Le Centre International CEFOREP SARL organise une formation en Gestion et Maîtrise du Cycle Budgétaire dans les Organisations Non Gouvernementales (ONG), N’Djamena, Tchad

TERMES DE REFERENCE DE FORMATION :

Module : Gestion et Maîtrise du Cycle Budgétaire dans les Organisations Non Gouvernementales (ONG)

• Organisateur : CEFOREP SARL
• Date : Du 19 au 24 Août 2026 (6 jours)
• Horaire : 10h00 – 12h00
• Lieu : Salles de formation du CEFOREP (BABA MOUSTAPHA), N’Djamena, Tchad
• Coût de participation : 60 000 FCFA par participant
• Contact d’inscription : (+235) 66 59 10 28 / 97 41 97 19

1. Contexte et Justification

Dans le secteur humanitaire et du développement au Tchad, la viabilité financière et la crédibilité des Organisations Non Gouvernementales (ONG) reposent essentiellement sur leur capacité à concevoir, exécuter et clôturer des budgets conformes aux exigences des bailleurs de fonds internationaux (Union Européenne, agences des Nations Unies, USAID, Coopération Suisse, etc.).

Le budget d’un projet de développement ne constitue pas un simple document comptable, mais la traduction financière directe de la stratégie opérationnelle. Cependant, de nombreux responsables de programmes, chargés de suivi-évaluation et gestionnaires financiers font face à des défis récurrents : surestimation ou sous-estimation des coûts indirects/structurels, faible maîtrise de la ventilation des coûts partagés (Cost Allocation Plan), difficultés de suivi budgétaire en cours d’exécution, apparitions d’écarts non justifiés et rejets de dépenses lors des audits financiers.

Ces lacunes entraînent fréquemment des risques d’éligibilité des coûts, des pertes financières pour l’organisation et parfois le non-renouvellement des conventions de financement. Pour répondre à cet enjeu majeur de performance, le CEFOREP SARL propose cette formation intensive de 12 heures afin de doter les acteurs humanitaires et associatifs des compétences clés pour piloter avec rigueur l’ensemble du cycle budgétaire.

2. Objectifs de la session

Objectif global

L’objectif général est de renforcer les capacités théoriques, méthodologiques et pratiques des participants dans la conception, le pilotage, le contrôle et le reporting du cycle budgétaire d’une ONG conformément aux normes comptables et aux exigences des bailleurs.

Objectifs spécifiques et résultats attendus

3. Approche Méthodologique et Andragogique

La démarche pédagogique privilégie une posture axée sur la résolution de cas réels d’ONG locales et internationales intervenant au Tchad. Elle s’articule autour de trois axes pratiques :

Phase 1 : Ingénierie budgétaire et coût de projet

Méthodologie de conversion d’un Cadre Logique et d’un chronogramme d’activités en lignes budgétaires. Structuration des coûts directs (activités, personnel dédié) et des coûts indirects (frais de fonctionnement, logistique, charges fixes).

Phase 2 : Outils de pilotage et contrôle de gestion

Pratique intensive sur Excel pour l’élaboration du tableau de suivi budgétaire (BVA). Exercices d’analyse des écarts (surconsommation/sous-consommation), calcul des taux d’absorption et mesures correctives.

Phase 3 : Reporting financier et conformité bailleurs

Exercices de simulation d’audits financiers, gestion des taux de change multi-devises, techniques de réallocation budgétaire et formalisation des rapports financiers intermédiaires et finaux.

4. Programme détaillé de la session (19 au 24 Août 2026 – 12H / 6 Jours)

Jour 1 : Fondamentaux de la gestion budgétaire dans le secteur non lucratif (19 Août – 10h à 12h)

• Principes fondamentaux de la comptabilité et de la gestion financière des ONG.
• Typologie des financements (subventions, fonds propres, contributions en nature).
• Le rôle stratégique du budget comme outil d’alignement avec les objectifs opérationnels.

Jour 2 : Conception et élaboration du budget de projet (20 Août – 10h à 12h)

• Articulation entre le Cadre Logique, le WBS (Work Breakdown Structure) et la grille budgétaire.
• Quantification des ressources : frais de personnel, équipements, voyages et activités terrain.
• Prise en compte de l’inflation, des risques et de la variabilité des taux de change.

Jour 3 : Prise en compte des charges indirectes et cofinancements (21 Août – 10h à 12h)

• Distinction claire entre coûts directs et coûts indirects (frais de siège, loyer, administration).
• Établissement d’un plan de répartition des coûts (Cost Allocation Policy) équitable et justifiable.
• Gestion des contraintes de cofinancement et valorisation des apports locaux.

Jour 4 : Suivi d’exécution budgétaire et matrice BVA (22 Août – 10h à 12h)

• Élaboration et mise à jour du tableau de Suivi Budgétaire (Budget vs Actual).
• Analyse systématique des écarts financiers (causes opérationnelles vs causes financières).
• Calcul et suivi des indicateurs de performance financière (taux de consommation, taux d’engagement).

Jour 5 : Réajustement, réallocation et négociation bailleurs (23 Août – 10h à 12h)

• Règles de souplesse budgétaire autorisées par les principaux bailleurs.
• Procédures de réallocation de lignes budgétaires sans avenant vs demandes d’amendements formels.
• Gestion de la trésorerie, prévisions de cash-flow et appels de fonds (Fund requests).

Jour 6 : Clôture financière, reporting et préparation aux audits (24 Août – 10h à 12h)

• Élaboration des rapports financiers de fin de projet et justification des pièces comptables.
• Erreurs critiques à éviter pour prévenir le rejet de dépenses éligibles.
• Évaluation finale des acquis, bilan de la session et remise des attestations du CIFOPMAPE.