Termes de références pour la location des camionnettes pour le suivi des activités du PAMELOT sur le terrain dans les Provinces de Hadjer Lamis, Kanem, N’Djamena et Barh El Gazel
I. Contexte
Le Projet d’Amélioration des Moyens d’Existence à l’Ouest du Tchad (PAMELOT) mis en œuvre par la GIZ sur financement du Ministère fédéral allemand de la coopération économique et du développement (BMZ) a pour objectif principal l’amélioration des conditions d’une coexistence pacifique dans les communes sélectionnées des provinces de Hadjer-Lamis, Bahr-El-Gazel et Kanem.
Dans ce cadre, le projet souhaite conclure un accord cadre pour la location des camionnettes Pickup double cabine 4×4 climatisés et bien équipés avec un ou plusieurs prestataires ayant des solides expériences dans la conduite des camions dans les zones sablonneuses.
II. Objectif de la prestation
L’objectif général est de mettre à la disposition du projet des camionnettes en bon état pour transporter l’escorte assurant la sécurité du personnel lors de ses différentes missions dans les provinces de Bahr El Gazel, Hadjer Lamis, Kanem et de N’Djamena pour les suivis des activités pendant la période 2021-2022.
À cet effet, le besoin est subdivisé en trois (03) lots. Un soumissionnaire peut postuler pour tous les lots et peut gagner tous les lots. Les camionnettes proposées par province doivent être positionnées dans chaque province. La GIZ ne payera aucun frais supplémentaire si les camionnettes ne sont pas basées dans les 3 localités citées (N’Djamena, Mao et Moussoro).
III. Tâches à exécuter
Le prestataire devra mettre à la disposition du projet une camionnette pick-up en très bon état, climatisée, bien équipée et adaptée à la zone pouvant transporter trois (03) passagers de l’escorte, de manière ponctuelle selon la demande. La demande sera formulée au moins deux jours ouvrables à l’avance par écrit ou oralement par la personne habilitée.
Le prestataire devra assurer la sécurité du personnel et de leurs biens à bord de la camionnette. Au cours de cette prestation, il est strictement interdit au prestataire de transporter d’autres personnes à part les gendarmes de l’escorte et des biens sans l’autorisation expresse du Projet PAMELOT – GIZ
Les équipements de la camionnette exigés en plus de standard (2 pneus secours en bon état, une caisse à outils, une caisse pharmacie de premier secours, extincteur), deux (02) pelles, une corde de traction, une réserve de 40 litres de carburant de secours, un bidon d’eau de 20 litres rempli et une paire de plaques de désensablement.
Informations supplémentaires :
- Mettre à disposition une ou plusieurs camionnettes selon la demande du projet, avec chauffeur expérimenté et connaissant les zones d’intervention (Hadjer-Lamis, Kanem, Barh El Gazel et N’Djamena). La prise en charge du chauffeur incombe au loueur ;
- Mettre à disposition le moyen nécessaire pour approvisionner les camionnettes en carburant pour une prévision de distance estimée à parcourir jusqu’à la fin de la mission ;
- Mettre à disposition les fonds nécessaires pour couvrir les besoins en péages ;
- Prendre en charge toute réparation ou entretien nécessaire au bon fonctionnement de la camionnette selon le calendrier défini ;
- En cas de panne grave d’une camionnette fournie, mettre à disposition une autre camionnette remplissant les critères énoncés dans un bref délai de 24h.
- Le présent accord cadre est soumis à l’enregistrement au domaine en application de la loi des Finances en vigueur au Tchad.
IV. Résultats attendus
- Mise à la disposition du Projet PAMELOT une camionnette en très bon état, équipée et adaptée à la zone ;
- Un conducteur (chauffeur-mécanicien) par camionnette expérimenté connaissant les zones pouvant orienter et aider les passagers à bord des camions ;
- Exécution de la mission sans grande difficulté, ni des pannes majeures des camions ;
- Les passagers et leurs biens sont en sécurité pendant toute la mission.
V. Activités/Approche méthodologique
La camionnette serait amenée à se déplacer essentiellement dans les provinces de Hadjer Lamis, Barh El Gazel, Kanem et N’Djamena. Les trajets seront réalisés selon un plan défini par le projet. Ces trajets sont à respecter autant que possible. Les changements des trajets seront notifiés par le projet au prestataire à tout moment. Le prestataire ne peut en aucun cas modifier le trajet sans informer et avoir l’accord au préalable du projet PAMELOT. Toute la mission sera supervisée par l’assistante administrative du PAMELOT, toutes informations lui seront communiquées par écrit ou oralement (téléphone).
VI. Durée de la mission
La durée de l’accord cadre est prévue pour un an, réparti comme suit dans le tableau ci-après :
A. Lot 1 : Offre pour un contrat de location d’un camion Pickup double cabine 4×4 climatisé et bien équipé à l’antenne de Moussoro.
| Zone | PROVINCE / Base de camionnette | NOMBRE DE CAMIONNETTE | Nombre de jours prévisionnel dans l’année | DISTANCE ESTIMEE (KM) | Details de mission |
| Kanem, Hadjer Lamis, Barh El Gazel et N’Djamena | Moussoro | 1 | 294 | 20 448 | Camion pour permettre au projet d’effectuer aisément le suivi des activités sur le terrain dans la zone du Kanem, Hadjer Lamis, Barh El Gazel et de N’Djamena |
B. Lot 2 : Offre pour un contrat de location d’un camion Pickup double cabine 4×4 climatisé et bien équipé à l’antenne de Mao.
| Zone | PROVINCE / Base de camionnette | NOMBRE DE CAMIONNETTE | Nombre de jours prévisionnel dans l’année | DISTANCE ESTIMEE (KM) | Details de mission |
| Kanem, Hadjer Lamis, Barh El Gazel et N’Djamena | Mao | 1 | 240 | 16 284 |
Camion pour permettre au projet d’effectuer aisément le suivi des activités sur le terrain dans la zone du Kanem, Hadjer Lamis, Barh El Gazel et de N’Djamena |
C. Lot 3 : Offre pour un contrat de location d’un camion Pickup double cabine 4×4 climatisé et bien équipé à l’antenne de N’Djamena
| Zone | PROVINCE / Base de camionnette | NOMBRE DE CAMIONNETTE | Nombre de jours prévisionnel dans l’année | DISTANCE ESTIMEE (KM) | Details de mission |
| Kanem, Hadjer Lamis, Barh El Gazel et N’Djamena | N’Djamena | 1 | 240 | 16 284 | Camion pour permettre au projet d’effectuer aisément le suivi des activités sur le terrain dans la zone du Kanem, Hadjer Lamis, Barh El Gazel et de N’Djamena |
NB : Le recours aux services du prestataire sera fait en fonction des besoins ponctuels du projet, c’est-à-dire que la GIZ peut demander juste une camionnette pour un jour. Les nombres des jours, de camionnette et kilométrages sont à titre indicatif. Ils peuvent varier selon les prestations réelles exécutées. Le contrat fixera le prix journalier de location des camionnettes. A Chaque fois que c’est nécessaire, il sera fait appel au service du prestataire et en fonction de la demande du projet, le prestataire peut mettre plus d’un (01) camion de même type (double cabine 4×4).
VII. Dossier à fournir et critère d’évaluation
a. Dossier à fournir
Pour soumettre, le prestataire devra fournir
1. Dossier administratif
Pièces éliminatoires : (la non-présence ou la non validité de l’une de ces pièces, conduit à l’élimination du soumissionnaire pour le reste de l’évaluation). Il s’agit de :
- Attestation d’exercice en cours de validité ;
- Extrait du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM)
- Patente de l’année en cours ;
- Certificat d’Identification fiscale (CIF) au nom de l’entreprise ;
- Carte du contribuable (carte fiscale) de l’année en cours au nom de l’entreprise ;
- Attestation de non faillite datant de moins de trois mois ;
- Plan de localisation et adresse complète signé et cacheté par la Direction Générale des impôts ;
- Attestation de domiciliation bancaire au nom de l’entreprise ;
Pièces complémentaires (fournies par la GIZ et doivent être remplies et signées pour permettre à la GIZ de traiter vos dossiers. Leur présence dans le dossier administratif constitue un atout en cas d’égalité). Toutefois aucun prestataire, fournisseurs ne sera attributaire d’un marché à la GIZ sans avoir adhéré à ces conditions.
Il s’agit de :
- Déclaration d’intégrité GIZ
- Conditions générales des contrats ;
- Fiche d’inscription dans la base de données GIZ dument remplie et signée par les nouveaux prestataires, fournisseurs n’ayant jamais été enregistrés à la GIZ ;
- Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel.
Après l’évaluation et avant l’attribution du marché, le soumissionnaire adjudicataire devra présenter les originaux de tous ces documents demandés. En outre, il devra présenter les documents suivants sous forme originale et en cours de validité :
- Attestation de mise à jour CNPS ;
- Quitus fiscal.
Les documents et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Dossier administratif»
2. Offre technique
- Les copies des pièces administratives de camionnette :
- Carte grise de la camionnette par lot;
- Fiche technique valide de la camionnette par lot ;
- Assurance valide de la camionnette par lot;
- Carte rose valide de la camionnette par lot;
- Dédouanement de la camionnette par lot.
- Le permis de conduire du conducteur, ce dernier doit être un chauffeur-mécanicien ayant un permis de conduire catégorie C minimum avec 3 ans d’expériences de conduites. Il doit comprendre et pouvoir communiquer en français.
Les pièces ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre technique : Accord cadre pour la location de camionnettes Pickup double cabine 4×4 climatisés et bien équipés du projet pour le suivi de ses activités sur le terrain dans les zones de Hadjer Lamis, Barh El Gazel, Kanem et N’Djamena ».
3. Offre financière
Elle comprendra :
- Une proposition financière détaillée en cohérence avec les éléments budgétaires requis dans le cadre de devis ;
- L’offre doit être présentée sur entête du soumissionnaire et doit être signée, datée et cachetée. Elle doit être présentée sous la forme du cadre de devis ci-dessous (annexe 1) ;
- Elle doit être présentée en français et en francs CFA (XAF). La GIZ est exonérée de toutes taxes, veuillez présenter votre offre en hors taxe.
- ANNEXE 1 (Cadre de devis)
Estimation de coût journalier par camion
a. Lot 1
| Zone | PROVINCE / Base de camion | NOMBRE DE CAMION | Nombre de jours prévisionnel dans l’année | Prix Unitaire | Montant |
| Kanem, Hadjer Lamis, Barh El Gazel et N’Djamena | N’Djamena | 1 | 294 |
b. Lot 2
| Zone | PROVINCE / Base de camion | NOMBRE DE CAMION | Nombre de jours prévisionnel dans l’année | Prix Unitaire | Montant |
| Kanem, Hadjer Lamis, Barh El Gazel et N’Djamena | N’Djamena | 1 | 240 |
c. Lot 3
| Zone | PROVINCE / Base de camion | NOMBRE DE CAMION | Nombre de jours prévisionnel dans l’année | Prix Unitaire | Montant |
| Kanem, Hadjer Lamis, Barh El Gazel et N’Djamena | N’Djamena | 1 | 240 |
NB : Tous les coûts liés aux voyages, y compris ceux du carburant et du conducteur sont aux comptes du prestataire et doivent être pris en compte dans la facturation par camionnette. La GIZ PAMELOT n’est pas responsable des réparations des pannes de camions, de vols … et mêmes des jours en extra s’ils ne sont pas autorisés par la GIZ au préalable par écrit.
La pièce et les informations ci-dessus citées doivent être présentées dans une enveloppe fermée intitulée « Offre financière : Accord cadre pour la location de camionnettes Pickup double cabine 4×4 climatisés et bien équipés du projet pour le suivi de ses activités sur le terrain dans les zones de Hadjer Lamis, Barh El Gazel, Kanem et N’Djamena ».
Le soumissionnaire doit indiquer sur l’offre en plus du PN : PN° 19.4060.1-001.00 « GIZ-PAMELOT » et du numéro de l’appel d’offre 83383931, les mentions obligatoires ci-dessous sur son offre :
- NIF GIZ : 6001557R
- Quantité des services et ou bien (Unité)
- Dénomination du service : Nature et caractéristiques du service.
- Prix unitaire Hors TVA
- Date d’émission de l’offre
- Numéro de l’offre
- Taux et montant de la TVA
- Total hors taxes et Montant TTC
- Nom et adresse du Soumissionnaire
- NIF du soumissionnaire
- Validité de l’offre.
b. Critères d’évaluation des offres :
Avant de procéder à l’évaluation détaillée des offres, la GIZ s’assurera que chaque offre remplit les critères de recevabilité, est dûment signée et est présentée dans la langue requise. La GIZ procèdera à l’évaluation de cet appel d’offres en 3 étapes :
- Évaluation des dossiers administratifs
Il sera procédé ici à la vérification de la présence et de la validité des pièces du dossier administratif. L’absence ou la non validité de l’une des pièces éliminatoires, entraine le rejet de l’offre.
Pour les pièces complémentaires, elles sont obligatoires pour le traitement des dossiers de chaque soumissionnaire. Leur présence dans le dossier administratif si elles sont déjà remplies et signées, constitue un atout en cas de compétence égale. Si elles n’existent pas, ou pas dument signés dans le dossier administratif, le soumissionnaire serait tenu de le faire dans tous les cas avant le passage à l’étape technique si le nombre minimal de cinq (5) dossiers complets n’a pas été atteint. Ainsi, les soumissionnaires se verront éliminés en cas d’atteinte du nombre minimal de dossier complets. A défaut, le cas échéant on procédera à l’inventaire des dossiers les plus complets parmi les moins complets en vue de compléter la liste au nombre minimal de cinq (5) et les inviter à les compléter dans un délai de 24h.
- Evaluation technique
Les éléments cités à composition de l’offre technique sont obligatoires et éliminatoires, les soumissionnaires doivent présentés les documents demandés par lot.
Grille d’évaluation technique par lot
| N° | Libellé | Appréciation (Oui/Non) |
| I |
| |
| II | Le permis de conduire du conducteur, ce dernier doit être un chauffeur-mécanicien ayant un permis de conduire catégorie C minimum avec 3 ans d’expériences de conduites. Il doit comprendre et pouvoir communiquer en français. | |
| Total | ||
NB : Toute offre technique d’un soumissionnaire n’ayant pas obtenu Oui en totalité à la première rubrique (I), le soumissionnaire ne passera admise à l’étape suivante.
- Evaluation financières
Les offres financières seront évaluées comme suit :
- Vérification de la conformité de l’offre financière ;
- Vérification de montant inscrit sur l’offre financière : S’il y a contradiction entre le montant de l’offre et le montant total obtenu par application de la quantité au prix unitaire, ce dernier prévaudra et le montant total sera corrigé.
A ce stade, le prestataire ayant proposé une offre financière plus économique sera déclaré adjudicataire du marché et en cas d’égalité des offres plus économique.
Toutefois, avant attribution du marché, le soumissionnaire adjudicataire devra présenter tous les originaux des dossiers administratifs dans les 72h.
En outre, le soumissionnaire devra présenter les documents suivants sous forme originale et en cours de validité :
- Attestation de mise à jour CNPS
- Quitus fiscal
NB : L’information sur la fin de la procédure sera communiquée par mail et affiche devant nos Bureaux. Seuls les soumissionnaires ayant d’adresse mail seront informés de la fin de la procédure. Pour ce faire, nous vous invitons à inscrire votre adresse mail fonctionnelle sur la liste de dépôt des offres.
Avant chaque mission, le prestataire devra mettre à la disposition du projet les documents de la camionnette cités dans l’offre technique, les copies des pièces d’identité du chauffeur et ses coordonnées.
VIII. Conditions de soumission
1. Droit de réserve
La GIZ se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute offre, d’annuler la procédure d’Appel d’Offres et de rejeter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché, sans encourir pour autant une responsabilité quelconque vis-à-vis des soumissionnaires concernés et sans être tenu d’informer les soumissionnaires affectés des raisons de sa décision.
2. Langue et monnaie
Les offres ainsi que toute correspondance échangée entre le soumissionnaire et la GIZ dans le cadre du présent appel d’offres seront rédigées en français.
Les propositions de prix seront libellées dans la monnaie locale du pays dans lequel le marché sera exécuté (en Francs CFA).
3. Conditions de recevabilité des offres
- Recevabilité des offres physiques
Le dossier administratif, l’offre technique et l’offre financière doivent être présentées séparément, chacune dans une enveloppe scellée, avec intitulée, « offre technique Lot … » et « offre financière lot … » ; toutes les trois enveloppes dans une grande enveloppe, portant la mention « Appel d’offres N° 83383931 : Location des camionnettes pour le suivi des activités du PAMELOT sur le terrain dans les Provinces de Hadjer Lamis, Kanem, Barh El Gazel et N’Djamena »
Les offres doivent être soumises au plus tard le 05/07/2021 à 15H30mn au Bureau de l’Antenne GIZ à N’Djaména au Tchad, rue 3258, porte 247 au quartier Klémat.
Tout dossier reçu après cette date et heure, ne sera pas examiné.
NB : cet appel d’offre est soumis aux conditions générales des contrats de la GIZ (voir annexe).
Pour toute demande de renseignements complémentaire, veuillez-vous adresser à l’adresse mail suivante : TD_Inquiry@giz.de ou envoyez une correspondance à l’adresse ci-dessus, l’objet de votre mail ou correspondance doit porter : « Appel d’offres N° 83383931 _Demande de renseignements_Appel d’offres :Accord cade pour la location des camions pour le suivi des activités du PAMELOT sur le terrain dans les Provinces de Hadjer Lamis, Kanem, N’Djamena et Bahr El Gazel ». La date limite de demande de clarification est au plus tard le 23.06.2021. Les réponses aux éventuelles questions de clarifications seront envoyées à tous les soumissionnaires au plus tard le 24.06.2021 à 16h00mn.
Fait à N’Djamena, le