Medair lance un avis d’appel d’offres afin de sélectionner un ou plusieurs fournisseurs de service de location véhicules à N’Djamena comme spécifié en annexe A, Tchad

Invitation à soumissionner – référence ITB-NDJ-24-001

Madame, Monsieur,

Veuillez trouver ci-joint l’invitation à soumissionner qui suit la publication de l’avis de marché ouvert sous la référence ITB-NDJ-24-001 Pour toute question ou clarification, veuillez contacter :

Robert AKOU

Email : robert.akou@medair.org,

Cordialement,

Robert AKOU ONIA 

Fourniture de services de location véhicules à Ndjamena.

Sommaire

1. Introduction. 4
2. Informations générales sur Medair. 4
3. Principes et éthique de Medair. 5
4. Éligibilité. 5
5. Critères de sélection et d’attribution. 6
6. Soumission des offres. 6
7. Clarifications. 7
8. Documents demandés. 8
9. Annulation de la procédure d’appel d’offres. 8
10. Liste des annexes. 9

1.      Introduction :

Medair lance cet appel d’offres afin de sélectionner un ou plusieurs fournisseurs de service de location véhicules à Ndjamena comme spécifié en annexe A. Les soumissionnaires retenus devront conclure un contrat de service, pour une durée d’essai de 3 mois, avec Medair (voir projet de contrat – Annexe E).

Bien qu’un ou plusieurs des soumissionnaires retenus deviendront prestataires de Medair, cette offre ne constituera pas un contrat exclusif. Si un prestataire ne peut pas respecter le délai ou les spécifications demandées, Medair mettra un terme au dit contrat et cherchera un autre prestataire.

Ce dossier d’appel d’offres a été publié dans le seul but d’obtenir des offres de fourniture de service de location véhicules, conformément aux spécifications contenues dans le présent document et dans ses annexes. Medair se réserve le droit de ne pas attribuer ce marché et de ne pas signer de contrat par suite de cet appel d’offres.

Les soumissionnaires n’auront pas le droit de réclamer à Medair le remboursement de frais liés à la préparation, relevé des sites ou à la soumission de leur offre, ni une quelconque rémunération. Cette condition s’applique quel que soit le devenir de leur proposition, et ce même en cas de modification des exigences de la prestation de service attendue par Medair.

Toute tentative d’un soumissionnaire d’obtenir des informations confidentielles, de conclure des accords illicites avec des concurrents ou d’influencer le comité d’évaluation ou Medair au cours du processus d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres entraînera le rejet de son offre voire la résiliation de son contrat si cela venait à être découvert après signature de celui-ci.

Medair se réserve également le droit de rejeter l’offre soumise ou de résilier le contrat signé avec le prestataire s’il s’avérait être impliqué dans des pratiques de corruption, de fraude, de collusion ou de coercition.

Medair n’est pas tenu d’accepter la proposition la moins chère ni une offre quelconque, et se réserve le pouvoir d’accepter n’importe quelle partie de toute offre, sauf stipulation contraire du soumissionnaire au moment de la soumission.

Medair se réserve encore le droit de modifier les documents à tout moment du processus de soumission des offres. Toute modification ou clarification sera communiquée directement à tous les soumissionnaires qui ont demandé un jeu complet de documents de soumission et qui ont officiellement confirmé leur intention de soumettre une offre scellée.

Les offres qui ne seront pas conformes aux critères de qualification ne seront pas prises en compte dans le processus complet d’évaluation des offres.

En cas de conflit, le soumissionnaire reconnaît et accepte que les conditions générales de Medair prévalent.

2.      Informations générales sur Medair :

Medair est une organisation humanitaire internationale basée en Suisse fondée en 1989. C’est une organisation non gouvernementale indépendante dont le but est de faire face à des situations de crise en réalisant des projets internationaux de secours et de réhabilitation.

Medair propose des programmes dans les domaines de la Santé-nutrition, de l’Eau-Hygiène-Assainissement, NFI et des Infrastructures (abris), et a déjà fourni une assistance à des millions de personnes vulnérables dans le monde.

Medair a travaillé dans certains des endroits les plus instables et les plus isolés du monde, contribuant à sauver des vies et à atténuer la souffrance.

Medair travaille avec les autorités et les communautés locales, pour les aider à répondre à leurs besoins immédiats et à renforcer leur capacité à faire face aux crises futures.

Pour plus d’informations sur l’organisation, veuillez visiter notre site Web à l’adresse suivante : www.medair.org. 

3.       Principes et éthique de Medair :

Un aspect important en matière de bonne gestion pour Medair est de garantir les principes de responsabilité et de redevabilité tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Cela consiste notamment à s’assurer que l’argent et les ressources confiées à Medair font l’objet d’une utilisation appropriée et efficace. Medair exige donc des soumissionnaires de respecter les normes éthiques les plus strictes lors de la passation de marchés et de l’exécution de contrats de tous domaines, en veillant au respect des droits sociaux fondamentaux, aux conditions de travail et à la non-exploitation des enfants.

Les principes éthiques d’achat chez Medair sont décrits plus en détail dans le Code de déontologie de Medair Ainsi que dans le Normes Minimums de Medair Régissant le Redevabilité Sociale (Annexes C et D).

Les règles et procédures de Medair répondent aux principes suivants :

• Transparence dans le processus d’approvisionnement ;
• Proportionnalité entre les procédures suivies pour l’attribution des contrats et la valeur des contrats ;
• Égalité de traitement et non-discrimination des soumissionnaires.

4.      Éligibilité :

La participation aux appels d’offres est ouverte à toutes personnes physiques et morales ressortissantes du Tchad.

Pour pouvoir participer à la présente procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires doivent prouver à Medair qu’ils respectent les exigences juridiques, techniques et financières mentionnées ci-après, et qu’ils disposent des moyens nécessaires pour exécuter le marché de manière efficace et totale.

Medair exclura tous les candidats qui appartiendraient à l’une des catégories suivantes :

• En faillite ou en liquidation judiciaire, ayant une ou plusieurs de leurs affaires gérées par les tribunaux, ayant conclu un accord avec leurs créanciers, ayant suspendu leurs activités, faisant l’objet de poursuites, ou se trouvant dans une situation analogue, résultant d’une situation similaire prévue dans la législation ou la réglementation nationale ;
• Ayant été condamnés pour infraction quant à leur comportement professionnel, selon un jugement rendu par une autorité officielle de jugement (res judicata) ;
• Ayant commis une faute professionnelle grave constatée par tout moyen que l’autorité contractante pourra justifier ;
• N’ayant pas rempli leurs obligations relatives au paiement de leurs cotisations ou à leurs impôts, conformément aux dispositions légales du pays où ils sont établis ou de celles du pays du pouvoir adjudicateur ou de ceux du pays où le contrat doit être exécuté ;

• Ayant été déclarés en rupture de contrat grave pour manquement à leurs obligations contractuelles, à la suite d’une autre procédure de passation de marché ou d’attribution de subvention financée par la Commission européenne.

• Ayant fait l’objet d’un jugement ayant autorité pour fraude, corruption, participation à une organisation criminelle ou toute autre activité illégale.

Le ou les contrats ne seront pas attribués à des candidats ou à des soumissionnaires qui, au cours de la procédure de passation de marché, appartiennent à ces catégories :

• Se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les informations requises par Medair comme condition de leur participation à la procédure de passation de marché ;
• N’ont pas fourni les informations requises par Medair comme condition de leur participation à la procédure contractuelle ;
• Sont concernés par un conflit d’intérêts ;
• Ont été mis sur la liste noire.

5.      Critères de sélection et d’attribution :

Les offres devront tout d’abord être conformes aux exigences administratives du présent appel d’offres. Ceci sera vérifié lors de la séance d’ouverture des offres. Il s’agira essentiellement de s’assurer de leur caractère complet et conforme (cf. 8. Documents demandés). Si une offre n’est pas conforme sur le plan administratif, elle sera immédiatement rejetée et ne pourra être mise en conformité ultérieurement. Ainsi, elle ne sera pas prise en compte dans l’évaluation technique des offres.

Dans un second temps, les offres seront évaluées selon différents critères dont les principaux – liste non exhaustive – sont les suivants :

• Âge et état général de chaque véhicule proposé ;
• Nombre de sièges avec ceinture de sécurité fonctionnelle (celui du chauffeur inclus) ;
• Toyota Corolla ou RAV4 ou KIA a très bon état 5 portières ;
• Land cruiser 5 portières ou Toyota Hilux 4×4
• Zone d’utilisation du véhicule (ville de N’Djamena), expérience professionnelle du chauffeur et niveau oral de français et anglais ;
• En cas de panne, délai de remplacement du véhicule par un nouveau véhicule
• Offre financière pour la location de taxi par le le fournisseur.
• Le chauffeur en charge de la compagnie ou du propriétaire doit avoir son permis de conduire en jour.
• La compagnie doit retenu fera le plein de réservoir du véhicule qui sera sélectionné avant de la mettre en location.

Le marché sera attribué à l’offre ou aux offres présentant les meilleures garanties de qualité et le meilleur rapport qualité-prix, dans le respect des principes de transparence et d’égalité de traitement des prestataires potentiels, en veillant à éviter tout conflit d’intérêts.

6.      Soumission des offres :

Les instructions suivantes visent à garantir que toutes les offres reçoivent un traitement égal et juste.

• Les offres doivent être envoyées par voie électronique avec comme sujet « ITB-NDJ-24-001 » à l’adresse électronique « robert.akou@medair.org,
• » ou être déposées sous pli fermé au bureau de Medair à Ndjamena au 7em arrondissement, av… entre le 14/02/2024 et le 24/02/2024 Pour le dépôt physique, L’enveloppe contenant l’offre doit la référencier « ITB-NDJ-24-001 ». Les offres ne seront pas acceptées au-delà de cette période. La communication entre les soumissionnaires et Medair ainsi que tous les documents liés à l’offre doivent être écrits en Français.
• Devise de l’offre : les offres doivent être faites en Franc CA (FCA ou XAF).
• Le soumissionnaire peut soumettre une offre pour tout ou partie des éléments faisant l’objet du présent appel d’offres.
• Période de validité des offres : tous les soumissionnaires sont liés par leur offre jusqu’à la signature du contrat entre Medair et un ou plusieurs des soumissionnaires ayant remporté l’appel d’offres. La durée de validité des prix initialement proposés par ceux-ci sera ensuite précisée dans le contrat de service, et garantie par celui-ci.
• Toutes les informations contenues dans cette invitation à soumissionner, annexes inclus, sont confidentielles et ne doivent donc pas être communiquées à des tiers.
• Les soumissionnaires ne doivent pas conserver de copies des informations écrites qui leur sont fournies par Medair, ni utiliser les formats de documents qui leur ont été remis pur d’autres motifs que le présent appel d’offres. Ils s’engagent aussi à ne pas aider ni être associé à un autre soumissionnaire potentiel.
• Les offres des soumissionnaires doivent encore respecter pleinement les principes de concurrence loyale, en particulier en évitant les termes et conditions qui favoriseraient un seul produit ou prestataire de services.

7.      Clarifications :

• Le dossier d’appel d’offres doit être suffisamment clair pour empêcher les soumissionnaires de demander des informations supplémentaires au cours de la procédure. Si Medair, de sa propre initiative ou en réponse à une demande d’un soumissionnaire potentiel, fournit des informations supplémentaires sur le présent dossier d’appel d’offres, elle devra communiquer ces informations par écrit à tous les autres soumissionnaires potentiels, au même moment.
• Les soumissionnaires peuvent soumettre des questions par écrit (par e-mail de préférence) jusqu’au 14/2/2024. Medair n’est en aucun cas tenue de fournir des éclaircissements après cette date.

8.      Documents demandés :

Les soumissionnaires devront remettre les documents suivants (les copies des documents doivent être claires et lisibles) :

9.      Annulation de la procédure d’appel d’offres :

En cas d’annulation de la procédure d’appel d’offres, Medair en informera les soumissionnaires.

L’annulation peut en effet survenir lorsque :

• La procédure n’a pas abouti, notamment lorsqu’aucune offre valable du point de vue qualitatif ou financier n’a été reçue ou en l’absence de soumission valable.
• Les paramètres économiques ou techniques du projet ont été fondamentalement modifiés.
• Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendant impossible la mise en œuvre normale du projet.
• Toutes les offres techniquement conformes dépassent les ressources financières disponibles.
• Il y a eu des irrégularités dans la procédure, en particulier lorsque celles-ci ont n’ont pas permis une concurrence loyale.
• L’attribution n’est pas conforme à une gestion financière saine, c’est-à-dire qu’elle ne respecte pas les principes d’économie, d’efficience et d’efficacité (par exemple, le prix proposé par le soumissionnaire à qui le marché a été attribué est en fait objectivement disproportionnée par rapport au prix du marché.)

Medair ne peut en aucun cas être tenue responsable de quelque dommage lié à l’annulation d’une offre par un soumissionnaire. La publication d’un avis de marché n’engage pas Medair à passer commande.

10.  Liste des annexes :

La liste ci-dessous doit être demandée à l’adresse robert.akou@medair.org

Annexe A : Demande de devis

Annexe B : Formulaire d’inscription du prestataire

Annexe C : Code Ethique

Annexe E : Modèle de contrat

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Je confirme que je suis prêt à accepter les conditions ci-dessus et que toutes les copies des documents demandés ont été effectuées à partir des documents originaux fournis par Medair :