Le Cabinet de Conseils CEFOREP organise une certification professionnelle en Gestion hybride des archives (physiques & numériques), N’Djamena, Tchad
TERMES DE REFERENCE
GESTION HYBRIDE DES ARCHIVES (PHYSIQUES & NUMERIQUES)
- CONTEXTE ET JUSTIFICATION
A l’heure de la dématérialisation galopante des procédures administratives, la mémoire institutionnelle des organisations tchadiennes est confrontée à un double défi : l’encombrement croissant des dépôts d’archives physiques et la fragilité des données numériques dispersées. L’archive ne doit plus être perçue comme un simple stockage de documents « morts », mais comme un actif stratégique, une preuve juridique et un outil d’aide à la décision. Au Tchad, le manque de politiques d’archivage cohérentes expose les entreprises et les administrations à des risques majeurs : perte de documents vitaux, lenteur dans la recherche d’information, et fragilité juridique lors de litiges ou d’audits.
Le Cabinet de Conseils CEFOREP a identifié l’urgence d’une transition maîtrisée vers l’archivage hybride. Cette mutation exige une rigueur scientifique pour garantir la « numérisation fidèle », processus qui permet de conférer à un document électronique la même valeur probante que son original papier. La gestion des archives physiques nécessite une maîtrise des normes de conservation (température, humidité, classement), tandis que l’archivage numérique impose une expertise en sécurité de l’information et en intégrité des métadonnées. Cette formation se justifie par la nécessité de transformer les services d’archives en véritables centres de ressources fluides, capables de garantir la pérennité du patrimoine documentaire tout en optimisant l’accès à l’information en temps réel.
- OBJECTIFS DE LA FORMATION
Objectif Global : Certifier les gestionnaires d’archives aux méthodes modernes de conservation physique et aux techniques de numérisation professionnelle pour assurer une gestion documentaire sécurisée et performante.
Objectifs Spécifiques :
Maîtriser le Cadre Normatif : S’approprier les normes internationales (ISO 15489, ISO 30301) et la réglementation nationale en matière d’archivage.
Piloter la Digitalisation : Maîtriser le cycle complet de la numérisation fidèle, du tri préalable à la signature électronique des documents.
Gérer les Archives Physiques : Organiser un plan de classement efficace et optimiser les conditions de conservation et de restauration.
Garantir la Sécurité de l’Information : Mettre en place des protocoles de protection des données sensibles et assurer l’intégrité des preuves numériques.
- METHODOLOGIE PEDAGOGIQUE
La méthodologie du Cabinet CEFOREP repose sur une Andragogie du Flux Documentaire. La formation est conçue comme un parcours pratique simulant le cycle de vie complet d’un document, de sa création à son élimination finale ou sa conservation historique. Les auditeurs sont placés dans des situations de réorganisation de centres d’archives en situation réelle de « chaos documentaire ».
L’approche narrative est soutenue par des ateliers de traitement de fonds d’archives hétérogènes. Les participants apprennent à élaborer un tableau de gestion (durées de conservation) et à manipuler des outils de numérisation de haute précision. Une attention particulière est portée à la Gestion Electronique des Documents (GED) : comment indexer intelligemment pour retrouver une information en moins de 30 secondes ? Les sessions incluent des démonstrations sur la sécurisation des fichiers et la gestion des droits d’accès. L’évaluation finale repose sur la conception d’une politique d’archivage complète pour une structure type, incluant un plan de classement physique et une stratégie de sauvegarde numérique, prouvant ainsi la capacité du candidat à sécuriser la mémoire de son institution.
- CONTENU MODULAIRE
Module 1 : Cadre normatif et conformité réglementaire : Législation tchadienne, normes ISO et droit de la preuve documentaire.
Module 2 : Digitalisation et processus de numérisation fidèle : Chaîne de numérisation, formats de conservation (PDF/A), et métadonnées.
Module 3 : Sécurité de l’information et intégrité des preuves : Cyber-risques liés aux archives, signature électronique et coffre-fort numérique.
Module 4 : Gestion physique et conservation préventive : Aménagement des locaux, techniques de classement et gestion des éliminations.
- MODALITES PRATIQUES
Format : Formation intensive de 6 jours.
Horaires : 16h00 – 18h00.
Lieu : Cabinet de Conseils CEFOREP Sarl (Baba Moustapha).
Contacts : (+235) 66 59 10 28 / 97 41 97 19.
