Le PNUD recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve), Antananarivo, Madagascar
En tant qu’Agent administratif :
- Ouverture de nouveaux dossiers thématiques au besoin et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi ;
- Maintenance des archives, en s’assurant que les fichiers sont correctement stockés et accessibles ; conservation en lieu sûr des documents ;
- Fourniture de photocopies des dossiers du registre, à la demande du personnel. Aide à la collecte de documents de référence et de fond à partir des fichiers du registre ;
- Établissement et maintien d’un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; tenue des dossiers de circulation et de lecture du bureau ;
- Fourniture d’une gestion efficace du courrier en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
- Réception, enregistrement, codage et transmission des télécopies, lettres et autres correspondances entrantes au département/unité/agent approprié ;
- Enregistrement et envoi des communications sortantes, y compris les valises diplomatiques et le suivi de la distribution. Prépare le récapitulatif des formulaires de pièces jointes et des documents nécessaires et tient le dossier sur les valises diplomatiques reçues.
Prend en charge la gestion des actifs :
- Réception, inspection et vérification de tous les équipements entrants, mobiliers et fournitures entrants et planification des livraisons aux utilisateurs ;
- Appui à l’exercice annuel de vérification de l’inventaire physique en vérifiant l’exactitude des registres et l’emplacement des biens ;
- Gestion des fournitures de bureau ;
- Préparation des rapports d’inventaire en collaboration avec l’associé à la gestion des actifs, au besoin ;
- Maintenance du système de classement assurant la garde des documents confidentiels et la comptabilité de ceux-ci ;
- Suivi et achat des fournitures et autres consommables du bureau (facture proforma, demande d’établissement de bon de commande, etc.).
Autres responabilites :
- Etablir et mettre a jour régulièrement les donnees sur les fournisseurs ;
- Maintenir un suivi constant avec l’equipe de l’administration du bureau regional (suivi des différents paiments, dossiers en attente) ;
- Appuyer le bureau dans le processus de paiement des fournisseurs de biens et services (recherche des factures, demande d’autorisation financière, préparation et soumission des documents de paiement et suivi, etc.) ;
- Soutenir le bureau à la gestion des ressources humaines (fiches de présence, suivi des congés, etc.) ;
- Apporter un soutien logistique, incluant la conduite journaliere du vehicule du bureau, pour assurer le bon déroulement des activités internes et externes du bureau (missions sur terrains), notamment lors de la situation d’urgence pour le déploiement du personnel et lors de visite conjointe ou visite de haut niveau (organisation des transports pour les missions, organisation des réunions et ateliers, réservation des salles, hôtels , etc.) ;
- Tout autres taches reliees a la logistique selon les besoin.
