Diakonie Katastrophenhilfe (DKH) lance un avis d’appel d’offres pour la sélection d’un cabinet juridique avec une expertise en droit du travail local au Tchad

Termes de référence (TdR) pour la sélection d’un cabinet juridique avec une expertise en droit du travail local dans le pays suivant : Tchad

1. Introduction et contexte:

Diakonie Katastrophenhilfe (DKH) fait partie de l’Evangelisches Werk für Diakonie und Entwicklung e. V. (Œuvre Protestante de Diakonie et Développement), l’une des plus grandes organisations de bienfaisance en Allemagne, dont le siège se trouve à Berlin. Nous fournissons une aide humanitaire à l’échelle mondiale, en apportant notre soutien aux personnes touchées par des catastrophes naturelles, des conflits et des déplacements forcés. Actuellement, nous disposons de trois bureaux régionaux en Afrique, en Asie et en Amérique latine. Ces bureaux jouent un rôle central dans la coordination des initiatives d’aide dans leurs régions respectives. En outre, nous disposons de 11 bureaux locaux dans le monde entier, qui jouent un rôle essentiel en soutenant la mise en œuvre des programmes, ainsi que les aspects opérationnels et techniques des organisations partenaires.

Lors des crises humanitaires, les populations ont besoin d’aide pour répondre aux besoins les plus élémentaires. Toutefois, dans les situations de violence ou de détresse, elles ont également besoin d’un soutien particulier pour préserver leur sécurité personnelle et leur dignité. L’objectif est de prévenir, de minimiser et/ou de répondre de manière appropriée aux besoins des populations en situation de crise humanitaire. Diakonie Katastrophenhilfe privilégie la localisation en travaillant exclusivement en étroite collaboration et en partenariat avec un réseau d’organisations partenaires locales pour mettre en œuvre des projets et des programmes humanitaires. Nous sommes également membres de l’ACT Alliance (Action by Churches Together), l’alliance mondiale des églises et des agences d’aide dans le domaine de l’aide humanitaire.

2. Contexte de la recherche de services juridiques dans le domaine du droit du travail.

DKH recherche les services d’un cabinet juridique qualifié ayant une expertise en matière de droit du travail local afin de fournir des conseils juridiques et des orientations sur les questions relatives aux exigences et aux réglementations en matière de droit du travail dans le pays suivant : Tchad. Cette mission est motivée par l’historique et le contexte suivants :

DKH veille à appliquer les normes les plus strictes en matière de respect de la législation du travail, de bien-être des employés et de pratiques éthiques en matière d’emploi. Dans le cadre de notre engagement permanent en faveur de ces principes, nous reconnaissons la nécessité d’un conseil juridique complet pour faire face au paysage complexe des lois, réglementations et obligations locales en matière de travail.

Le droit du travail fait l’objet de mises à jour et de révisions constantes et nécessite une interprétation et un respect rigoureux pour garantir la pleine conformité de nos pratiques en matière d’emploi. Ces cadres juridiques couvrent un large éventail de questions, y compris, mais sans s’y limiter, les contrats de travail, les heures de travail, les salaires, les normes de santé et de sécurité, les conditions de travail, les conventions collectives et les mécanismes de règlement des litiges. Le respect de ces lois et réglementations est primordial pour la durabilité et la réputation de notre organisation.

DKH connaît une croissance, aussi bien au niveau des effectifs que de la présence géographique. Le renforcement de nos connaissances juridiques et de nos efforts en matière de conformité est essentiel pour soutenir nos initiatives de croissance. En outre, notre organisation reconnaît les risques potentiels associés au non-respect du droit du travail, notamment les litiges juridiques, les sanctions financières, l’atteinte à notre réputation et l’éventuelle perturbation de nos activités.

Compte tenu de ces considérations, la DKH recherche un cabinet juridique qualifié ayant une connaissance approfondie et une expertise avérée du droit du travail local dans le pays suivant : Tchad pour fournir des conseils et un soutien juridiques opportuns et précis à notre bureau DKH local dans le pays suivant : Tchad. Le cabinet juridique sélectionné jouera un rôle crucial en nous aidant à faire face à l’évolution du droit du travail et à respecter notre engagement en faveur de pratiques éthiques dans le domaine du travail.

3. Étendue des services requis:

Le but principal de cette mission est de s’assurer les prestations de services d’un cabinet juridique qualifié, spécialisé dans le droit du travail local, afin d’aborder une série d’objectifs spécifiques et de questions juridiques liées aux pratiques de notre organisation en matière de travail. Les principaux enjeux sont les suivants :

• Conformité et atténuation des risques juridiques

Le cabinet juridique sélectionné aidera DKH à se conformer pleinement à la législation et à la réglementation locales en matière d’emploi dans le pays suivant : Tchad. Cela comprend les services suivants, mais sans s’y limiter :

• Veiller à la création et au maintien de contrats de travail conformes aux normes juridiques
• Fournir des conseils sur les réglementations relatives aux heures de travail, aux périodes de repos et aux heures supplémentaires afin de prévenir les violations et les litiges.
• Fournir des informations sur les normes de santé et de sécurité, les conditions de travail et le bien-être des employés, conformément au droit du travail local
• Fournir des conseils sur les stratégies de convention collective et les interactions avec les syndicats, ainsi que sur les mécanismes de résolution des litiges
• Négocier, rédiger et examiner les contrats et accords, que ce soit avec des partenaires, des bailleurs de fonds, des employés ou d’autres parties prenantes.
• Identifier et atténuer les risques juridiques auxquels notre organisation pourrait être confrontée. Cela inclut la responsabilité civile
• Fournir des conseils sur la gestion des relations avec les autorités gouvernementales locales et internationales pour garantir une coopération harmonieuse et éviter les conflits potentiels.
• Conseiller sur les questions éthiques liées aux opérations humanitaires, en veillant à ce que notre organisation maintienne les normes les plus élevées en matière de transparence, de responsabilité et d’intégrité.
• Conseils et orientations juridiques

DKH s’appuiera sur l’expertise du cabinet juridique pour fournir des conseils et des orientations en matière de droit du travail. Cela implique les services suivants :

• Offrir des conseils opportuns sur les questions, les litiges et les changements réglementaires en lien avec le travail
• Effectuer des recherches et des analyses juridiques pour répondre à des questions et à des préoccupations spécifiques en matière de droit du travail
• Représenter DKH dans les négociations et médiations liées à l’emploi, ainsi que dans les procédures judiciaires si nécessaire.

Les conseils du cabinet juridique nous seront d’une aide précieuse pour nous orienter dans les méandres du droit du travail local et préserver nos intérêts légaux.

En résumé, l’objectif de cette mission est d’obtenir des conseils et un soutien juridiques complets pour assurer la conformité avec le droit du travail local, réduire les risques juridiques, favoriser un environnement de travail positif et bénéficier de l’expertise du cabinet juridique dans les questions liées au travail. Le rôle du cabinet juridique sera déterminant pour aider DKH à respecter son engagement en matière de pratiques de travail éthiques et de conformité juridique.

4. Éléments à fournir

Le cabinet juridique sélectionné devra fournir les éléments suivants dans le cadre de sa mission :

• Avis juridiques: Le cabinet juridique sera chargé de fournir des avis juridiques complets sur des questions spécifiques de droit du travail au fur et à mesure qu’elles se présentent. Ces avis devront fournir des indications claires, motivées et pratiques sur l’interprétation et l’application du droit du travail local. Ces avis juridiques seront nécessaires pour répondre aux questions juridiques, garantir la conformité et prendre des décisions éclairées.
• Rapports de conformité: Le cabinet juridique préparera des rapports de conformité réguliers qui évalueront le respect par DKH des lois et réglementations locales en matière de travail. Ces rapports devront mettre en évidence tous les domaines de préoccupation ou de non-conformité potentiels, et être accompagnés de recommandations de mesures correctives.
• Examens des politiques et des contrats: Le cabinet juridique examinera les politiques, les contrats et les documents connexes existants de DKH en matière de travail et fournira des commentaires à leur sujet. Il devra proposer des recommandations de mise à jour et d’amélioration afin de garantir l’alignement sur les exigences légales actuelles.
• Rédaction et examen de documents juridiques: Le cabinet juridique participera à la rédaction, à l’examen et à la modification de documents juridiques liés au droit du travail, y compris, mais sans s’y limiter, les contrats de travail, les conventions collectives et les accords de règlement. Ces documents devront refléter un niveau élevé d’expertise et de précision juridiques.
• Recommandations et pratiques d’excellence pour les mécanismes de résolution des litiges liés au travail: Ces recommandations aideront DKH à maintenir des pratiques de travail éthiques et un environnement de travail positif.
• Représentation dans les procédures judiciaires: Le cas échéant, le cabinet juridique représentera DKH dans les procédures judiciaires liées au travail, y compris les litiges, les négociations et les médiations. Le cabinet devra assurer une défense et une représentation légale rigoureuses afin de protéger les intérêts de DKH.
• Rapports ad hoc et mises à jour: Le cabinet juridique devra fournir des rapports ad hoc et des mises à jour sur les changements significatifs du droit du travail local, des réglementations ou de la jurisprudence susceptibles de concerner DKH. Ces mises à jour permettront à DKH de rester informée et d’adapter ses pratiques en conséquence.

Ces éléments sont essentiels pour que DKH bénéficie d’un soutien juridique complet et efficace en matière de droit du travail local. Le cabinet juridique devra fournir des travaux de grande qualité, précis, exploitables et adaptés aux besoins spécifiques de DKH.

5. Critères d’admissibilité

Afin d’être pris en considération pour cette mission, les cabinets juridiques doivent répondre aux critères d’admissibilité suivants :

• Expertise en droit du travail local: Les cabinets juridiques intéressés doivent faire preuve d’une connaissance approfondie des lois et réglementations locales en matière d’emploi dans le pays suivant : Tchad. Cela comprend une expérience avérée dans la prestation de services juridiques liés aux questions de droit du travail, ainsi qu’une connaissance approfondie des subtilités et des nuances juridiques propres à notre juridiction.
• Compétences professionnelles: Les cabinets doivent posséder les licences, certifications et accréditations juridiques nécessaires pour pratiquer le droit dans le pays suivant : Tchad. La preuve de ces compétences doit être fournie avec la proposition.
• Expérience avérée: Les cabinets juridiques doivent démontrer qu’ils conseillent et représentent avec succès des organisations dans le domaine du droit du travail. Cela comprend une expérience importante dans des domaines tels que les contrats de travail, la sécurité sur le lieu de travail et la résolution des litiges en matière d’emploi.
• Disponibilité et capacité: Le cabinet juridique sélectionné doit être rapidement disponible pour fournir des conseils et une assistance juridiques en temps utile. Il doit avoir la capacité d’allouer des ressources et du personnel pour répondre efficacement à nos besoins tout au long de la mission.
• Références: Les cabinets juridiques intéressés sont tenus de fournir des références d’anciens clients pour lesquels ils ont fourni des prestations de services en matière de droit du travail. Ces références doivent démontrer la capacité du cabinet à fournir des conseils juridiques de qualité ainsi que son professionnalisme et sa fiabilité.
• Conflit d’intérêts: Les cabinets juridiques doivent signaler tout conflit d’intérêts potentiel qui pourrait survenir au cours de la mission, en particulier s’ils ont ou ont eu des relations avec d’autres parties qui pourraient être en conflit avec nos intérêts.
• Structure des coûts et honoraires: La proposition doit inclure une structure claire et transparente pour les honoraires, y compris les taux horaires, les frais d’honoraires et tous les coûts supplémentaires associés à la mission. Le coût doit être compétitif et représenter une juste valeur des prestations de services offertes.
• Normes éthiques et professionnelles: Le cabinet juridique sélectionné doit adhérer aux normes éthiques et professionnelles les plus élevées, mener ses activités avec intégrité et transparence et s’engager à respecter les principes de la profession.
• Respect des réglementations locales: Les cabinets juridiques intéressés doivent confirmer qu’ils respectent toutes les lois et réglementations locales applicables en matière d’exercice de la profession, de déontologie et de fiscalité.

Le respect de ces critères d’admissibilité est essentiel pour les cabinets juridiques qui souhaitent être pris en considération pour cette mission. DKH évaluera attentivement les propositions afin de s’assurer que le cabinet juridique sélectionné possède l’expertise, les compétences, l’expérience et la capacité nécessaires pour fournir des conseils juridiques efficaces dans le domaine du droit du travail local.

6. Processus de sélection et soumission des propositions

Le processus de sélection d’un cabinet juridique spécialisé dans le droit du travail local se déroulera selon les étapes et les directives suivantes :

• Demande de propositions (RFP)

DKH publie les présents Termes de référence (TdR) sous la forme d’une demande de propositions (RFP) adressée à des cabinets juridiques qualifiés. La RFP invite les cabinets juridiques à soumettre leurs propositions pour examen.

• Date limite de dépôt des propositions: Les cabinets juridiques intéressés sont tenus de soumettre leurs propositions au plus tard le : lundi 8 janvier 2024 – 9h du matin (heure Tchad). Les soumissions tardives ne seront pas prises en considération.
• Format des propositions: Les propositions doivent être soumises par écrit et comprendre les éléments suivants :
• Lettre d’accompagnement : Une lettre d’accompagnement résumant l’intérêt du cabinet pour la mission et ses principales qualifications.
• Résumé : Un bref aperçu de l’expertise et de l’expérience du cabinet en matière de droit du travail local.
• Texte de la proposition : Une réponse détaillée aux TdR, abordant toutes les sections et tous les critères pertinents.
• Compétences : Documentation confirmant les compétences juridiques de l’entreprise et son accréditation pour exercer dans le pays suivant : Tchad.
• Références de clients : Coordonnées d’au moins trois références de clients.
• Proposition de coût : Ventilation détaillée de la structure des honoraires et des coûts des prestations de services du cabinet.
• Divulgation de conflit d’intérêts : Tout conflit d’intérêts potentiel doit être mentionné dans la proposition.
• Soumission des propositions: Les propositions doivent être envoyées par courrier électronique à l’adresse suivante : offres.tcd@diakonie-katastrophenhilfe.org. Veillez à ce que l’objet du courrier électronique mentionne :

« Tchad – [Nom du cabinet] – Proposition de prestations de services juridiques en matière de droit du travail ».

• Comité d’évaluation

Un comité d’évaluation, composé de représentants de DKH, sera chargé d’examiner et d’évaluer les propositions reçues. Le comité évaluera les propositions sur la base des critères d’évaluation énoncés à la Section 7.

• Calendrier d’évaluation

Le comité d’évaluation procédera à un examen approfondi des propositions et pourra, le cas échéant, demander des clarifications ou des informations complémentaires aux cabinets juridiques ayant soumis une proposition. Le calendrier d’évaluation sera le suivant :

• Délai de soumission des propositions : lundi 8 janvier 2024 – 9h du matin (heure Tchad)
• Évaluation initiale : du lundi 8 au mercredi 10 janvier 2024
• Entretiens (le cas échéant) : jeudi 11 et vendredi 12 janvier 2024
• Sélection finale : du 15 au 28 janvier 2024
  • Entretiens (le cas échéant)

DKH se réserve le droit de mener des entretiens avec les cabinets juridiques présélectionnés afin de mieux comprendre leurs qualifications, leur approche et leur adéquation avec les besoins de DKH.

À l’issue du processus d’évaluation et des entretiens (le cas échéant), DKH informera le cabinet juridique sélectionné et procédera à la négociation et à l’attribution du contrat. Les cabinets juridiques qui ne seront pas retenus en seront informés en temps utile.

Les cabinets juridiques intéressés sont encouragés à soumettre des propositions complètes et bien préparées qui abordent tous les aspects des Termes de référence et des critères de sélection. Le processus de sélection donnera la priorité aux qualifications, à l’expertise et à la concordance avec les besoins de DKH. Le cabinet juridique sélectionné sera informé du fait que son offre a été retenue.

7. Critères d’évaluation

L’évaluation des propositions des cabinets juridiques sera effectuée de manière systématique et sera basée sur les critères suivants :

• Expertise en droit du travail local (20 points) : Degré de compréhension par le cabinet juridique du droit du travail local, de la jurisprudence en la matière et de son application. Les antécédents du cabinet en matière de conseil juridique efficace dans le domaine du droit du travail seront évalués.
• Compétences juridiques et accréditation (10points) : Les compétences juridiques du cabinet et la preuve de sa conformité avec les réglementations locales seront examinées. Il s’agit notamment de vérifier les licences et les certifications du cabinet pour pratiquer le droit dans le pays suivant : Tchad.
• Expérience pertinente (15points) : L’expérience du cabinet en matière de droit du travail, notamment en ce qui concerne les contrats de travail, les litiges liés au travail, la sécurité sur le lieu de travail, les relations avec les employés et les conventions collectives, sera évaluée. Des exemples spécifiques de missions réussies dans ces domaines donneront du poids à la candidature.
• Références de clients (10points) : Les références fournies par le cabinet juridique seront contactées et leurs commentaires sur les prestations de services fournies par le cabinet seront pris en compte. La réputation du cabinet en matière de professionnalisme, de fiabilité et de qualité des conseils juridiques sera évaluée.
• Capacité et disponibilité (10points) : La capacité du cabinet à allouer des ressources, à répondre rapidement aux questions juridiques et à satisfaire les besoins de DKH tout au long de la mission sera évaluée. Les preuves de la capacité du cabinet à gérer l’étendue et la complexité de la mission seront prises en compte.
• Tarification compétitive (10points) : La proposition de coût sera évaluée en termes de compétitivité et de valeur. La structure des honoraires du cabinet, y compris les taux horaires, les frais d’honoraires et tous les coûts supplémentaires, sera comparée aux normes du secteur et aux taux du marché.
• Divulgation des conflits d’intérêts (10points) : La capacité du cabinet à identifier et à traiter les conflits d’intérêts potentiels, en particulier ceux qui peuvent survenir au cours de la mission, sera examinée. L’approche du cabinet en matière de gestion de tels conflits sera évaluée.
• Normes éthiques et professionnelles (10 points) : L’engagement du cabinet à respecter les normes éthiques et professionnelles dans la pratique du droit sera pris en considération. Le professionnalisme, l’intégrité et le respect des règles éthiques seront évalués.
• Compréhension des besoins de l’organisation (15points) : Le degré de compréhension par le cabinet juridique des besoins, des objectifs et des valeurs spécifiques de DKH en matière de droit du travail sera évalué. La concordance avec les objectifs de DKH sera un facteur clé.
• Clarté et conformité de la proposition (10points) : La clarté et l’exhaustivité de la proposition du cabinet, ainsi que son respect des exigences énoncées dans les présents Termes de référence, seront examinés. Les propositions bien structurées, complètes et conformes aux Termes de référence recevront une meilleure note.
• Adéquation globale: L’adéquation globale entre l’expertise, les capacités et l’approche du cabinet, d’une part, et les exigences et les attentes de DKH, d’autre part, constituera un facteur déterminant.

Le comité d’évaluation utilisera un système de points pour évaluer chaque proposition en fonction de ces critères. Le cabinet juridique ayant obtenu la note totale la plus élevée sera sélectionné pour la mission. En cas d’égalité, le comité d’évaluation pourra organiser des discussions ou des entretiens supplémentaires afin de prendre une décision finale.

8. Confidentialité et protection des données

Toutes les informations communiquées par les cabinets juridiques dans leurs propositions et au cours du processus de sélection seront traitées avec la plus grande confidentialité.

DKH accorde une grande importance à la confidentialité et à la protection des données dans le cadre de son engagement avec le cabinet juridique sélectionné. Les attentes et les principes suivants régissent le traitement des informations et des données confidentielles :

• Accord de non-divulgation :

Lors de la sélection du cabinet juridique, les parties concluront un accord de non-divulgation afin de formaliser l’engagement de préserver la confidentialité de toutes les informations échangées au cours de la mission.

• Sécurité et traitement des données

Le cabinet mettra en œuvre les mesures appropriées pour assurer la sécurité et la protection de toutes les données et informations fournies par DKH. Cela comprend l’utilisation de méthodes sécurisées de stockage et de transmission des données, ainsi que des restrictions d’accès aux informations confidentielles au sein du cabinet juridique.

• Utilisation des informations

Le cabinet juridique utilisera les informations et les données partagées par DKH exclusivement dans le but de fournir des conseils et des prestations de services juridiques conformément aux présents Termes de référence. Toute autre utilisation ou divulgation de ces informations est strictement interdite.

• Conservation et destruction des données

Le cabinet juridique respectera les calendriers de conservation et de destruction des données et des documents conformément aux obligations légales et éthiques pertinentes. À la fin de la mission, le cabinet retournera tous les documents et données appartenant à l’organisation ou les détruira en toute sécurité selon les instructions de DKH.

• Conformité des sous-traitants et des tiers

Si le cabinet juridique fait appel à des sous-traitants ou à des tiers dans le cadre de la mission, il lui incombe de veiller à ce que ces entités respectent également les dispositions des présents Termes de référence relatives à la confidentialité et à la protection des données.

PERSONNE-RESSOURCE

Pour toute demande de renseignements ou d’éclaircissements concernant les présents Termes de référence, ainsi que la soumission de propositions et la correspondance associée, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes : contact.tcd@diakonie-katastrophenhilfe.org.

Toutes les questions et demandes d’informations complémentaires doivent être adressées à la personne-ressource indiquée. DKH s’engage à fournir des réponses rapides et précises aux demandes de renseignements et à veiller à ce que le processus de soumission des propositions soit transparent et efficace.