L’ONG OKAPI Consulting & Radio Ndarason International recherche un responsable administratif et financier, Mora, Cameroun

DESCRIPTION DE TACHES

Position                        :              Responsable Administratif et Financier

Lieu d’affectation     :              Mora (Cameroun)

Superviseur                 :              Directeur pays

Supervisé     (s)           :              Chauffeur, Agent d’entretien

Durée                            :              12 mois, renouvelable

Introduction :

Radio Ndarason International est un projet d’Okapi Consulting qui encourage le dialogue dans la région du Lac Tchad. Les programmations interactives sont conçues pour informer et promouvoir des discussions entre tous les interlocuteurs qui partagent un intérêt pour la paix, la stabilité, le développement et le progrès dans les quatre pays mitoyens du lac. La complexité du projet demande un fort appui administratif et financier. A cet effet, Okapi Consulting recherche un(e) chargé(e) d’administration et de finance pour la gestion administrative, logistique et comptable de son bureau de Mora.

Résumé du poste :

Le/la Chargé(e) d’administration et de finance aura à organiser et gérer tous les aspects administratifs, logistiques, comptables et financiers du travail d’Okapi Consulting au Cameroun, en étroite collaboration avec le directeur-pays et le Responsable Administratif et Financier Régional basé au à N’Djaména au Tchad. À ce titre, il/elle doit se familiariser avec les politiques et procédures d’Okapi Consulting et de tous les donateurs et partenaires. Il/Elle applique de façon juste et cohérente les politiques et procédures de l’organisation, assure l’administration du matériel, la gestion des achats (procurement) au Cameroun. Il/elle devra également assister le responsable régional des ressources humaines dans la gestion RH du pays.

Rôles et Responsabilités clés :

Administration (25%):

  • Fournir l’orientation et le leadership nécessaire à tout le personnel et veiller au respect des procédures de l’organisation et à leur conformité avec la loi locale.
  • Coordonner avec le RAF régional liées à l’administration, à la logistique, aux achats et aux paiements.
  • Coordonner avec le responsable régional des ressources humaines toutes les questions liées à la gestion des ressources humaines et aider à leur mise en application.
  • Assurer la gestion des contrats de bail, de prestation de service, des accords avec les partenaires et d’autres contrats ou accords pertinents pour assurer la conformité avec les lois et réglementations locales.
  • Développer et maintenir de bonnes relations avec l’administration publique et d’autres ONGs dont la coopération est nécessaire pour exercer ses fonctions de manière satisfaisante.
  • Assister le HQ à l’organisation des audits et assurer le suivi des recommandations qui en découlent.
  • Assurer toute autre tâche assignée par le Directeur pays, le RAF régional, le RRH régional, la Directrice des RH et la Comptable du siège, etc.

Finance et Comptabilité (30%)

  • Effectuer les achats du bureau et les paiements y relatifs ;
  • Tenir un classement fluide et détaillés des dossiers de tous les paiements effectués par le bureau de Mora ;
  • Veiller à la bonne gestion du petty cash et/ou du cash-on-hand (COH) du bureau et assurer une documentation suffisante des dépenses y afférentes ;
  • Assurer une liaison régulière avec le RAF et la Comptable de l’Okapi au HQ ;
  • Organiser et tenir à jour un système efficace de classement des documents comptables ;
  • Aider à la préparation des rapports financiers quand nécessaire et requis.

Procurement & Logistique (30%):

  • Assurer le respect et la mise en application effective des procédures d’achats afin d’acquérir des biens et services sur des bases concurrentielles.
  • Veiller à ce que les procédures appropriées soient respectées lors de la collecte des devis pour les services, les équipements et les fournitures.
  • Assurer une bonne utilisation des biens d’Okapi Consulting & de la radio.
  • Faire la mise à jour périodique des inventaires des biens d’Okapi Consulting & RNI, tant au niveau de la base à N’Djamena que sur les sites ;
  • Superviser la donation, la vente, le prêt des biens de l’organisation conformément à la politique d’Okapi Consulting & RNI et/ou du bailleur.
  • Coordonner le recrutement de consultants, l’établissement des contrats de consultations et l’application des procédures de paiement.

Ressources Humaines (10%):

  • Tenir les dossiers du personnel avec la plus stricte confidentialité requise et s’assurer de leur mise à jour régulière.
  • Tenir à jour les crédits des congés du personnel local et assister le RRH régional dans sa gestion.
  • Veiller à ce que les rapports de présences soient préparés régulièrement et transmis à temps à l’administration pour le traitement de la paie mensuelle.
  • Aider le RRH régional dans la préparation et le paiement des salaires.
  • Veiller à ce que tous les contrats du personnel soient en cours, ou renouvelés avant leur expiration conformément à la camerounaise du travail.
  • Assurer la gestion de la santé du personnel et du système de sécurité sociale.
  • Réviser régulièrement et, en consultation avec le personnel, le cas échéant, les descriptions de tâches et autres documents liés à l’emploi.
  • Assurer la gestion des rémunérations et avantages du personnel. Coordonner et analyser les enquêtes sur les salaires et le coût de vie. S’assurer que tous les postes locaux soient payés dans l’échelle salariale de l’organisation et que les rémunérations soient en conformité avec la loi.
  • Organiser et coordonner tout le processus de recrutement du personnel local et faciliter son orientation. Assurer des pratiques justes et équitables de recrutement, de promotion, de discipline et de licenciement du personnel ; Veiller à ce que les procédures de recrutement respectent la politique en vigueur.
  • Assurer la gestion du système de gestion des performances et coordonner tout le processus.

Supervision (5%) :

  • Assurer une supervision directe du chauffeur, de l’agent d’entretien et des gardiens.
  • Evaluer la performance du personnel sous sa supervision et veiller à leur perfectionnement professionnel.
  • Prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer l’intégrité des systèmes et processus d’Okapi Consulting & RNI, et signaler immédiatement toute infraction ou action douteuse, paiement, facture ou reçu, au Directeur Pays et au Directeur Financier.

Urgences :

  • Le/la chargé(e) d’administration et de finance peut être appelé(e) dans le cadre de sa fonction et de ses responsabilités à participer et / ou apporter un soutien dans les situations d’urgence quand et où nécessaire, en consultation avec le Country Manager.
  • Il/elle entreprend d’autres tâches si nécessaire selon les directives du directeur de pays et/ou des responsables régionaux.

Relations :

  • Le/la chargé(e) rapporte au Directeur pays et travailles-en étroite collaboration avec tous les responsables régionaux pour toutes les questions touchant son domaine.
  • Il/elle maintient une attitude professionnelle en tout temps et veille à entretenir de bonnes relations avec tout le personnel, les visiteurs, les consultants et les prestataires, les fournisseurs, ainsi qu’avec les ONGs, les agences et les donateurs et avec la société civile.

Qualifications requises :

  • Avoir une licence en gestion et administration des entreprises, ou en comptabilité et finances ou tout autre domaine équivalent ;
  • Avoir au minimum deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, cumulant la gestion administrative et la comptabilité ;
  • Avoir une expérience ou une formation en gestion des ressources humaines ;
  • Avoir une forte capacité d’organisation, de planification et de supervision ;
  • Avoir une forte capacité de communication interpersonnelle ;
  • Avoir une bonne connaissance des processus administratifs publics ;
  • Avoir une bonne connaissance des langues française et posséder d’excellentes aptitudes à la rédaction administrative ;
  • La connaissance de l’Anglais (parler et écrit) est un atout ;
  • Etre capable d’élaborer et de gérer un budget de façon indépendante ;
  • Compétence démontrée en matière d’informatique (Word, Excel, Outlook Express, PowerPoint, Internet explorer) ;
  • Posséder de très solides compétences en recherche d’un consensus et de travail en équipe ;
  • Excellente capacité d’analyse et de résolution de problème, capacité démontrée de fournir des solutions créatives et participatives ;
  • Etre capable de motiver par l’exemple et apte à renforcer les capacités d’autres membres du personnel ;
  • Etre proactif et auto discipliné, prêt à travailler au-delà des heures ouvrables en cas de nécessité ;
  • Avoir un respect avéré de toute personne sans distinction de religion, de classe ou de sexe.

Candidatures :

Les personnes intéressées par cette position peuvent envoyer leur dossier de candidature comprenant un CV et une lettre de motivation avec trois noms des références professionnelles à l’adresse suivante : recruitment@okapi.cc, avec copie à fiacremunezero1@gmail.com et rodrigue@okapi.cc, en mentionnant en objet de l’email « Responsable Administratif et Financier ».

La date limite de réception des candidatures est fixée au Vendredi 20 septembre 2024 à 12h00, au plus tard.

Le Directeur Pays

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