La GIZ recrute deux (2) Chargé(e)s de dossiers administratifs et gestion financière pour son Projet Culture, N’Djamena, Tchad

AVIS DE RECRUTEMENT INTERNE / EXTERNE

La GIZ est une institution de la Coopération Allemande au Développement dont la mission essentielle est la mise en œuvre des projets et programmes dans les secteurs du développement économique et social.

Elle recrute deux Chargé(e)s de dossiers administratifs et gestion financière pour son Projet Culture.

INFORMATIONS SUR LE POSTE

CONTEXTE

Le projet culture et prévention des crise est mis en œuvre par la GIZ Tchad et financé par le Ministère Fédéral Allemand des affaires étrangères. Son objectif général est de permettre aux jeunes tchadiennes et tchadiens de jouer un rôle positif dans la prévention des crises et de contribuer à la cohésion sociale par l’expression culturelle. Les principales activités sont réparties en trois axes :

• Appui matériel et équipements aux centres et espaces culturels
• Appui à la créativité et l’innovation inclusives
• Appui à la diffusion et à l’accès à la culture pour tous (tes).

Le projet intervient dans la ville de N’Djamena et ses environs.

1. Taches clés

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• Appuie le Responsable Administratif & Financier dans le respect de ses instructions
• Assiste à la réalisation de toutes fonctions administratives au quotidien ;
• Assure le bon déroulement des prestations au sein de la division et leur conformité avec les procédures de la GIZ en matière d’administration financière et de comptabilité.
• Assure une coordination efficace avec l’équipe de l’Antenne de la GIZ à N’Djamena et d’autres projets
• Prépare les notes de services, les ADL, les appels d’offres, les ordres de mission, les fiches de sécurité et toute autre documentation dans le cadre de l’administration du projet
• Vérifie l’exactitude des justificatifs d’achat et de service reçus des fournisseurs/prestataires et leur conformité aux règles de la GIZ.

1. Principales Activités

• Aider à la gestion des dettes et des créances des consultants nationaux avec un suivi important pour les cas des subventions locales
• Appuyer la logistique du projet ;
• Assumer la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements bancaires, les autorisations de prélèvement automatique, etc. ;
• Assurer la mise à jour d’inventaire ;
• Assurer la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations ;
• Assurer le classement dans le cadre de l’administration financière et traiter les informations de manière confidentielle ;
• Assurer le calcul de la consommation moyenne de véhicule, moto et groupe électrogène sous la supervision de l’Expert en Administration et Finances ;
• Assurer le rôle de personne de contact pour les chauffeurs pendant leurs déplacements conformément aux procédures sécuritaires ;
• Assurer les aspects administratifs des missions des consultants et d’autres visiteurs (logement.) ;
• Documenter et classer les dossiers d’achat conformément aux règles de classement de la GIZ ;
• Effectuer les transactions en monnaie étrangère et paiements mensuels et les optimise ;
• Elaborer les ordres de missions ;
• Faire le suivi des distributions de matériels jusqu’à leur destination ;
• Organiser la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau ;
• Payer les impôts, cotisations d’assurance sociale et compensations financières.

• Photocopier et numériser des documents en fonction des besoins ;
• Préparer les ordres de virement ou autres documents de banque et les vérifie avant exécution ;
• Préparer les ordres de virement ou autres documents de banque et garantir leur exactitude ;
• Rendre compte immédiatement au/à la responsable de la comptabilité de tous les problèmes apparaissant dans le cadre de l’administration financière et de ceux concernant le respect des règles ;
• Suivre l’entretien des véhicules, les vidanges régulières et les réparations conformément aux tableaux établis ;
• Suivre les locations, les frais de gardiennage, les frais de l’entretien, le frais d’internet, le frais de carburant du groupe du bureau et faire la facturation au projet concerné ;
• Traiter les locations d’appartement/de maison des experts de la GIZ ;
• Vérifier les enregistrements inhabituels dans le livre de caisse ;
• Assumer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique.

QUALIFICATION, COMPETENCES ET EXPERIENCES REQUISES

1. Qualification

• Minimum BAC+2 dans l’un des domaines suivants : comptabilité ; gestion des entreprises avec spécialisation en finances, contrôle de gestion, achats ou gestion des contrats, ou diplôme équivalent.

2. Expérience professionelle

• Avoir au moins 6 mois d’expérience professionnelle ou de stage à un poste similaire .
• Expérience dans une organisation internationale serait un atout.
• Une expérience au sein de la GIZ serait un atout considérable.

3. Compétences et aptitudes exigées

• Avoir une intégrité et des valeurs éthiques irréprochables et être méticuleux, rigoureux, vigilent, avoir le sens de l’organisation ;
• Grande sensibilité aux principes de conformité et d’intégrité,
• Parfaite maitrise orale et écrite de la langue française.
• Bonne connaissance de l’arabe local (parlé) ;
• Une connaissance de la langue anglaise ou allemande serait un plus.
• Excellente maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et de l’Internet.
• La connaissance d’un logiciel de comptabilité / Gestion / Finance est un atout considérable.
• Avoir une bonne connaissance de la zone d’intervention ;
• Excellente connaissance en gestion administrative, et de bonnes notions en Comptabilité/Finance.
• Capacités à établir et à entretenir de bonnes relations de travail et avoir un goût pour le travail en équipe ;
• Sens aigu de l’organisation et grande capacité à réaliser un travail autonome et de respecter les délais impartis ;
• Discipline et ponctualité ;
• Bonne présentation dans l’attitude et la tenue vestimentaire ;
• Bonnes aptitudes sociales ;
• Aptitudes à évoluer dans un environnement multiculturel.
• Bonne capacité d’esprit d’équipe, de relation et d’organisation ;
• La connaissance des procédures et règles de la GIZ est un atout.

CANDIDATURE

Téléchargez la Déclaration de consentement GIZ ici