L’OMS recrute un Responsable des services administratifs, Brazzaville, République du Congo
OBJECTIVE OF THE PROGRAMME
La position de Manager, Administrative Services joue un rôle déterminent voire primordial dans l’Organisation de l’OMS/AFRO. Ses responsabilités tournent principalement autour de la gestion du bâtiment, du transport, des voyages, de l’organisation des réunions, inventaires, archivage et logistique, etc. En collaboration avec les pays, le Service de RAS (Regional Administrative Services), doit veiller que l’inventaire des biens de l’organisation soient bien identifies, conserves, contrôles, sécurisés et budgétisés.
Partie intégrante du Groupe Organique Administration Générale (GMC), l’Unité des Services Administratifs (RAS) est chargée d’assurer la gestion des services administratifs de l’OMS pour l’Afrique dans les domaines de l’organisation des conférences, des voyages et du courrier ; la tenue des inventaires physiques du patrimoine du Bureau régional ; la maintenance de bâtiments, des infrastructures de voiries et du bureau a l’exception des microordinateurs et du matériel de télécommunication ;l’organisation du transport et de l’entretien du parc automobile ; l’entretien de la concession et la sécurité du domaine du bureau régional.
DESCRIPTION OF DUTIES
Sous la supervision directe du Directeur, Administration et Coordination Générale, le titulaire du poste devra assumer les responsabilités suivantes :1. Gestion des services de l’entretien, de la rénovation et du développement de tout le patrimoine au niveau du bureau régional et conseil en génie aux bureaux pays : >Entretien, extension ou rénovation des bâtiments, des espèces verts, des infrastructures de voiries, des équipements (ascenseurs, groupes électrogènes, climatisation, etc.) et réseaux divers (Eau, Electricité, Gaz, etc.).>Constructions nouvelles (études et suivi des travaux) en collaboration avec les Bureaux d’études et le contrôle engages par l’Organisation pour la sous-traitance des taches.>Appui aux bureaux pays en termes de conseil et suivi de l’exécution de travaux majeurs de rénovation/aménagement. 2. Gestion des voyages :–>Organisation des voyages depuis l’établissement des autorisations de voyages jusqu’a la fin du voyage des membres du personnel.–>Réservation des chambres d’Hotels et accueil a l’aéroport.–>Contrôle des factures des compagnies aériens et leurs visas pour règlement.–>Arrangements administratifs pour l’obtention des laissez-passer, certificats de famille et Visas de séjour.–>Arrangements administratifs pour l’envoi, la réception ou la franchise des effets personnels des membres du personnel.3. Gestion du courrier et archivage:>Correspondance au départ et a l’arrivée du Bureau régional. –>Fax, Télex, Valises diplomatiques et envois particuliers. –>Classement des archives. –>Transmission intérieure du courrier par les huissiers.4. Gestion de l’ensemble du patrimoine de l’organisation au niveau du bureau régional et mise a jour de son inventaire. ->Matériel et mobilier des bureaux et logements. >Biens immobiliers bâtis. ->Fournitures de bureau, matériels roulants. >Souscription des assurances adéquates pour la sauvegarde de l’ensemble du patrimoine de l’Organisation.5. Gestion des conférences et réunions organisées par le bureau régional et gestion des services intérieurs. ->Toutes les dispositions pratiques pour la bonne tenue des réunions. >Gestion de la cafeteria et des services rattaches.>Nettoyage des bureaux et organisation de grandes réunions se tenant en dehors du bureau régional. >Entretiens des équipements du matériel de bureau (Photocopieurs, machines a écrire et à calculer, dictaphone, matériel de sonorisation et d’enregistrement).6. Gestion des services de l’entretien, l’hygiène, eau et assainissement au du bureau régional. >Management de l’entretien et/ou rénovation des bâtiments, des espaces verts, des infrastructures de voiries, des équipements (Ascenseur, groupes électrogènes, climatisation etc.) et réseaux divers (Eau, Electricité, Gaz etc.).>Constructions nouvelles (études et suivi des travaux) en collaboration avec les bureaux d’études et de contrôle engages par l’Organisation pour la sous-traitance des taches. ->Gestion de l’eau et de l’assainissement, de la salubrité du domaine de l’Organisation (ordures ménagères et végétales, désinsectisation, dératisation et désinfection des locaux et de l’environnement). 7. Gestion du transport et l’entretien du matériel roulant ainsi que des arrangements administratifs s’y rapportant (Assurance et contentieux éventuels. Parc de 50 véhicules et 10 engins de travaux) au bureau régional à Brazzaville. 8.Diverses missions en rapport avec le bon fonctionnement du Bureau régional et des bureaux pays.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Education :
Essential: Diplôme d’études supérieures d’une Université reconnue en Génie civil, électricité ou autres techniques industrielles.
Desirable: Certificat en Administration Générale
EXPERIENCE
Essential: Au moins dix (10) années d’expérience en Administration des bureaux incluant la gestion du bâtiment, l’organisation des conférences, du transport, des voyages et du courrier, dont au moins cinq (5) années d’expérience dans une Organisation internationale.
Desirable: Expérience pratique a l’OMS ou dans une organisation onusienne serait un atout
Skills
Connaissance de méthodes de Gestion modernes et de l’Administration en General. Connaissances approfondies dans l’un des domaines du Génie Civil, de l’électricité ou des autres techniques industrielles. Aptitude a rédiger des rapports clairs et concis. Aptitude a travailler dans un environnement multiculturel. Compétences en management et leadership. Aptitude a renforcé les capacités des autres.
WHO COMPETENCIES :
Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication
Ensuring the effective use of resources
Building and promoting partnerships across the organization and beyond
Use of language skills
Essential : Connaissances approfondies en anglais et français,
Desirable: Connaissances intermédiaires en Portugais
