Winrock International recrute pour le poste de Grants and Subcontract Manager, Abidjan, Cote d’Ivoire
DESCRIPTION DU POSTE
POSITION TITLE: Grants and Subcontract Manager
LOCATION: Abidjan, Cote d’Ivoire,
GROUP: Agriculture, Resilience and Water
LINE MANAGER: Regional Operations Director
RÉSUMÉ DU PROGRAMME :
Le programme d’Autonomisation Économique des Femmes par la Transformation des Cashews (WEECAP) est une initiative quinquennale, financée par la Fondation Mastercard, opérant en Côte d’Ivoire, en Guinée-Bissau et au Sénégal. WEECAP transforme le secteur du cajou en Afrique de l’Ouest en alignant inclusion et compétitivité pour répondre à la demande mondiale, attirer des investissements et ouvrir des opportunités économiques pour les jeunes femmes et hommes. WEECAP s’attaque aux goulets d’étranglement du secteur en connectant fournisseurs et acheteurs stratégiques, en structurant des chaînes de valeur résilientes et en mobilisant des solutions financières ciblées. En parallèle, nous renforçons la capacité des entreprises émergentes, contribuons à l’élaboration de cadres politiques solides et obtenons des résultats concrets par une approche pratique et orientée marché.
Notre ambition : faire du secteur du cajou un moteur régional de compétitivité, de valeur ajoutée et d’inclusion.
- Créer 330 000 emplois pour les jeunes femmes et hommes grâce à des chaînes de valeur dynamiques et la croissance des entreprises
- Mobiliser 150 millions de dollars d’investissements nouveaux via des solutions financières innovantes et des partenariats privés
WEECAP agit comme un catalyseur — en alignant les chaînes d’approvisionnement, en développant des modèles commerciaux prometteurs, en déployant des capitaux adaptés aux cycles économiques réels, et en soutenant des réformes politiques qui stimulent la croissance du secteur. L’inclusion n’est pas une option, mais un levier de performance et de succès sur le marché. Notre objectif est de bâtir une industrie moderne, compétitive et inclusive où les femmes et les jeunes jouent un rôle économique à part entière.
RÉSUMÉ DU POSTE :
Le/la Responsable des Subventions et des Sous-contrats servira de principal point de liaison avec les bénéficiaires, sous-traitants et candidats du programme WEECAP en Côte d’Ivoire, en Guinée-Bissau et au Sénégal. Ce poste sera chargé de superviser l’ensemble du cycle de gestion des subventions et des sous-contrats, y compris la sollicitation, l’approvisionnement, la négociation, la mise en œuvre et la clôture, tout en veillant au respect des politiques de Winrock International et de la Fondation Mastercard. Ce poste appuiera également le renforcement des capacités organisationnelles des bénéficiaires et partenaires sous-traitants, en consolidant les systèmes nécessaires pour atteindre les résultats. Le/la titulaire collaborera étroitement avec les responsables techniques de WEECAP, l’équipe de Suivi, Évaluation et Apprentissage (MEL), ainsi qu’avec le personnel du siège de Winrock afin de garantir que tous les accords soient conformes aux exigences des bailleurs, aux objectifs programmatiques et aux impacts systémiques recherchés.
RESPONSABILITÉS ESSENTIELLES :
Gestion des sous-subventions
- Maintenir des dossiers programmatiques et financiers complets pour toutes les sous-subventions, assurant une piste d’audit rigoureuse.
- Assurer la conformité tout au long du cycle de vie des sous-attributions : de la sollicitation et la diligence raisonnable à l’attribution, la mise en œuvre et la clôture.
- Former et informer les sous-bénéficiaires sur les exigences de transfert et de conformité requises par le donateur.
- Suivre et garantir que les sous-bénéficiaires respectent scrupuleusement les conditions de leurs subventions et soumettent tous les livrables requis dans les délais.
- Établir et gérer les plans de suivi des sous-subventions, coordonner et garantir des décaissements financiers ponctuels.
- Assurer le respect des politiques de gestion financière des sous-subventions.
- Suivre de près toutes les dépenses liées aux sous-subventions et fournir des mises à jour régulières sur leur statut.
- Examiner et valider les rapports financiers et narratifs, s’assurant de leur correspondance exacte avec la période de rapport.
- Collaborer avec les équipes de projet et financières pour harmoniser le flux de processus des factures, des paiements et des jalons.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des Awards Winrock pour l’émission de nouvelles sous-récompenses et leurs modifications.
- S’aligner avec les équipes Awards, Finances et Achats pour sélectionner l’instrument contractuel le plus approprié pour chaque type de partenariat.
Planification et mise en œuvre des sous-subventions
- Gérer le cycle complet des sous-contrats : planification, conception, attribution, mise en œuvre et clôture.
- Aligner le programme de sous-subventions avec les objectifs globaux du projet et mener la sélection des sous-bénéficiaires (processus d’évaluation par comité).
- Effectuer les vérifications préalables (due diligence) et obtenir toutes les approbations de conformité internes/externes.
- Examiner et négocier les propositions techniques et financières (avec l’équipe Awards), y compris les budgets annuels.
- Préparer les accords de sous-subvention et avenants, en détaillant les termes, responsabilités et en intégrant les exigences de suivi liées aux faiblesses initiales.
- Organiser les réunions de lancement pour informer les sous-bénéficiaires des politiques et procédures.
- Assurer la gestion post-attribution conformément aux réglementations applicables.
- Surveiller les jalons et les paiements (avec les équipes Finance/Technique) pour garantir des décaissements et livrables ponctuels.
- Maintenir les échéanciers et les informations détaillées de toutes les activités de sous-subvention.
- Générer des rapports d’état (prévisions de paiement, audit, clôtures, etc.) pour les rapports mensuels et trimestriels.
Conformité:
- Fournit une formation, des conseils et des orientations au personnel du projet sur la planification, la mise en œuvre et la conformité des politiques, procédures et instructions de sous-attribution et de sous-attribution, en particulier leur rôle dans le processus.
- Examiner les sous-subventions pour s’assurer qu’elles sont complètes et adaptées au plan de travail.
- S’assure que toute la documentation requise est stockée dans les systèmes requis.
- Suivre les étapes clés des sous-subventions et des demandes de paiement conformément aux accords de sous-subventions afin d’en garantir la conformité. Fournir des mises à jour régulières sur les étapes clés aux parties prenantes internes, comme l’équipe des subventions.
- Forme et applique les politiques et procédures pour prévenir les irrégularités, intentionnelles et non intentionnelles.
- Dirige un audit annuel des dossiers de sous-subventions et de sous-subventions.
Formation et gestion des processus :
- Fournir un encadrement et une formation continus à l’équipe technique du projet sur les politiques, procédures, et la conformité des sous-subventions.
- Assurer le respect strict des politiques, procédures et pratiques de gestion des sous-subventions par toutes les équipes.
- Collaborer étroitement avec les équipes Finance et Administration pour développer des modèles et documents clairs afin de déterminer les instruments de partenariat appropriés.
- Assurer le contrôle de la qualité et la validation de toute la documentation clé provenant des services techniques, annexes et financiers.
- Examiner et conseiller les équipes sur les nouveaux contrats, sous-attributions et accords de coopération, en résumant les conditions générales des donateurs pour garantir la conformité.
- Gérer le cycle de vie de l’accord : Élaborer et réviser les sous-accords, préparer ou examiner toutes les demandes d’approbation et de modifications des donateurs (extensions, changements de personnel/portée, réalignements budgétaires).
- Superviser et documenter la clôture : S’assurer que les étapes clés des donateurs sont franchies et enregistrées, que le suivi des sous-bénéficiaires est effectué, et que les processus de clôture (y compris la documentation nécessaire et les plans spécifiques) sont complétés.
- Point de Contact Principal : Servir de point de contact principal pour les candidats potentiels, fournissant des orientations claires sur la sollicitation, l’éligibilité et la conformité.
- Coordination des Évaluations : Organiser des conférences d’information pour les candidats et coordonner les évaluations techniques et financières via la participation aux comités de sélection.
- Négociation Contractuelle : Négocier et finaliser les Termes de Référence (TDR), les budgets et les calendriers de livrables avec les partenaires choisis.
- Orientation à la Conformité : Orienter les bénéficiaires et sous-traitants sur les exigences finales de conformité et de rapportage.
- Suivre la performance et les livrables des partenaires, en résolvant les difficultés en collaboration avec les équipes techniques et l’équipe MEL.
- Veiller à ce que tous les dossiers de subventions et de sous-contrats (versions électroniques et papier) soient complets, organisés et prêts pour un audit.
- Contribuer à l’agenda de communication et de partage des connaissances de WEECAP en mettant en avant les leçons apprises, réussites et bonnes pratiques des partenaires.
- Appuyer la conception d’un agenda d’apprentissage pour le portefeuille de subventions et de sous-contrats.
Langues requises : Français et anglais
Qualification :
Education : Master en administration des affaires, comptabilité, économie, administration publique, développement international ou domaine connexe.
Expérience / Compétences :
- Minimum de 5 ans d’expérience progressive dans la gestion des subventions et des sous-contrats, de préférence dans le cadre de programmes financés par des bailleurs de fonds internationaux.
- Expérience de travail sur des projets de développement agricole, une expérience dans la filière cajou est un atout, expérience souhaitée : approches dirigées par le secteur privé et basées sur les systèmes de marché, élaboration de conventions de subventions à paiement selon la performance / basées sur les résultats.
- Expérience préalable dans des projets de développement à grande échelle et multi-pays fortement souhaitée.
- Solide connaissance des normes en matière d’approvisionnement, de conformité et de gestion financière.
- Maîtrise de MS Excel, Word, SharePoint et autres outils de gestion des subventions. Solides compétences analytiques, organisationnelles et en résolution de problèmes, avec la capacité de respecter des délais serrés.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite en français ; la maîtrise de l’anglais est fortement souhaitée.
- Capacité démontrée à être flexible, proactif(ve) et collaboratif(ve) dans un environnement dynamique et multi-acteurs.
- Autonomie et Travail d’Équipe : Faire preuve d’autonomie et d’initiative tout en étant apte à collaborer au sein d’une équipe diversifiée.
