La Ferdi recrute un(e) Gestionnaire administratif(ve) des formations, Clermont-Ferrand, France

 

 

La Ferdi recrute pour son institut de formation, l’Institut des Hautes Études du Développement Durable (IHEDD), un ou une gestionnaire administratif des formations.

Poste en CDD à objet défini (OD) de 36 mois. A pourvoir dès que possible.
Lieu : : Ferdi-IHEDD – 63 boulevard François Mitterrand – 63000 Clermont-Ferrand (France)
Rémunération : 28 000 € à 30 000 € brut annuel selon profil (équivalent temps plein).

L’IHEDD propose un programme de formations diversifié, principalement à destination des acteurs du développement des pays en développement, notamment d’Afrique subsaharienne.

– Formations courtes qualifiantes (en présentiel, à distance ou hybrides)
– Formations à la demande

L’IHEDD mobilise les meilleurs experts internationaux (académiques et professionnels), collabore avec des instituts d’enseignement supérieur et des organisations internationales et régionales du Nord et du Sud travaillant à la réflexion et la mise en oeuvre des politiques de développement international.

Ce poste est sous la responsabilité de la direction de l’IHEDD : Céline de Quatrebarbes et Philippe Messéant.

Mission principale

Le/La titulaire du poste aura pour mission d’assister la direction de l’IHEDD pour réorganiser et prendre en charge la coordination administrative des projets de formation et certaines tâches de gestion. Il/elle reverra les procédures et le système d’informations pour le suivi de la bonne exécution des projets, notamment les nouveaux projets (y compris le maintien de la certification Qualiopi) et, en lien avec la Direction administrative et financière, pour la centralisation et la qualité des informations administratives et financières.

 Profil recherché

Diplôme en Gestion (Bac +2 ou +3) ou DUT Gestion

Minimum 3 à 5 ans d’expérience, idéalement dans un organisme de formation, avec des compétences avérées en gestion administrative, juridique et gestion financière (suivi budgétaire etc).

 Compétences

Maîtrise des outils de gestion (Excel, plateformes collaboratives, logiciels de gestion de projet)

Capacités rédactionnelles et organisationnelles

Capacité d’adaptation au changement

Connaissance des procédures d’audit et de conformité

Aisance relationnelle

Capacité à gérer des relations contractuelles et administratives avec des partenaires externes

Principales responsabilités

Dans le cadre des missions décrites ci-dessous, il est attendu de la personne recrutée qu’elle propose et, le cas échéant, mette en œuvre des ajustements aux méthodes de travail afin d’améliorer la productivité, la qualité des livrables et de répondre à l’évolution des activités de l’IHEDD dans un environnement en mutation.

↪ Organisation des réunions et gestion des comptes rendus :

  • Planifier les réunions d’équipe
  • Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions.

↪ Suivi de la programmation annuelle des formations :

  • Suivre la mise en oeuvre de la programmation annuelle des formations (organisation et budget)
  • Veiller à ce que toutes les parties prenantes aient accès aux informations nécessaires à travers la mise en place et le suivi des dossiers partagés

↪ Gestion des pièces administratives et conformité pour les audits :

  • Centraliser les documents administratifs et les justificatifs dans des dossiers partagés, notamment en prévision d’audits
  • Préparer les contrats des intervenants aux formations de l’IHEDD en amont de la validation par le service administratif de la Ferdi

 ↪ Collecte des statistiques des formations – tenue d’un tableau de bord :

  • Centraliser et compiler les statistiques de suivi des formations (présentiel et à distance) – calculer les indicateurs pour les rapports techniques
  • S’assurer de leur conformité et centraliser les comptes rendus de suivi pour les rapports d’activités
  • Relire et valider les rapports (Compte rendus techniques) pour garantir leur qualité et leur conformité par rapport au besoin des processus d’évaluation

 ↪ Suivi financier des projets de formation :

  • Assurer un suivi financier par formation et global des activités de l’IHEDD en collaboration avec le service comptable
  • Apporter un appui administratif lors des audits ou des rapports financiers

↪ Gestion administrative des formations sur mesure et contrats :

  • Rédiger et envoyer les devis pour les demandes de formation sur mesure.
  • Rédiger les contrats des prestataires et intervenants sur la base des informations fournies.
  • Préparer et suivre les négociations contractuelles avec les partenaires

↪ Préparation des éléments pour les organismes certificateurs :

  • Préparer les éléments nécessaires à la déclaration des activités de l’IHEDD auprès des organismes certificateurs et de l’administration
  • Relation administrative avec les universités ou écoles partenaires pour des projets ad hoc (création de diplômes universitaires)

Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation à Philippe Messeant, directeur administratif de l’IHEDD : philippe.messeant@ferdi.fr

Les candidatures seront étudiées au fil de l’eau jusqu’au 15 février.

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