Wildlife Conservation Society (WCS)  recrute un(e) responsable administratif(ve), financier(ère) et des subventions – Opérations Mondiales, Kigali, Rwanda

Résumé du Poste

Le/la titulaire aura pour mission principale de superviser le budget, les subventions, les finances et l’administration des programmes mondiaux et transversaux de la Division Conservation Mondiale qui lui seront confiés, et d’apporter un appui direct aux Directeurs de Programmes dans la gestion des opérations.

Le poste s’exercera sous la direction du Vice-Président des Opérations Mondiales, en étroite coordination avec les Directeurs de Programmes et le personnel à travers le monde, ainsi qu’en liaison avec les départements Budget, Planification et Analyse Financière, Gestion et Conformité des Subventions, Ressources Mondiales, Juridique, RH, IT, Comptabilité, Paie et Achats de WCS, ainsi qu’avec les organisations partenaires.

Parmi les programmes susceptibles d’être assignés figurent notamment l’Unité de Gestion des Aires Protégées d’Afrique, le Programme Aviation de WCS et l’équipe WCS Europe.

Principales Responsabilités

Planification Budgétaire et Gestion Financière

• Piloter le processus annuel de budgétisation de WCS pour l’ensemble des programmes concernés.
• Gérer et maintenir les budgets des programmes, effectuer des mises à jour régulières, et assurer le suivi des fonds flexibles et des subventions affectées.
• Conduire des revues régulières des recettes et dépenses ; contribuer au rapprochement et au contrôle qualité des transactions financières.
• Vérifier la bonne imputation des recettes et aider le personnel des programmes dans l’allocation des dépenses.
• Produire des rapports et outils analytiques pour appuyer la prise de décision et la planification financière des Directeurs de Programmes.
• Élaborer des plans financiers à court et long terme.

Administration des Programmes

• Mettre en place et maintenir des systèmes et procédures administratifs efficaces pour assurer le bon fonctionnement des programmes.
• Assurer la coordination avec les ressources humaines, les achats, la gestion des contrats et la gestion de l’information.
• Examiner et approuver les demandes de paiement et les transactions par carte de crédit.
• Veiller à la conformité avec les politiques de WCS et assurer une veille sur leurs évolutions.
• Maintenir les archives documentaires et garantir l’accès à la mémoire institutionnelle.

Gestion des Subventions

• Examiner les accords de subvention et contrats ; travailler avec les départements concernés pour appuyer les négociations et la signature finale.
• Assurer la bonne configuration des nouvelles subventions dans le système comptable et mettre à jour la base de données centrale.
• Exercer les fonctions de responsable budgétaire et gestionnaire de subventions pour les grants mondiaux.
• Appuyer les programmes dans la compréhension des processus, systèmes, outils de gestion des subventions et exigences de conformité des donateurs.
• Définir les jalons, suivre les progrès et assurer la comptabilisation des recettes.
• Coordonner les réponses aux audits et les clôtures de subventions avec les Contrôleurs Régionaux.

Développement de Propositions

• Appuyer le processus de développement des propositions par l’élaboration et la révision des budgets de projets.
• Veiller à ce que les budgets couvrent l’ensemble des coûts et contribuent au renforcement des programmes.
• S’assurer que les budgets de propositions sont développés et révisés en conformité avec les politiques de WCS.

Rapportage des Subventions

• Suivre les calendriers de rapportage et travailler avec le personnel et les départements de soutien pour garantir des rapports financiers exacts et dans les délais.
• Préparer et soumettre les rapports financiers certifiés aux sources de financement (donateurs privés, fondations, entreprises, agences internationales et gouvernementales).
• Préparer les demandes de prolongation/modification de subventions selon les besoins.
• Préparer les demandes de paiement et veiller au traitement des décaissements conformément aux accords.

Gestion des Sous-subventions

• Aider le personnel des programmes à déterminer la modalité contractuelle appropriée en consultation avec l’équipe juridique.
• Conduire des évaluations des risques des partenaires et identifier les risques liés aux conditions des financements principaux.
• Rédiger les accords de sous-subvention, avenants et modèles de rapport.
• Superviser et suivre les sous-bénéficiaires : livrables, conformité, rapports financiers et certifications.
• Identifier les jalons et comptabiliser les dépenses dans le cadre de la comptabilité des sous-subventions.
• Assurer la conformité avec les exigences et processus de WCS.

Qualifications Requises

Formation

Expérience Professionnelle

Compétences et Aptitudes

• Éthique de travail opérationnelle et pragmatique ; capacité à travailler en équipe diversifiée.
• Orienté(e) solutions, avec de solides aptitudes en résolution de problèmes et en analyse.
• Maîtrise parfaite de l’anglais écrit et oral (obligatoire).
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, notamment en rédaction et édition.
• Rigueur et souci du détail ; engagement envers la qualité.
• Excellentes compétences organisationnelles : gestion des priorités, autonomie, initiative, multitâche et respect des délais.

Compétences Informatiques

• Maîtrise avancée de MS Excel et de la suite MS Office.
• Maîtrise d’un logiciel de comptabilité et de rapportage financier (SAP ou équivalent).
• Aisance dans un environnement international et dynamique, avec capacité à répondre rapidement aux besoins urgents et à travailler sur plusieurs fuseaux horaires.

Processus de Candidature

Les candidat(e)s intéressé(e)s et répondant aux qualifications requises sont invité(e)s à postuler via l’onglet candidature avant le 22 mai 2026. Les dossiers seront examinés au fur et à mesure de leur réception.

WCS est un employeur garantissant l’égalité des chances, engagé en faveur d’une main-d’œuvre diverse et d’un environnement de travail inclusif.

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