Description :

L’AUF est l’une des plus importantes associations d’institutions d’enseignement supérieur et de recherche au monde. Regroupant 944 institutions universitaires utilisant la langue française dans 116 pays, sa mission est de promouvoir une francophonie universitaire dynamique et impliquée dans le développement des universités et des sociétés. Rejoindre l’AUF, c’est avoir l’opportunité de travailler dans un environnement engagé, dynamique et multiculturel.

Installée à Montréal depuis 1987, la Direction Régionale des Amériques (DRA) anime un réseau de 79 membres dans 12 pays : Argentine, Bolivie, Brésil, Canada, Chili, Colombie, Costa Rica, États-Unis, Guyane (France), Mexique, Pérou et Uruguay

Les projets inter-régionaux entre les établissements membres pilotés par la Direction régionale Amériques illustrent la volonté de ces derniers à développer la francophonie universitaire et traduisent l’importance du français comme langue d’enseignement, de recherche, de professionnalisation et de rayonnement de la culture dans un environnement plurilingue.

Principales responsabilités :

Secrétariat :

• Assurer le secrétariat et le soutien administratif de la Direction (gestion des calendriers, gestion des appels, gestion du courrier, organisation des réunions, appui à l’organisation des déplacements et des missions, etc.) ;
• Rédiger et/ou mettre en forme des documents, des comptes rendus et des notes administratives ;
• Assurer le classement physique et électronique des dossiers ;
• Mettre à jour, réviser et organiser la documentation à diffuser sur l’intranet ou à conserver dans l’espace de stockage de la Direction (guides, procédures, annuaires, organigrammes, etc.) ;
• Actualiser les données de suivi d’activité de la Direction (tableaux de bord, tableaux de résultats, etc.) en lien avec les différents responsables des projets .

• Prendre en charge des aspects logistiques (organisation des réunions, des déplacements et des missions de la direction, etc.)
• Veiller aux besoins en matériel et fournitures de bureau ;
• Assurer la gestion du matériel et des fournitures de bureau (inventaire, achat, besoin des employés, etc.) .

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DRA (accueil des visiteurs et des fournisseurs, réception et transfert des appels et courriers, etc.) ;
• Gérer la boîte électronique d’information de la DRA .

Participation à la communication  :

• Participer à la diffusion des articles sur les activités de la Direction sur tout outil de communication électronique et papier (communiqués de presse, brochures, documents institutionnels, bulletins d’information, comptes rendus, etc.) ;
• Participer aux liens avec les interlocuteurs internes ou/ et externes ;
• Participer à la circulation de l’information à l’interne et à l’externe .

Formation :

• DEP en secrétariat ou DEC en techniques de bureautique ou en administration

Expérience :

• Expérience minimum de deux (2) ans dans un poste similaire ;
• Expérience dans un contexte international, multi-sites et multiculturel constitue un atout .

Compétences essentielles :

• Connaissance des outils et techniques de secrétariat, bureautique et de classement papier et électronique des documents
• Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral ;
• Maîtrise de la Suite Office ;
• Faire preuve d’habiletés relationnelles, communicationnelles et ;
• Capacité à organiser des réunions ou évènements (location de salles, visioconférence, prise de notes, rédaction de PV, etc.)
• Capacité à rédiger et/ou mettre en forme des documents ;
• Capacité à assurer la gestion du temps (agenda, déplacement, réunion, réservation, etc.) ;
• Faire preuve d’attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle ;
• Capacité à hiérarchiser les priorités, planifier les activités multiples et respecter les délais en tenant compte des exigences de qualité .

Conditions :

• Lieu d’affectation : Montréal, Canada
• Durée d’affectation : CDD de 1 an (renouvelable)
• Statut du poste : Local
• Date de l’entrée en poste : Dès que possible
• Conditions particulières : Possibilité de déplacements ponctuels à l’étranger
• Rémunération : Selon la grille salariale de l’Agence applicable à Montréal

N.B. : Les candidats(es) qui n’ont pas la nationalité ou la résidence canadienne doivent répondre aux obligations en matière de visa et de permis de travail.

Veuillez noter que seules les personnes retenues dans le cadre de ce processus de recrutement seront contactées.