Recrutement d’un spécialiste d’administration, P3 – Addis Ababa, Ethiopia

Cadre organisationnel :

Créée en 1958 par le Conseil économique et social de l’ONU comme l’une de ses cinq commissions économiques régionales, la CEA a pour mandat d’appuyer le développement socioéconomique de ses États membres, d’encourager l’intégration régionale et de favoriser la coopération internationale pour le développement de l’Afrique. Regroupant 54 États membres et agissant à la fois en tant qu’organisme régional des Nations Unies et en tant que composante clé du paysage institutionnel africain, la CEA est bien placée pour contribuer de façon exceptionnelle à la résolution des problèmes de développement du continent. Son objectif stratégique s’articule autour de la conception d’idées et d’actions en faveur d’une Afrique renforcée, inclusive et transformée, dans le cadre du Programme de développement durable à l’horizon 2030 et de l’Agenda 2063 de l’Union africaine, grâce à ses trois fonctions essentielles qui sont d’être un organe de réflexion, d’organiser des réunions et de mener des opérations.

Ce poste est à pourvoir à la Division de l’administration de la Commission économique pour l’Afrique à Addis-Abeba (Éthiopie). Il relève de différents domaines de spécialité : finances, gestion des ressources humaines, planification, suivi, programmation et établissement du budget, coordination et mise en œuvre, suivi et évaluation de la continuité des activités. Le/la responsable administratif rend compte directement au Directeur de la Division de l’administration. Pour de plus amples renseignements sur la CEA, veuillez consulter notre site web à l’adresse suivante : www.uneca.org.

Responsabilités :

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le/la responsable administratif fer office d’assistant spécial du Directeur de la Division de l’administration et s’acquittera des fonctions types ci-après :

• Revoir le mandat de la CEA en vue de simplifier les processus tout en fournissant l’appui administratif nécessaire au Directeur de la Division ;
• Appuyer le Directeur de la Division dans la gestion du service et le traitement de toutes les questions qui sont du ressort de la Division, notamment les questions relatives à l’administration et les rapports entre personnel et direction ;
• Élaborer des documents de travail, des notes pour le dossier, des exposés par Power Point, des notes d’information et des points à discuter lors des réunions auxquelles le directeur doit assister, veiller à la qualité des documents que le Directeur de la Division est appelé à établir et faire en sorte qu’ils soient rédigés en temps voulu. S’assurer que les fonctionnaires concernés par ces réunions en soient informés et soient invités à y assister ;
• Coordonner la préparation et l’exécution du programme de travail et du budget en veillant à ce qu’ils correspondent aux priorités de travail et aux objectifs, compte tenu de la nécessité d’utiliser les ressources le plus efficacement possible ;
• Conduire et coordonner les activités quotidiennes du Directeur de la Division de l’administration en assurant la liaison avec l’ensemble des clients du Bureau de ce dernier ;
• Aider le Directeur de l’administration dans le cadre de l’élaboration et de la mise en œuvre de plans opérationnels et de procédures opérationnelles normalisées ;
• Faire office d’interlocuteur en ce qui concerne les questions d’audit interne ou externe pour le Bureau des services de contrôle interne et le Comité des commissaires aux comptes, et coordonner les demandes venant du Corps commun d’inspection, de la Commission de la fonction publique internationale, du Bureau de la déontologie, de l’équipe de gestion des opérations du système des Nations Unies en Éthiopie et d’autres entités des Nations Unies ;
• Coordonner les activités de l’Organisation en matière de continuité des opérations ;
• Suivre et contrôler les allocations budgétaires de la Division par le biais d’examens réguliers ; rédiger les documents périodiques et ponctuels ; établir des rapports et des données de suivi de qualité. Recenser les écarts opérés par rapport aux plans et proposer des mesures correctives ;
• Diriger l’élaboration et l’exécution du programme de travail de la Division, en veillant à ce que les ressources financières servent à exécuter les activités conformément au budget-programme et aux crédits alloués ;
• Entretenir des contacts étroits avec les autres divisions de la CEA et appeler l’attention du Directeur de la Division sur les questions où son intervention personnelle est requise, aider à formuler des options pour ce qui est des mesures à prendre concernant ces questions et en assurer le suivi selon les instructions reçues ;
• Assurer le suivi des directives données par le Directeur de la Division, notamment en assurant la diffusion des informations pertinentes auprès des chefs de section de la Division de l’administration, de l’équipe dirigeante et des autres fonctionnaires concernés de la CEA ;
• Veiller à ce que le flux des communications internes et externes soit maintenu grâce à l’utilisation de moyens électroniques appropriés. Encadrer et diriger sur un plan technique les fonctionnaires de la Division ;
• S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées ;
• Superviser les activités d’appels d’offres, de facturation et de perception des recettes pour divers services, le programme opérationnel pour les voyages, le suivi des marchés et l’évaluation des contrats/règlements des fournisseurs et des entreprises pour l’achat de services ;
• Faire le point des besoins en locaux au niveau du département ;
• Superviser la définition des besoins en bureautique et pour l’entretien du matériel, des logiciels et des systèmes, en coordonnant les améliorations à apporter selon qu’il convient ;
• S’acquitter d’autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Compétences :

Professionnalisme :

Connaissance des politiques et des procédures régissant l’administration, le budget, les finances et les ressources humaines. Aptitude à appliquer les diverses règles et dispositions administratives de l’ONU en fonction des situations professionnelles. Compétences en matière d’analyse conceptuelle et d’évaluation, et aptitude à effectuer de manière indépendante des travaux de recherche et d’analyse. Aptitude à cerner les problèmes, à formuler des opinions, à tirer des conclusions et à faire des recommandations. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ; persévérer face aux obstacles et aux difficultés ; garder son calme dans les situations de crise. Volonté d’atteindre l’objectif de l’égalité des sexes en veillant à ce que les femmes et les hommes participent pleinement et sur un pied d’égalité à toutes les activités.

Aptitude à la communication :

S’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit ; écouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient ; poser les questions voulues afin d’obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue ; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse ; partager l’information avec tous ceux qu’elle intéresse et tenir chacun au courant.

Aptitude à planifier et à organiser :

Aptitude à définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; aptitude à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; aptitude à modifier les priorités en fonction des besoins; aptitude à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien ; aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification ; aptitude à suivre l’exécution des plans et les modifier s’il y a lieu ; aptitude à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Sens des responsabilités :

Assumer toutes ses responsabilités et honorer ses engagements ; livrer les produits dont on a la responsabilité dans les délais et au coût prévus, en se tenant aux coûts et aux normes de qualité ; se conformer aux règles et aux procédures de l’Organisation ; soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées ; prendre personnellement la responsabilité de ses propres erreurs et, le cas échéant, de celles de son service.

Suivi du comportement professionnel :

Aptitude à déléguer les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés ; aptitude à veiller à ce que les rôles, les responsabilités et les rapports hiérarchiques soient clairs pour tous ; aptitude à estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences ; aptitude à suivre l’avancement du travail au regard des échéances ; aptitude à s’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, à leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires ; aptitude à encourager le risque et à soutenir la créativité et l’initiative ; aptitude à appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs ; aptitude à faire preuve de justice dans la notation.

Formation :

Diplôme universitaire du niveau du Master ou du Doctorat dans le domaine de la gestion des entreprises ou de l’administration publique, des finances, de la comptabilité, du droit ou dans un domaine apparenté. À défaut, un diplôme de premier cycle assorti de deux années d’expérience pertinente pourra être accepté.

Expérience professionnelle :

Au moins cinq ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine de l’administration, des finances, de la comptabilité, de la gestion des ressources humaines et du changement est un avantage. Expérience dans le domaine de la budgétisation et de la gestion financière est un avantage. Expérience dans l’utilisation des systèmes ERP basés sur SAP ou dans des modules financiers équivalents du système ERP est un avantage. Seules les années d’expérience acquises après l’obtention du premier grade universitaire reconnu par l’ONU sont prises en compte.

Connaissances linguistiques :

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU.. La maîtrise de l’ une des deux langues de travail du Secrétariat de l’ONU, l’anglais ou le français (parlé et écrit) est requise ; la connaissance de l’autre langue est souhaitable, celle d’une autre langue officielle de l’ONU est un atout.

Méthode d’évaluation :

Les candidats qualifiés pourront être invités à participer à une évaluation et à un entretien axé sur les compétences.

Notice spéciale :

Les fonctionnaires sont soumis à l’autorité du Secrétaire général, qui décide de leur affectation. Au fil de leur carrière, ils sont censés changer de fonctions périodiquement, conformément aux règles et procédures en vigueur.

Le Secrétariat de l’ONU est déterminé à obtenir la parité 50/50 dans son personnel. Les femmes sont fortement encouragées à faire acte de candidature.

Des antécédents impeccables du point de vue de l’intégrité et du respect des règles déontologiques sont indispensables.
Pour ce poste, les personnes originaires des États Membres suivants, qui sont non représentés ou sous-représentés au Secrétariat de l’ONU au 30 Novembre 2018, sont vivement encouragés à faire acte de candidature : Afghanistan, Andorre, Angola, Antigua-et-Barbuda, Arabie saoudite, Bahreïn, Bélarus, Belize, Brésil, Brunéi Darussalam, Cabo Verde, Cambodge, Chine, Chypre, Comores, Dominique, Émirats arabes unis, États fédérés de Micronésie, États-Unis d’Amérique, Fédération de Russie, Gabon, Grenade, Guinée équatoriale, Guinée-Bissau, Îles Marshall, Îles Salomon, Indonésie, Japon, Kiribati, Koweït, Lesotho, Libéria, Libye, Liechtenstein, Luxembourg, Monaco, Montenegro, Mozambique, Nauru, Norvège, Oman, Palaos, Papouasie-Nouvelle-Guinée, Qatar, République arabe syrienne, République bolivarienne du Venezuela, République centrafricaine, République de Corée, République démocratique populaire lao, République islamique d’Iran, République populaire démocratique de Corée, Saint-Vincent-et les Grenadines, Sainte-Lucie, Sao Tomé-et-Principe, Soudan du Sud, Suriname, Thaïlande, Timor-Leste, Turkménistan, Tuvalu, Vanuatu.

Charte des Nations Unies :

Aux termes du paragraphe 3 de l’Article 101 de la Charte des Nations Unies, la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. Aucun candidat ne sera pris en considération par l’ONU s’il s’est rendu coupable de violation du droit international des droits de l’homme ou du droit international humanitaire, d’exploitation sexuelle, d’atteinte sexuelle ou d’infraction autre qu’une infraction mineure au code de la route, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire que le candidat a été impliqué dans la commission de l’un de ces actes. L’expression « exploitation sexuelle » désigne le fait de profiter ou de tenter de profiter d’un état de vulnérabilité, d’un rapport de force inégal ou de rapports de confiance à des fins sexuelles, y compris mais non exclusivement en vue d’en tirer un avantage pécuniaire, social ou politique. L’expression « atteinte sexuelle » désigne toute intrusion physique à caractère sexuel commise par la force, sous la contrainte ou à la faveur d’un rapport inégal, ou la menace d’une telle intrusion.

Sera dûment prise en considération l’importance d’un recrutement effectué sur une base géographique aussi large que possible. Aucune restriction ne sera imposée par l’Organisation à l’accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à respecter scrupuleusement toutes les instructions disponibles sur la plateforme de recrutement en ligne Inspira. Pour des informations plus détaillées, ils ou elles peuvent consulter le manuel d’instructions pour le candidat, en cliquant sur le lien hypertexte « Manuels » sur le côté supérieur droit de la page d’accueil de leur compte Inspira.

Les candidatures feront l’objet d’une évaluation et d’un examen préalables sur la base des informations soumises conformément aux critères d’évaluation de l’avis de vacance de poste et aux dispositions législatives internes applicables de l’Organisation des Nations Unies, notamment la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, le Statut et le Règlement du personnel, les textes administratives et les directives. Les candidats doivent fournir des informations exhaustives et précises conformément aux instructions fournies sur la plateforme Inspira. Une fois la candidature envoyée, aucune modification, suppression ou révision, ni aucun ajout ou changement ne pourra être fait. Il sera procédé à une vérification des références des candidats faisant l’objet d’une attention particulière pour s’assurer de l’exactitude des renseignements qu’ils ont fournis dans leur candidature.

Les avis de vacance de postes publiés sur le Portail des carrières sont retirés à 11:59 p.m. (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien, formation, etc.), et elle ne demande aucune information bancaire.