Solthis recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Logisticien(ne), Niamey, Niger

Achat

• Mettre en place un archive électronique et physique des documents d’achat conformément à la procédure Solthis
• Définir la procédure selon le montant et la nature de l’achat.
• Mettre en place la base de données des fournisseurs,
• Mettre en place la base de données des prix des articles basics et usuels,
• Faire un suivi des bases de données,
• Effectuer les demandes de cotations,
• Elaborer les grilles de cotation.
• Préparer les documents nécessaires pour faciliter le paiement.
• Rechercher des nouveaux fournisseurs selon le besoin (qualité, prix et délai),
• Gérer les commandes des fournisseurs (Devis, bon de commande cotation)
• Préparer les bons de commande/contrats. Réceptionne la livraison.
• Assurer l’archivage des dossiers d’achats sur SharePoint
• S’assurer de la disponibilité et la validité des contrats, agréments, accords…

Gestion du parc véhicule  

• Définir le planning de mouvements en collaboration avec l’Administrateur RH (pour les déplacements internationaux et missions),
• Assurer la gestion du carburant.
• Garantir l’entretien des véhicules et du générateur.
• Assurer la gestion des déplacements locaux

Gestion d’équipement

• Assurer la mise à disposition des matériels du travail aux nouveaux salariés en collaboration avec l’Administrateur RH.
• Effectuer la codification des équipements.
• Mettre à disposition le matériel nécessaire.

Gestion des stocks

• Superviser l’entretien et la sécurisation de stock
• Réaliser chaque trimestre des états de stock et des inventaires physiques
• Assurer/superviser la maintenance des locaux (bureau, générateur et stock)
• Approvisionner à temps les fournitures de bureau afin d’éviter les ruptures

  Conformité

• Organiser, archiver et scanner des pièces comptables
• Veiller à la vérification de la conformité des dossiers d’achat selon procédures Solthis.

Gestion équipe

• Faire les évaluations de membres de l’équipe sous sa supervision
• Préparer les plannings de travail des gardiens et des chauffeurs
• Préparer les plannings de congés annuels de ses équipes
• Collaborer étroitement avec l’Administrateur/rice Comptable et Financier et l’Administrateur RH,
• Rester en contact permanent avec le personnel pour les orientations nécessaires afin de faciliter la compréhension des procédures logistiques applicables à Solthis
• Entretenir une relation étroite avec son Responsable,

Rapportage / Procédure logistique/Autres

• Contribuer à la mise à jour des procédures et des politiques logistiques et s’assurer de leur bonne exécution ;
• Préparer les rapports mensuels de gestion logistique et les transmets au/à la RAF
• Participer aux audits internes et externes et archiver correctement la documentation y afférente
• Participer aux études et à l’élaboration des politiques et procédure d’achat, des contrats cadres ….
• Être en charge des envois et réceptions des cargo,

Compétences requise

N.B : Le dossier de candidature composé de CV et Lettre de motivation à envoyer à l’adresse suivante : recrutement.niger@solthis.org au plus tard le 18 novembre 2024.