I – PRÉSENTATION

Sous l’autorité de la cheffe de cabinet du Recteur, le/la chargé.e de la logistique et de l’administration vient appuyer la gestion logistique et administrative des activités des services centraux de Paris (SCP). Il/elle assure une organisation optimale des SCP et un environnement de travail agréable.

II – PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion logistique

• Organiser la logistique des événements internes et externes (traiteur, disposition des salles, rangement, etc.)
• Gérer les interventions logistiques des SCP (demandes individuelles des collaborateur.trice.s en interne, suivi des travaux généraux des locaux, gestion des prestataires externes, réapprovisionnement, inventaire, etc.)
• Coordonner et planifier les besoins en matériel et fournitures de bureau : gérer les stocks, faire l’inventaire, assurer l’approvisionnement des espaces communs, etc.

Gestion administrative

• Assurer la réception physique et téléphonique (accueil des visiteurs, réception et transfert des appels, etc.)
• Gérer le courrier (entrant, sortant, fax et envoi prioritaire)
• Participer à l’élaboration, au contrôle et au suivi des lignes budgétaires
• Assurer un suivi auprès des fournisseurs et traiter les factures dans le logiciel comptable
• Veiller à offrir un environnement de travail sécuritaire à l’ensemble du personnel (suivi des formations secouriste, évacuation, disposition des bureaux, etc.)
• Assurer la gestion des accès, l’entretien et la sécurité des locaux

Gestion des missions

• Être l’interlocuteur.trice principal.e avec l’agence de voyage
• Procéder aux réservations de billets d’avion, de train, etc.
• Procéder aux inscriptions d’assurance dans le cadre des déplacements professionnels des employé.e.s
• Activer les forfaits téléphoniques, le cas échéant
• Toute autre activité ou projet en lien avec le poste

III – QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

Formation

• Diplôme d’études collégiales en gestion logistique, en événementiel ou administration

Expérience

• Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire
• Expérience dans un contexte international, multisites et multiculturel, un atout

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
• Maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Grande capacité à établir les priorités, à planifier les activités multiples et à respecter les délais
• Faire preuve de méthode et de rigueur
• Savoir évoluer dans un environnement international, diplomatique et multiculturel, tout en faisant preuve de discrétion et d’un excellent service à la clientèle
• Être en mesure de travailler avec des équipes à distance
• Des déplacements ponctuels peuvent être nécessaires ; véhicule et permis de conduire, un atout

IV – CONDITIONS 

• Lieu de travail : Paris, France
• Type de contrat : Contrat à durée indéterminée
• Date de l’entrée en poste : dès que possible

N.B. Les candidat(es) qui n’ont pas la nationalité ou la résidence française doivent détenir un permis de travail valide.