Recrutement d’un spécialiste de la gestion de l’information (gestion des archives et des dossiers), P3 – Addis Ababa, Ethiopia

Cadre organisationnel :

Créée en 1958 par le Conseil économique et social de l’ONU comme l’une de ses cinq commissions économiques régionales, la CEA a pour mandat d’appuyer le développement socioéconomique de ses États membres, d’encourager l’intégration régionale et de favoriser la coopération internationale pour le développement de l’Afrique. Regroupant 54 États membres et agissant à la fois en tant qu’organisme régional des Nations Unies et en tant que composante clef du paysage institutionnel africain, la CEA est bien placée pour contribuer de façon exceptionnelle à la résolution des problèmes de développement du continent. Son objectif stratégique s’articule autour de la conception d’idées et d’actions en faveur d’une Afrique renforcée, inclusive et transformée, dans le cadre du Programme de développement durable à l’horizon 2030 (Programme 2030) et de l’Agenda 2063 de l’Union africaine, grâce à ses trois fonctions essentielles qui sont d’être un organe de réflexion, d’organiser des réunions et de mener des opérations.

Le poste est à pourvoir dans le Groupe des archives et de la gestion des dossiers au sein de la Section des services de gestion du savoir de la Division des publications, des conférences et de la gestion du savoir. Le titulaire travaille sous la direction générale du Directeur de la Division des publications, des conférences et de la gestion du savoir et sous la supervision directe du Chef de la Section des services de gestion du savoir.

Responsabilités :

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire s’acquitte des fonctions ci-après :

• Finaliser une stratégie de gestion des archives et des documents administratifs pour les dossiers essentiels de la CEA qui prend en compte les documents passés, actuels et futurs, sous forme imprimée et électronique ;
• Offrir des services consultatifs aux divisions de la CEA au sujet des pratiques d’archivage, notamment de l’analyse des besoins et du processus opérationnels ; de l’organisation et de la maintenance des actifs informationnels de la CEA; de la préservation et du sort final des archives ; et des politiques et procédures de gestion de l’information, en mettant l’accent sur les applications technologiques ;
• Mener des recherches, des analyses et des évaluations concernant les nouvelles applications des technologies de l’information à la gestion des archives et des dossiers et formuler des recommandations quant à leur déploiement ;
• Participer aux projets d’amélioration de conservation des archives en contribuant aux études de faisabilité, à l’analyse des systèmes, à la conception, à l’élaboration et à la mise en œuvre de l’amélioration des applications de gestion des archives et des nouveaux systèmes, ainsi qu’à leur évaluation,et assurer le support aux utilisateurs ;
• Concevoir des systèmes détaillés et d’autres spécifications et normes dans la perspective de la conservation des archives et de la documentation à l’intention des utilisateurs des nouveaux système ;
• Élaborer du matériel pédagogique et des manuels d’utilisation ;
• Former les fonctionnaires à l’utilisation du système de conservation des archives ;
• Gérer les fonctions d’accès aux archives et leur sort final en appliquant le concept de cycle de vie aux actifs informationnels, y compris l’évaluation en collaboration avec les bureaux d’origine pour le transfert ou le stockage définitif de leurs archives ;
• Veiller à ce que les plans d’archivage, l’enregistrement et la dimension physique du transfert des archives respectent les normes établies ;
• Superviser la gestion de l’espace et les contrats commerciaux de stockage ;
• Superviser les fonctionnaires de la catégorie des services généraux pour la réalisation des tâches connexes¿ et effectuer l’évaluation des documents ;
• Comprendre, mettre à jour et appliquer les techniques et les stratégies de préservation des archives quel que soit le média. Veiller à ce que l’installation de stockage de la Section respecte les normes environnementales ;
• Gérer les activités de traitement des archives en supervisant l’application des normes relatives à la préservation, la bibliographie internationale, la description et les bases de données; élaborer des descriptions d’inventaires; préparer des notes relatives aux descriptions d’inventaire pour diffusion par voie électronique ;
• Et formuler des recommandations concernant la planification et la hiérarchisation des critères des programmes de préservation et de description ;
• Réaliser et superviser les activités de référence en informant les utilisateurs internes et externes de la conservation et de l’accessibilité des dossiers et en maintenant la communication avec d’autres réseaux de gestion de l’information et des spécialistes des documents et des archives; superviser les activités de récupération et de reproduction des fonctionnaires de la catégorie des services généraux ;
• Évaluer la pertinence des outils de gestion des archives et de référence existants. Appliquer des nouvelles technologies de gestion de l’information afin de garantir que les outils élaborés pour un accès efficace à l’information sont accessibles par le personnel de l’organisation ;
• Assurer le respect des normes d’accès et de déclassement, en communiquant avec les bureaux d’origine des documents ou les bureaux intéressés, pour l’accès aux documents classifiés et appliquer des règles d’accès et de déclassification  ;
• Participer à l’élaboration des stratégies de sensibilisation des clients et à leur application. Mener des programmes de sensibilisation et de formation des utilisateurs pour améliorer l’utilisation par les clients des ressources d’information informatiques ;
• Evaluer les besoins institutionnels pertinents pour rédiger des présentations adaptées au public cible ; créer du matériel publicitaire afin de faciliter les activités de proximité ;
• Lancer une stratégie pour un système de gestion des archives et des documents administratifs sans papier ;
• Contribuer à la planification de la continuité des opérations et à l’anticipation des risques à tous les niveaux de la CEA, en vue de la sauvegarde des archives de première importance ;
• Évaluer l’efficacité du programme aux moyens de sondage périodiques des systèmes d’information afin de vérifier leur conformité à la politique ;
• Participer à l’administration des programmes, notamment en aidant ou en supervisant le personnel contractuel et de la catégorie des services généraux, en établissant des contrats consultatifs ou institutionnels et leur mise en œuvre ultérieure, en élaborant le budget-programme, etc ;
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon que de besoin.

Compétences :

Professionnalisme :

• Connaissance de la gestion de l’information, de l’archivage, de la gestion des archives et du sort final des dossiers. Connaissance de la maintenance des données électroniques, notamment l’évaluation, la conservation et la gestion de la migration ;
• La préservation et le sort final des archives. Aptitude à mener des recherches et à formuler des recommandations sur les tendances de la gestion de l’information. Compétences de conceptualisation, d’analyse et d’évaluation et aptitude à mener des recherches et des analyses indépendantes, à identifier et évaluer les problèmes, à formuler des options et à rendre des conclusions et des recommandations. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ;
• Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ;
• Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ;
• Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ;
• Garder son calme dans les situations de crise. Prendre la responsabilité de tenir compte de la problématique hommes-femmes et d’assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans toutes les activités.

Aptitude à planifier et à organiser :

• Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ;
• Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires ; modifier les priorités en fonction des besoins ;
• Révoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ;
• Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ;
• Suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ;
• Tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Souci du client :

• Considérer tous ceux auxquels est assurée la prestation de services comme des «clients» et chercher à voir les choses de leur point de vue ;
• Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ;
• Discerner les besoins des clients et trouver les moyens d’y répondre ;
• Suivre l’évolution de la situation des clients, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de se tenir informé et de pouvoir devancer les problèmes ;
• Tenir les clients informés de l’avancement des projets ; tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Formation :

Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise ou du doctorat dans le domaine de l’archivage, des systèmes informatiques, des sciences sociales ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience professionnelle dans les domaines spécifiés pertinente peut être accepté en lieu et place du diplôme universitaire du niveau de la maîtrise.

Expérience professionnelle :

Au moins cinq ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en gestion des archives modernes, en conservation des archives, en bibliothèque, en gestion de l’information ou dans un domaine connexe. Une expérience professionnelle avérée de l’élaboration et de la mise en œuvre de stratégies de gestion des dossiers, notamment des directives, procédures et manuels y afférents, dans une organisation internationale est souhaitable. Seules les années d’expérience acquises après l’obtention du premier grade universitaire reconnu par l’ONU sont prises en compte.

Connaissances linguistiques :

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. La maîtrise (écrite et orale) de l’une des langues de travail du Secrétariat de l’ONU, l’anglais ou le français, est exigée. La connaissance de l’autre langue est souhaitable.

Méthode d’évaluation :

Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation et à un entretien axé sur les compétences 

Notice spéciale :

Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils sont censés changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.

Le Secrétariat de l’ONU est déterminé à atteindre la parité des sexes dans son personnel. Les candidates sont vivement encouragées à postuler.

Des antécédents impeccables du point de vue de l’intégrité et du respect des règles déontologiques sont indispensables.

Pour ce poste, les personnes originaires des États Membres suivants, qui sont non représentés ou sous-représentés au Secrétariat de l’ONU au 30 novembre 2018, sont vivement encouragés à faire acte de candidature : Afghanistan, Andorre, Angola, Antigua-et-Barbuda, Arabie saoudite, Bahreïn, Bélarus, Belize, Brésil, Brunéi Darussalam, Cabo Verde, Cambodge, Chine, Chypre, Comores, Dominique, Émirats arabes unis, États fédérés de Micronésie, États-Unis d’Amérique, Fédération de Russie, Gabon, Grenade, Guinée équatoriale, Guinée-Bissau, Îles Marshall, Îles Salomon, Indonésie, Japon, Kiribati, Koweït, Lesotho, Libéria, Libye, Liechtenstein, Luxembourg, Monaco, Monténégro, Mozambique, Nauru, Norvège, Oman, Palaos, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Qatar, République arabe syrienne, République bolivarienne du Venezuela, République centrafricaine, République de Corée, République démocratique populaire lao, République islamique d’Iran, République populaire démocratique de Corée, Saint-Vincent-et les Grenadines, Sainte-Lucie, Sao Tomé-et-Principe, Soudan du Sud, Suriname, Thaïlande, Timor-Leste, Turkménistan, Tuvalu, Vanuatu.

Charte des Nations Unies :

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l’ONU s’il s’est rendu coupable de violation du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire, d’exploitation sexuelle, d’atteinte sexuelle ou d’infraction autre qu’une infraction mineure au code de la route, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation, etc.), et elle ne demande aucune information bancaire.