Le PAM recrute un(e) Assistant(e) de gestion, Point focal du CFM, Djibouti
Sous la supervision directe du chef de programme pour l’assistance de gestion et du chef de RAM pour CFM, le/la candidat(e) doit produire un travail organisé et précis tout en effectuant des tâches spécifiques de soutien à l’entreprise. En outre, en tant qu’opérateur CFM, le candidat sera responsable de la gestion des canaux de retour d’information, de la saisie des données dans Sugar-CRM et de la coordination avec les équipes internes afin d’assurer un traitement rapide et efficace du retour d’information de la communauté.
Assistance de gestion:
1. Recueillir des informations en suivant des instructions claires afin de faciliter la rédaction de documents et la préparation de rapports par d’autres membres du personnel.
2. Répondre aux demandes de renseignements et, le cas échéant, les transmettre à un échelon supérieur, afin de fournir un service rapide et précis aux clients.
3. Soutenir le traitement et la gestion des tâches administratives et financières de routine dans divers domaines fonctionnels, afin de contribuer à la gestion efficace et opportune des ressources.
4. Fournir des services de révision et de relecture pour les documents standard, afin de contribuer à l’élaboration d’une documentation précise.
5. Assumer la responsabilité de la maintenance des systèmes et des dossiers standard, afin de garantir que les informations sont exactes et facilement disponibles pour la fonction.
6. Identifier les divergences simples dans les statistiques et les données, telles que les informations manquantes, et les signaler au personnel d’encadrement afin d’aider les clients à effectuer leur travail.
7. Assumer la responsabilité de l’intégrité des données afin de faciliter la disponibilité d’informations exactes dans les systèmes de l’entreprise.
8. Fournir des conseils sur les méthodes et pratiques courantes de soutien aux entreprises à des collègues moins expérimentés afin de garantir que les services sont fournis de manière cohérente et selon les normes requises.
9. Travailler avec diverses personnes, en tenant compte du retour d’information le cas échéant, afin de contribuer à la fourniture de services d’assistance au personnel.
Community Feedback Mechanism (CFM):
1. Centraliser les plaintes dans la plateforme SUGAR-CRM, en veillant à ce que toutes les données soient complètes et correctement archivées pour un suivi efficace.
2. Diriger chaque plainte vers le responsable de l’activité concernée pour une réponse rapide, et assurer un suivi régulier avec les équipes pour éviter les retards. Donner la priorité aux plaintes critiques afin d’accélérer la résolution des problèmes majeurs.
3. Organiser des campagnes de communication (affiches, roll-up, etc.) pour encourager la participation de la communauté au CFM. Expliquer clairement comment soumettre des plaintes utiles et constructives.
4. Analyser les plaintes recueillies afin d’identifier les problèmes récurrents ou les tendances. Préparer des rapports clairs contenant des statistiques clés, des exemples concrets et des recommandations d’amélioration. Partager ces rapports avec le comité du CFM afin d’orienter la prise de décision stratégique.
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD ET EXPÉRIENCE:
Education: Avoir terminé l’enseignement secondaire.
Experience: Quatre années ou plus d’expérience professionnelle progressivement responsable dans le domaine des activités connexes, avec une expérience du travail administratif général.
Language: Maîtrise de la communication orale et écrite en français (niveau C) et en anglais (niveau B).
