La Fondation Pierre Fabre recherche un(e) assistant(e) administratif(ve), Lavaur, France

À propos de la Fondation Pierre Fabre :

De manière désintéressée, indépendante et dans un but strictement humanitaire, la Fondation Pierre Fabre, reconnue d’utilité publique depuis 1999, œuvre pour permettre aux populations des pays les plus pauvres et de pays émergents, ainsi qu’à celles confrontées à des crises graves d’origine politique, économique ou naturelle, d’accéder en qualité et en volume à des soins et notamment aux médicaments essentiels.

La Fondation soutient 43 projets dans 25 pays autour de cinq thématiques d’interventions :

• Lutte contre la drépanocytose
• Accès aux soins pour les populations vulnérables
• Dermatologie
• E-santé
• Formation des professionnels du médicament

Contexte :

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve). Le poste est en lien étroit avec le Directeur juridique et la Responsable RH. Vous apportez un support administratif aux équipes du siège en France et, selon les sujets, aux équipes à l’international.

Le poste est basé à Lavaur. Il est à pourvoir dès que possible, dans le cadre d’un CDD de 8 mois.

Vos principales missions :

Missions RH (en lien avec la Responsable RH) :

Recrutement, intégration et formation :

• Diffuser les offres, organiser les entretiens et assurer le suivi administratif des candidatures
• Assurer le suivi administratif des stagiaires et alternants, en lien avec les établissements d’enseignement,
• Préparer administrativement l’arrivée des nouveaux collaborateurs,
• Organiser la logistique des formations : inscriptions, convocations, suivi des paiements aux organismes,
• Mettre à jour l’organigramme chaque mois.

Administration du personnel :

• Gérer les entrées et sorties : dossiers du personnel, registre unique du personnel, déclarations obligatoires, attestations, suivi du matériel remis aux collaborateurs,
• Préparer les contrats de travail et avenants à partir des modèles existants, organiser les visites médicales et assurer la gestion de la protection sociale (titres-restaurant, mutuelle, prévoyance) pour les collaborateurs siège et terrain.

Temps de travail et paie :

• Suivre les absences, congés et temps de travail dans le logiciel SIRH Silae,
• Transmettre chaque mois les éléments variables de paie au cabinet de paie externe et apporter un appui à la paie de deux collaborateurs basés au Togo, en lien avec la comptabilité.

Missions juridiques et administratives (en lien avec le Directeur juridique) :

• Préparer les conventions et contrats pour signature (DocuSign), coordonner les envois et suivre les dossiers,
• Organiser les réunions juridiques, préparer les supports, gérer l’agenda du Directeur juridique et suivre les échéances,
• Assurer l’archivage physique et numérique (SharePoint) et l’administration des espaces collaboratifs.