Avis d’appel d’offres pour le recrutement d’un cabinet pour la Saisie informatique des pièces justificatives de dépenses et données comptables sur neuf (9) mois d’activité du Projet PROFISEM III, Tchad
RECRUTEMENT D’UN CABINET POUR LA SAISIE INFORMATIQUE DES DONNEES FINANCIERES ET COMPTABLES
| Date | 25 Juin 2026 |
| De | PROFISEM |
| Objet | Saisie informatique des pièces justificatives de dépenses et données comptables sur neuf (9) mois d’activité du Projet PROFISEM III |
| Lieu de l’activité | Bureau du Projet PROFISEM III, N’Djamena |
| Projet | succursale NIRAS |
| Mandataire | NIRAS SA |
| Références budgétaires | Partie 3 – établissement de la succursale NIRAS au Tchad (10425248-079) |
| Lieu d’exécution | Bureau du Projet PROFISEM III, N’Djamena (mise à disposition de locaux et d’archives) |
Contexte et justification
Le Projet d’Opérationnalisation de la Filière Semencière au Tchad (PROFISEM III), financé par la Coopération Suisse (DDC) et mis en œuvre par NIRAS et sa succursale au Tchad, exécutent depuis le début de l’année un programme d’activités intense en faveur de la Fédération Nationale des Organisations des Producteurs Semenciers (FENOPS) et de ses Fédérations Provinciales (FPPS).
La mise en œuvre de ces activités a généré un volume important de pièces justificatives de dépenses (factures, reçus, états de paiement, ordres de mission, fiches de présence, bons de commande, etc.) qui n’ont pas encore été intégralement saisies dans le système de gestion comptable du projet. Cette situation s’explique par le rythme soutenu des activités de terrain (foires semencières, ateliers, missions de supervision) qui a mobilisé en priorité l’équipe administrative et financière sur les tâches opérationnelles.
Afin de garantir la fiabilité du suivi budgétaire, de préparer les rapports financiers destinés à la DDC et de permettre les audits périodiques, la succursale de NIRAS au Tchad souhaite recruter un cabinet spécialisé pour procéder à la saisie informatique exhaustive des données financières et comptables couvrant une période de neuf (9) mois d’activité, dans un délai contraint de deux semaines.
2. Objectifs de la mission
2.1 Objectif général
Assurer la saisie informatique complète, exacte et organisée de l’ensemble des pièces justificatives de dépenses et données comptables du projet PROFISEM III relatives à une période de neuf (9) mois d’activité (du 01/09/2025 au 31/05/2026).
2.2 Objectifs spécifiques
- Recenser les pièces justificatives disponibles (factures, reçus, états de paie, ordres de mission, bons de carburant, contrats de prestation, etc.)
- Saisir l’ensemble des transactions dans le logiciel SAGE ;
- Classer et numéroter physiquement les pièces justificatives selon un système d’archivage normalisé et la codification comptable de NIRAS spécifique au projet (informations fournies en début de mission)
Résultats attendus
- 100 % des pièces justificatives disponibles pour la période de neuf (9) mois sont saisies dans le système comptable SAGE ;
- Les pièces justificatives physiques sont classées, numérotées et archivées de manière chronologique et par rubrique budgétaire ;
- Un rapport de fin de mission est produit, comprenant : le nombre total de pièces traitées ;
- Une séance de restitution est organisée avec l’équipe administrative et financière du projet à l’issue de la mission
Méthodologie et approche proposées
Le cabinet retenu devra proposer une méthodologie détaillée précisant notamment :
- L’organisation de l’équipe de saisie (nombre d’agents, répartition des tâches, supervision qualité)
- Le plan de travail journalier permettant de couvrir l’ensemble de la période sur deux semaines
- Les modalités de contrôle qualité et de double-vérification des saisies (taux d’erreur toléré)
- Le format de livraison des données et la compatibilité avec les outils du projet
- Les mesures de confidentialité et de sécurisation des données financières traitées
Le cabinet travaillera en étroite collaboration avec le Responsable Administratif et Financier (RAF) du projet PROFISEM III, qui mettra à disposition les pièces justificatives, les accès aux outils comptables existants et un point focal pour répondre aux questions durant la mission.
Chronogramme indicatif de la mission (2 semaines)
| Période | Étape | Activités |
| Jour 1 | Démarrage & cadrage | Réunion de démarrage avec le RAF ; remise des pièces justificatives ; présentation de l’outil comptable ; finalisation du plan de travail détaillé |
| Jours 2 – 4 | Tri et classement | Inventaire et tri chronologique des pièces par mois et par rubrique budgétaire ; identification des pièces manquantes ; numérotation préliminaire |
| Jours 5 – 9 | Saisie informatique | Saisie systématique des transactions dans l’outil comptable indiqué ; contrôle croisé entre pièces et saisies ; classement physique définitif des pièces |
| Jours 10 – 11 | Contrôle qualité | Vérification croisée des saisies (échantillonnage ≥ 20 %) ; correction des anomalies ; consolidation de la base de données |
| Jour 12 | Élaboration du rapport | Rédaction du rapport de fin de mission : statistiques de saisie, anomalies, recommandations |
| Jours 13 – 14 | Restitution & remise | Séance de restitution avec l’équipe PROFISEM III ; remise officielle des livrables (base de données, pièces classées, rapport) |
Profil requis du cabinet et de l’équipe
6.1 Conditions d’éligibilité du cabinet
- Cabinet ou bureau d’études légalement constitué au Tchad, disposant d’un registre de commerce (RCCM) et d’un numéro d’identification fiscale (NIF) valides
- Expérience d’au moins trois (3) ans dans la saisie de données comptables et/ou la gestion comptable
- Référence d’au moins deux (2) missions similaires réalisées au cours des trois dernières années
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel) et de logiciels comptables courants (Tom2Pro, SAGE)
6.2 Composition minimale de l’équipe proposée
| Poste | Effectif min. | Qualifications requises |
| Chef de mission / Superviseur | 1 | Diplôme en comptabilité, finance ou gestion (Bac+4 minimum) ; expérience confirmée en supervision de saisie comptable |
| Agents de saisie comptable | 2 | Diplôme en comptabilité ou gestion (Bac+3 minimum) ; bonne maîtrise d’Excel et des logiciels comptables |
Livrables attendus
| N° | Livrable | Échéance |
| 1 | Plan de travail détaillé validé | Jour 1 |
| 2 | Base de données / fichier consolidé dans le logiciels SAGE | Jour 14 |
| 3 | Pièces justificatives classées, numérotées et archivées | Jour 14 |
| 4 | Rapport de fin de mission (statistiques, recommandations) | Jour 14 |
| 5 | Compte-rendu de la séance de restitution | Jour 14 |
Composition du dossier de candidature
Les cabinets intéressés sont invités à soumettre un dossier comprenant :
Offre technique
- Lettre de manifestation d’intérêt adressée au Chef d’équipe du projet PROFISEM III
- Présentation du cabinet (statuts, RCCM, NIF, attestations de non-redevance fiscale)
- Références de missions similaires (attestations de bonne exécution ou contrats)
- CV des membres de l’équipe proposée (Chef de mission, agents de saisie, agent d’archivage)
- Note méthodologique détaillée et plan de travail journalier sur 2 semaines
Offre financière
- Proposition financière détaillée selon le modèle de budget indicatif (section 8), précisant le régime fiscal applicable
Les offres techniques et financières devront être présentées sous plis séparés et cachetés, et déposées au plus tard le Mardi 30 Juin à 17h 00 , à l’adresse suivante : Bureau du Projet PROFISEM 15 Rue de Goz Beida PB 1181 Quartier Mardjan Daffack , N’Djamena, Tchad, ou par voie électronique à l’adresse : PROFISEM@niras.com
Tél : 61 89 86 73
