L’Institut international de recherche sur le riz (IRRI) recrute un Responsable du service de soutien pays, Burundi 

À propos de l’IRRI

Objectif du travail

L’Institut international de recherche sur le riz (IRRI) est la première organisation de recherche mondiale dédiée à la réduction de la pauvreté et de la faim grâce à la science du riz ; améliorer la santé et le bien-être des riziculteurs et des consommateurs ; et protéger l’environnement rizicole pour les générations futures.

Relevant du représentant pays – Burundi, ce poste est chargé de fournir une plate-forme de services d’entreprise efficace et efficiente pour soutenir le programme et les activités de représentation du bureau de l’IRRI au Burundi. Gérer l’équipe du personnel des services généraux dans les domaines administratifs pour garantir que toutes les exigences en matière de services de soutien du bureau de pays sont satisfaites. Ces membres du personnel rendent compte à leurs équipes mondiales respectives. Ce poste est requis pour coordonner avec les différents départements des services corporatifs afin d’assurer la mise en œuvre efficace des politiques et procédures organisationnelles. 

Ce poste gérera directement tout le personnel de l’administration locale et garantira que les services de soutien locaux tels que les voyages, les services de visa, le nettoyage et les tâches administratives locales similaires sont assurés.

Ce poste sera basé au bureau de l’IRRI au Burundi et ne pourra être occupé que par des citoyens permanents du Burundi.

Le personnel actuel de l’IRRI est encouragé à postuler et sera priorisé.

Rôles et responsabilités

• Fournir un soutien administratif et une supervision locale des services d’entreprise, y compris, mais sans s’y limiter : les finances et la comptabilité, la gestion des risques, les ressources humaines, la logistique, l’administration, le protocole, les technologies de l’information, les achats, la gestion du matériel et la sûreté et la sécurité pour le bureau de l’IRRI au Burundi.
• Aider le représentant national et les équipes des services de soutien mondiaux à concevoir, mettre en œuvre et gérer des systèmes administratifs pour un fonctionnement efficace du bureau de pays.
• Veiller à ce que les services d’opérations financières fournis dans le pays soient efficients et efficaces en matière d’administration, de comptabilité et de reporting de l’audit financier annuel des finances du bureau de pays ; et que la paie est gérée efficacement conformément à l’accord et aux politiques pertinents.
• Soutenir l’équipe régionale HROD et mondiale RH grâce à un soutien local pour garantir que toutes les politiques et pratiques RH de l’IRRI sont mises en œuvre comme conseillé.
• Superviser la mise en œuvre et la mise à jour régulière d’un programme d’orientation efficace pour le personnel national et international spécifique à l’emplacement du bureau qui s’appuie sur le modèle d’entreprise, et soutenir la mise en œuvre de formations organisées localement et d’autres événements conformément au calendrier de formation annuel.
• En l’absence d’un HCA (non hébergé dans un autre centre du CGIAR), aider à la gestion d’un réseau TIC efficace et efficient qui répond aux besoins opérationnels du bureau de pays et superviser et rendre compte des systèmes et du réseau informatiques en coordination avec le siège de l’IRRI. C’EST.
• Initier, développer et mettre en œuvre de nouvelles technologies pour fonctionner sur tous les sites de l’IRRI dans le pays et mettre en œuvre des politiques et procédures TIC, conformément aux politiques informatiques de l’IRRI.
• Aider le personnel des achats pour les services d’approvisionnement et de gestion du matériel – équipe et flotte de transport, contrats de location immobilière, contrats de fournisseurs de bâtiments et d’entretien – et garantir que les propriétés louées ou possédées (bâtiments, propriétés, équipements et flotte de véhicules) sont maintenues à un bon niveau et superviser dispositions contractuelles pour les biens loués.
• En consultation avec l’agent régional des finances et le directeur des finances, superviser l’élaboration, la gestion et le suivi des budgets opérationnels annuels et des prévisions financières, y compris une mise à jour en milieu d’année.
• Servir de liaison entre le siège de l’IRRI et la banque du bureau de pays pour toutes les exigences documentaires relatives aux comptes bancaires.
• Agir en tant que point focal en matière de sûreté et de sécurité en mettant en œuvre une approche qui maintient un environnement de travail sûr et sécurisé
• Assurer la liaison et la coordination avec l’équipe régionale et du siège de gestion des risques et d’assurance qualité dans le cadre du plan de gestion des risques convenu ; et maintenir et gérer toutes les polices d’assurance nécessaires.
• Soutenir la création et le maintien de services de ressources humaines positifs, y compris le recrutement, les relations dans l’espace de travail, le développement organisationnel, la rémunération, les avantages sociaux et les rapports conformément au siège des RH.
• Représenter l’institut dans les négociations avec les agences externes et les fournisseurs ; Mettre en œuvre des systèmes et des processus pour la gestion des approvisionnements logistiques, conformément aux politiques d’approvisionnement de l’IRRI ; Coordonner avec les services de la chaîne d’approvisionnement du siège de l’IRRI.
• Veiller à ce que les propositions de subvention émanant du bureau de pays soient correctement budgétisées pour atteindre les objectifs opérationnels et le recouvrement intégral des coûts ; et qui sont conformes aux lois applicables telles que celles couvrant l’égalité des chances en matière d’emploi, les obligations en matière de ressources humaines et les octrois de location.
• Examiner et surveiller le registre des fonds de retraite du personnel reflétant les cotisations et les revenus des comptes du personnel.
• Développer et maintenir un référentiel central de tous les contrats, accords de services et protocoles d’accord du bureau de l’IRRI Burundi, y compris un registre des obligations contractées par le biais de contrats, en particulier les accords de financement.

Qualifications

• Baccalauréat en gestion ou tout cours équivalent avec au moins 7 ans d’expérience en gestion ou en administration à un poste de direction ;
• Master en gestion ou toute formation équivalente avec au moins 5 ans d’expérience en gestion ou en administration à un poste de direction.

Compétences requises

• Solide expérience en comptabilité et finance, et exposition aux ressources humaines, aux achats, à la gestion des risques, à la logistique, à la SST, à la sécurité et au protocole ;
• Expérience de travail dans une organisation/entreprise internationale ;
• Compétences démontrées en gestion générale ;
• Expérience dans les relations avec les autorités gouvernementales et réglementaires ;
• Connaissance et compréhension des lois locales et des exigences de conformité ;
• Solides compétences analytiques et de prise de décision ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
• Solides compétences informatiques, notamment avec Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Internet ;
• Expérience dans l’utilisation des ERP.

Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Ce poste restera ouvert jusqu’à ce qu’il soit pourvu.