La Banque africaine de développement (BAD) recrute un(e) Chargé(e) en chef de la gestion des documents, de la classification de l’information et des archives, Abidjan, Côte d’Ivoire
LA BANQUE :
Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent et compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique nécessaire aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a défini cinq grands domaines (High 5) dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.
LE COMPLEXE :
Le Complexe de la présidence comprend le Cabinet du Président du Groupe de la Banque et tous les bureaux, départements et autres unités organisationnelles qui sont directement rattachés à la présidence sur le plan administratif et fonctionnel. Le Président, en sa qualité de chef de la direction du Groupe de la Banque, est chargé d’assurer une gestion stratégique compétente du Groupe de la Banque et de toutes ses ressources en vue de la réalisation de l’objectif du Groupe de la Banque, qui est de contribuer au développement économique et au progrès social des pays membres régionaux.
Le Complexe de la présidence assure la direction de l’institution et la supervision exécutive au jour le jour et à moyen terme, maintient la communication avec les pays membres du Groupe de la Banque et soutient les Conseils d’administration dans l’exercice de leurs fonctions statutaires. En outre, le Complexe assure la surveillance juridique et réglementaire de la conduite des affaires du Groupe de la Banque et la gestion intégrée des risques liés aux opérations du Groupe de la Banque, supervise la communication institutionnelle avec un éventail de parties prenantes internes et externes, promeut l’intégrité, la transparence et les normes et standards éthiques les plus élevés parmi le personnel du Groupe de la Banque dans l’exercice de ses fonctions, et assure la sécurité du personnel, des locaux et des actifs physiques, des informations et des données du Groupe de la Banque dans toutes les localités où celui-ci mène ses activités. Par ailleurs, le Complexe de la présidence s’emploie à catalyser les investissements provenant de diverses sources, conformément aux priorités opérationnelles du Groupe de la Banque.
Le Président supervise directement plusieurs départements et unités, notamment le Cabinet du Président, le Département de l’intégrité et de la lutte contre la corruption, le Bureau de l’Auditeur général, la Direction de la gestion des risques du Groupe, le Département du Conseiller juridique général et services juridiques, le Département de la communication et des relations extérieures, le Bureau de l’intégrité et de l’éthique du personnel, le Bureau du secrétaire général et Secrétariat général, le Forum pour l’investissement en Afrique, le Bureau d’appui du Secrétariat conjoint et le Bureau de représentation extérieure en Asie.
LE DÉPARTEMENT QUI RECRUTE :
Le Bureau du Secrétaire général et Secrétariat général de la Banque facilite la réalisation des objectifs de la Stratégie décennale de la Banque, des High 5 et du Modèle de développement et de prestation de services en améliorant le processus de prise de décision des instances de gouvernance et en nouant de meilleures relations de travail avec les actionnaires et les pays hôtes de la Banque. PSEG comprend : Bureau immédiat du Secrétaire général (PSEG.0) qui, outre ses propres attributions, est chargé de gérer la Section de la gestion des documents et des archives et la Section des conférences et réunions ; la Division des affaires et des délibérations du Conseil (PSEG.l) et la Division du protocole, des privilèges et immunités (PSEG.2).
La Section de la gestion des documents et des archives est chargée de la mise en œuvre de la politique de diffusion et d’accès à l’information (DAI) de la Banque ; de la classification des informations de la Banque ; et de l’archivage et de la gestion appropriés des documents du Groupe de la Banque.
LE POSTE :
Sous la supervision du Secrétaire général, le/la titulaire de ce poste devra s’acquitter des fonctions suivantes :
- Coordonner et de gérer la mise à disposition dans les délais, de manière active et efficace des informations sur le Groupe de la Banque et ses activités, en particulier celles relatives à ses opérations de développement.
- Superviser la classification des informations à l’échelle de la Banque dans tous les formats et formes pour : assurer la concordance stratégique des informations en appui aux objectifs opérationnels avant leur divulgation ; garantir la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité et la capacité en matière d’audit en ce qui concerne les informations de la Banque ; veiller à la réduction des incidences négatives sur les activités opérationnelles de la Banque à un niveau acceptable ; et veiller à la conformité et au respect total de la Politique de la Banque en matière de classification d’information.
- Superviser l’archivage adéquat des dossiers et documents du Conseil et les rendre facilement accessibles aux membres du Conseil ; en outre, la Section de la gestion des documents et des archives coordonne la gestion des archives et des documents essentiels du Groupe de la Banque, conçoit les outils de conservation des archives et assure la formation régulière des membres du personnel dans le domaine.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Sous la supervision et l’orientation générales du Secrétaire général, le/la Chargé(e) en chef de la gestion des documents, de la classification des informations et de l’archivage devra assumer les responsabilités suivantes :
- Élaborer et maintenir un cadre stratégique et opérationnel pour le Système de gestion et d’archivage des documents et de classification des informations afin de garantir la cohérence avec les règles et réglementations pertinentes de la Banque, et d’obtenir et de conserver un système de gestion de la qualité ISO 15489 ;
- Élaborer et mettre régulièrement à jour les politiques, les directives et les procédures de gestion et d’archivage des documents, ainsi que les directives concernant la classification des informations pour la Banque conformément au cadre stratégique et opérationnel ci-dessus mentionné ;
- Classifier tous les documents de la Banque selon la Politique de diffusion et d’accès à l’information ;
- Entreprendre un inventaire détaillé des informations de la Banque et assurer leur classification conformément à la Politique de diffusion et d’accès à l’information ;
- Mettre en place et gérer un système efficace de recherche documentaire selon les règles de classification des informations définies dans la Politique de diffusion et d’accès à l’information ;
- Élaborer et appliquer des mesures de contrôle sécuritaires efficaces pour les systèmes d’information de la Banque, par la mise en place d’outils d’information appropriés et d’étiquettes de classification conformes aux critères énoncés dans la Politique de diffusion et d’accès à l’information de la Banque ;
- Servir de point focal à la Banque pour les questions de gestion et d’archivage des documents, ainsi que de classification et de déclassification des informations, concernant particulièrement l’application de la Politique de la Banque en matière de diffusion et d’accès à l’information et toute la Banque, de façon générale ;
- Concevoir/actualiser de façon régulière un contenu de formation devant faire partie du programme de formation sur la diffusion et l’accès à l’information, accompagné d’un outil d’apprentissage en ligne pour le personnel ;
- Concevoir des actions appropriées pour le personnel permettant de suivre la classification des documents ;
- Élaborer des mesures de contrôle efficaces en matière de gestion des informations pour s’assurer que les membres du personnel sont conscients de leurs responsabilités et que les meilleures pratiques sont suivies ;
- Aider et conseiller les membres du personnel dans la gestion, l’archivage, la classification et la déclassification des documents de la Banque ;
- Fournir des conseils sur les enjeux sécuritaires et réglementaires actuels et potentiels pouvant affecter le système d’information de la Banque et évaluer leur impact sur l’institution ;
- Élaborer des lignes directrices pour la classification des documents, y compris celles relatives aux réseaux de partage d’information au sein de la Banque ;
- Jouer un rôle de premier plan en matière de systèmes experts innovants pour la gestion et l’archivage des documents et la classification des informations ;
- Piloter la mise en œuvre de la politique de la DAI ainsi que des politiques, lignes directrices et procédures en matière de gestion des documents et d’archivage, et fournir des conseils d’expert et des recommandations à la haute Direction et au personnel à ce sujet ;
- Superviser l’archivage adéquat des dossiers et documents du Conseil et les rendre facilement accessibles aux membres du Conseil ;
- Superviser la gestion des archives et des dossiers essentiels de la Banque, concevoir des outils de conservation des dossiers et assurer la formation régulière des membres du personnel ;
- Assurer le secrétariat du Comité de gestion des documents et de diffusion de l’information (RIMDC) ainsi que de la Commission de recours.
CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :
- Être titulaire d’au moins un Master en bibliothéconomie, en gestion des connaissances et de l’information, en gestion des documents et des archives, en droit ou dans toute autre discipline connexe ;
- Justifier d’une expérience pratique pertinente d’au moins sept (7) années dans le domaine concerné ;
- Avoir une bonne maîtrise de la production et de la classification des informations, et être bien au fait des toutes dernières évolutions dans la réflexion et la pratique des autres BMD concernant les critères de classification des informations ;
- Avoir une connaissance approfondie des normes et lignes directrices du secteur concernant tous les aspects de la gestion et de l’archivage des documents et de la classification des informations ;
- Avoir de l’expérience dans l’application des normes de pratiques optimales en matière de gestion de l’information et des documents (par exemple ISO 15489) ;
- Faire preuve d’excellentes aptitudes organisationnelles et analytiques ;
- Avoir une bonne connaissance de tous les aspects de la sécurité informatique dans les différents domaines des technologies de l’information : base de données, classification, systèmes d’exploitation, applications spécifiques, etc. ;
- Justifier d’une expérience pratique pertinente dans les domaines tels que l’accès à l’information ou la liberté d’information, de préférence, dans une institution similaire à la Banque, notamment une institution financière internationale (IFI), une banque multilatérale de développement (BMD) ou dans le secteur public ;
- Être capable de travailler efficacement en faisant preuve d’esprit d’équipe et d’orientation vers le client. Pouvoir appliquer les connaissances opérationnelles à la résolution des problèmes et trouver des solutions au profit du client (interne et externe) et de l’organisation ;
- Maîtriser les systèmes de gestion des documents, le système de suivi des demandes d’information (IRTS), l’élaboration des référentiels taxonomiques et les normes en matière de métadonnées ; avoir des compétences en matière de rédaction de rapports, etc. ;
- Superviser le travail de tout membre du personnel placé sous sa responsabilité ;
- Assurer une supervision professionnelle constante des membres du personnel exerçant des responsabilités connexes et leur prodiguer des conseils ;
- Avoir d’excellentes compétences en communication écrite et orale en français ou en anglais ;
- Avoir des compétences professionnelles dans l’autre langue ;
- Avoir une solide expérience dans l’utilisation des outils liés aux technologies de l’information, de SAP, des applications courantes de MS Office (Word, Excel, Access et PowerPoint), des bases de données et une bonne maîtrise de la gestion des systèmes d’information.
CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI INTERNATIONAL Y AFFÉRENTES.
