d’un prestataire de services financiers pour la distribution du cash aux ménages vulnérables » conformément aux instructions spécifiées dans la présente demande de proposition.

Critères d’admissibilité

  • Offre Administrative(cf. Documents à fournir au Point 12 ci-dessous)
  • Offre technique (annexe 2a) et offre financière (annexe 2b) :
  • la « déclaration d’engagement » en annexe 3 doit être dûment remplie, signée et soumise avec le dossier d’appel d’offres.

  1. Contenu de la demande de proposition

La proposition comprend les documents suivants et doit être lue conjointement avec tout agenda émis :

  • Annexe 1: Appel d’Offres local « Recrutement d’un Prestataire de Services Financiers pour la distribution du cash aux ménages vulnérables » ;
  • Annexe 2a: Offre technique du PSF ;
  • Annexe 2b: Offre financière du PSF ;
  • Annexe 3: Déclaration d’engagement – devra être remplie et soumise avec votre offre ;
  • Annexe 4: Code de conduite de Caritas Suisse (avec la mention : lu et signé).

  1. Langue de l’offre

L’offre, la correspondance ainsi que les documents relatifs à l’offre doivent être rédigés en langue française, claire et simple.

  1. Acquisition du dossier d’Appel d’offres et Coût de la soumission des offres

Le dossier d’appel d’offres et ses annexes peut être retiré gratuitement au Bureau du Projet REPAR à Ati à compter de la date de parution du présent AOL, tous les jours ouvrables de 09h00 à 15h30.

Le soumissionnaire supportera tous les coûts associés à la préparation et à la soumission de l’offre. Caritas Suisse ne sera en aucun cas responsable de ces coûts, quel que soit le déroulement ou le résultat de la procédure d’appel d’offres.

  1. Accusé de réception

Les soumissionnaires reconnaissent leur participation en apposant leur signature sur la fiche de retrait du dossier d’appel d’offre suivant la réception des documents d’Appel d’Offre.

La date limite de soumission des propositions est fixée à 28 juillet 2023 à 12h : 00 mn (Heure du Tchad)

  1. Point de contact

Le soumissionnaire doit fournir un point de contact unique pour toute la correspondance relative à la présente demande d’offres. Il ne sera pas responsable de communiquer avec Caritas Suisse par le biais de n’importe quel itinéraire autre celui proposé pour inscription. Le soumissionnaire doit donc s’engager à notifier tout changement concernant le point de contact désigné. Il pourra clairement écrire sur son offre jusqu’à 2 numéros de téléphones mobiles s’il en a.

  1. Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements sont autorisées uniquement jusqu’au 20 juillet 2023 à 15h00mn et doivent être adressées au Chargé de Projet, à l’adresse mail : kkhastalani@caritas.ch; avec copie au Chargé de Programme, à l’adresse mail : aalkhalil@caritas.ch.

Les demandes de renseignements seront adressées à l’expéditeur, par courrier électronique. Aucune demande ne sera traitée par téléphone ou autre canal celui précisé ci-haut.

  1. Modification de la demande de propositions

À tout moment avant la date limite de soumission des offres, Caritas Suisse peut modifier le dossier d’appel d’offres en émettant des addendas. Tout addenda ainsi émis fera partie du dossier d’appel d’offres et sera communiqué par courriel à tous les soumissionnaires. Les soumissionnaires potentiels doivent accuser réception de chaque addenda par retour de courrier électronique à Caritas. Afin de donner aux soumissionnaires potentiels un délai raisonnable pour la prise en compte de l’addenda, Caritas Suisse prolongera, le cas échéant, la date limite de soumission des offres.

  1. Calendrier Provisoire

Caritas Suisse a pour objectif de especter le calendrier ci-dessous :

  • 14 juillet 2023 – Lancement de la demande d’offres ;
  • 20 juillet 2023 à 15 :00 –Date limite de réception des demandes de renseignements ;
  • 28 juillet 2023 à 12h : 00 (heure du Tchad) – Date limite de soumission des propositions ;
  • 29 juillet 2023 – Ouverture et dépouillement des offres ;
  • 30 juillet 2023 – Communication de l’adjudicataire du marché/notification du marché ;
  • 1er août 2023 – Signature contrat.

  1. Soumission des propositions

Les offres, rédigées en Français en deux (02) exemplaires dont un original et une (01) copie marquée comme telle sur des enveloppes scellées, devront être déposées auprès du secrétariat du REPAR Batha à Ati 28 juillet 2023 à 12h : 00 (heure du Tchad) et devra porter la mention ci-dessous :

« APPEL D’OFFRES LOCAL N° 001/AOL/CaCH/REPAR-BATHA/2023

« RECRUTEMENT D’UN PRESTATAIRE DE SERVICES FINANCIERS POUR LA DISTRIBUTION DU CASH AUX MENAGES VULNERABLES »

Et la mention « A N’OUVRIR QU’EN SEANCE DE DEPOUILLEMENT ».

NB : Le dossier Administratif, l’offre technique et l’offre financière doivent être mis chacun dans une enveloppe séparée scellée et le tout dans une grande enveloppe scellée.

Une version électronique de l’offre sur clé USB est exigé à déposer avec et dans le pli fermé.

Toute offre qui ne sera pas déposée dans le délai indiqué sera purement et simplement rejetée.

Assurez-vous lors du retrait et du dépôt physique de votre dossier, de signer la fiche de retrait et de dépôt

  • Les soumissionnaires présentant des documents incomplets seront exclus du processus d’appel d’offres ;
  • Aucune proposition reçue ne sera retournée au soumissionnaire ;
  • Caritas Suisse accusera réception de la proposition à l’expéditeur.

  1. Validité

L’offre doit rester valable pendant 90 jours après la date d’ouverture des offres.

  1. Documents à fournir

  2. Offre Administrative et engagement du PSF

    • Copie du registre de commerce au nom exact de l’entité soumissionnaire ;
    • Copie de la patente en cours de validité ;
    • Copie du bulletin d’immatriculation du contribuable ou Déclaration aux fins d’attribution de numéro d’identification Fiscale (NIF) ;
    • Une attestation de capacité financière ou caution bancaire attestant et justifiant que le soumissionnaire a accès ou à sa disposition des facilités de crédit d’un montant minimum de 30.000.000 FCFA (Trente million de Franc CFA) ;
    • Attestation d’immatriculation à la CNPS ;
    • Attestation de régularité fiscale (datant de moins de 06 mois) ;
    • Déclaration d’engagement du prestataire (Rempli, signé et cacheté).
    1. Offre technique (veuillez remplir le formulaire en annexe 2a) ;
    2. Offre financière (veuillez remplir le formulaire en annexe 2b) ;
    3. Evaluation.

Les offres seront évaluées sur la base de l’offre le moins disant à la suite de la revue des offres administratives, techniques et financières.

Il est donc important pour les soumissionnaires de s’assurer qu’ils ont bien fourni toutes les documentations demandées.

  1. Critères d’évaluation administrative

L’évaluation administrative utilisera la méthode des points.

Le seuil de conformité est fixé à 100% pour l’étape 1 (analyse de dossier administratif) pour qu’il soit admissible à l’étape 2 (évaluation technique de l’offre).

Une attestation de capacité financière ou caution bancaire attestant et justifiant que le soumissionnaire a accès ou a à sa disposition des facilités de crédit d’un montant minimum de 30.000.000 FCFA (Trente million de Franc CFA) est obligatoire et toute offre ne renfermant ce document sera purement et simplement rejetée.

  • Critères d’évaluation technique 

Seules les offres techniques conformes aux conditions préliminaires (Analyse de dossier Administratif) seront considérées pour l’évaluation technique :

L’évaluation technique utilisera la méthode des points selon les critères. Les informations recueillies sur l’annexe 2a constituent la base de l’évaluation technique.

Le seuil de conformité est fixé à 70% pour être considérée que l’offre est techniquement conforme, intéressante par rapport aux expériences du PSF

  • Critères d’évaluation financière

L’évaluation financière des soumissionnaires ne devra être effectuée que pour les seules soumissions jugées techniquement conformes.

L’offre le moins disant sera considérée pour l’évaluation finale. Cependant, l’offre la moins disante doit démontrer une adéquation avec l’offre technique (rapport coût/qualité).

  1. Droit d’accepter toute proposition et de rejeter tout ou partie de la proposition

Caritas Suisse se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute proposition, d’annuler le processus d’appel d’offres et de rejeter toutes les propositions, à tout moment avant l’attribution du contrat, sans encourir de ce fait une quelconque responsabilité envers les soumissionnaires concernés ou l’obligation d’informer les soumissionnaires concernés des motifs de l’action de Caritas Suisse.

  1. Garanties

Aucune garantie de soumission (cautionnement de soumission) n’est requise.

  1. Confidentialité

Tous les documents, données techniques et informations fournis en rapport avec la demande d’offre seront traités de manière confidentielle et le soumissionnaire ainsi que le personnel de l’un ou l’autre ne devra pas, pendant ou après le processus d’appel d’offres, divulguer ces documents ou informations à toute autre personne, gouvernement, autre organisation ou autorité extérieure à Caritas Suisse.

  1. Droits de propriété intellectuelle

Tous les droits de propriété intellectuelle sur tout le matériel attribué en vertu d’un contrat (y compris, mais sans s’y limiter, les rapports, données et désignés, stockés ou non sous forme électronique) produits par le soumissionnaire retenu ou son personnel, ses membres ou ses représentants au cours de l’exécution du contrat attribué seront la propriété de Caritas Suisse

  1. Modalité de paiement

Le paiement de cash distribué ainsi que les frais de charges se fera en 30 jours maximum après réception de la facture. Le paiement sera en FCFA.

Le paiement se fait sur présentation de rapport de distribution acceptée par CACH et de la facture.

  1. Arrangements contractuels

Avant l’émission du contrat, les clarifications se limiteront aux questions suivantes :

  • Clarifier le travail et les méthodes à utiliser ;
  • Clarifier la date de début et date de fin ;
  • Les frais et les prix unitaires ne font pas l’objet de négociations, car ils ont été pris en compte dans l’évaluation de la proposition. Merci de transmettre votre meilleur prix avec toute la réduction possible.

  1. Principe de conduite

Les soumissionnaires qui souhaitent travailler avec Caritas Suisse doivent respecter les principes suivants :

Éthique des affaires : Les soumissionnaires sont tenus de respecter le plus haut degré d’éthique commerciale lorsqu’ils travaillent avec Caritas Suisse

Transparence dans l’information : Les soumissionnaires ne doivent pas être impliqués dans des activités frauduleuses, déformer des renseignements ou des faits dans le but d’influencer le processus de sélection et d’attribution du contrat en sa faveur.

Concurrence loyale : Les soumissionnaires ne doivent pas être impliqués dans des pratiques corrompues, collusoires ou coercitives.

Si, à n’importe quel moment de la procédure d’enregistrement ou de passation de marchés, Caritas Suisse détermine que les soumissionnaires ne respectent pas les principes susmentionnés, la proposition sera rejetée comme non éligible.

  1. Critères d’exclusion, bonnes pratiques commerciales et éthiques

Toute personne impliquée dans une procédure d’appel d’offre doit avoir un comportement irréprochable sur le plan éthique.

Toute tentative des candidats d’obtenir des informations confidentielles, d’établir entre eux des accords illégitimes ou d’influencer le comité conduira au rejet de leur candidature.

  1. Respect des normes éthiques

Caritas Suisse doit s’assurer auprès de ses Prestataires ou fournisseurs de la non-exploitation du travail des enfants et du respect des droits sociaux fondamentaux et de la dignité des conditions de travail par les candidats mais également par les sous-traitants avec lesquels ces derniers travaillent.

Le 14 juillet 2023

Pour Caritas Suisse

Le Directeur Pays

Mishiki Mamboleo Mike

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