Expertise France recrute un Assistant projet (H/F), France
Description de la mission
SITUATION/POSITION : direction des opérations – département Gouvernance – pôle Transparence, Gestion et Redevabilité publiques (TGR – 16 personnes à Paris)
Au sein du pôle TGR, l’assistant.e de projets vient en appui sur gestion administrative, financière (budgétaire et comptable), et logistique des projets.
Description du projet ou contexte
DESCRIPTIF DE LA FONCTION :
En lien avec les chargé.e.s de projets :
Gestion administrative :
– Préparation et suivi de contrats (experts, prestataires, etc.)
– Mise en page de documents produits par les projets
– Rédaction de CR de réunions
– Collecte, classement et archivage (papier et électronique) de pièces administratives
Gestion financière :
– Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables
– Elaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF)
– Suivi des dépenses (relation avec le service comptable)
– Suivi des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif)
– Elaboration des rapports financiers
– Préparation des clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires
– Préparation des audits annuels et finaux des projets
Gestion logistique :
En coordination avec les chargés de projets et assistants de projets administratifs et financiers [basés à Paris au sein du pôle TGR], ainsi que les équipes sur le terrain, l’assistant de projets est en charge de l’organisation logistique :
– des déplacements sur le terrain (experts long-terme et court-terme, collègues du pôle TGR) : billets d’avion, visas, procédures de sécurité, ordres de mission, réservations d’hôtels, per-diem et avances, etc. ;
– des évènements organisés à Paris (ou un tiers-lieu) liés aux projets rattachés au pôle TGR (comités de pilotage, séminaires, missions siège, etc.) : préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).
Profil souhaité
PROFIL SOUHAITE :
Compétences techniques :
– Licence professionnelle, BTS Support à l’action managériale, Administration-finance, ou équivalent
– Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel
– Deux ans d’expérience en matière d’appuis administratifs et financiers, avec une dimension logistique
Compétences transverses :
– Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément
– Rigueur
– Proactivité
– Capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)
– Maîtrise de l’anglais (lu, écrit et parlé) préférable
Date limite de candidature : 15/01/2025 19:06
