L’association Noé recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère), N’Djamena, Tchad

Termes de Référence

Nom du Poste : Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) basé (e) à N’Djamena

Complexe d’Aires Protégées de Binder-Léré, République du Tchad

Contexte

Créée en 2001, Noé est une association d’intérêt général à but non lucratif qui a pour mission de sauvegarder la biodiversité en France et à l’international, pour le bien-être de tous les êtres vivants, et en particulier de l’humanité. Elle vise spécifiquement, par l’intermédiaire de son Pôle Parcs de Noé (PDN), à contribuer à la gestion durable des aires protégées en Afrique à travers un modèle de gestion, impliquant responsabilité et redevabilité, pour la sauvegarde de la biodiversité et du patrimoine naturel, la sécurité et le développement communautaire.

Le Gouvernement du Tchad, représenté par le Ministère de l’Environnement, de la Pêche et du Développement Durable (MEPDD), et Noé ont signé en juillet 2021 un Accord de partenariat sur 15 ans pour la gestion du Complexe d’Aires Protégées de Binder-Léré (CAPBL), constitué du Parc National Zah Soo (PNZS) et de la Réserve de Faune de Binder-Léré (RFBL).

Situé dans le sud-ouest du pays, à la frontière avec le Cameroun, le CAPBL revêt une importance certaine en raison de son gradient d’écosystèmes soudano-sahéliens qui accueille la 3ème population d’éléphants du Tchad et des populations relictuelles de faune, de pressions anthropiques diverses et d’enjeux de développement communautaire (transhumance, élevage, agriculture, pêche artisanale), et de son rôle dans la lutte contre les changements climatiques pour ses populations riveraines.

Dans le but de développer et coordonner la gestion du département finance du Complexe d’Aires Protégées de Binder Léré (CAPBL), Noé recrute un/e Assistant administratif financier conformément au mandant attribué à Noé par le Gouvernement du Tchad.

Résumé du poste

Employeur : Association Noé.

Localisation : N’Djamena, et éventuelles missions à Binder et dans le Complexe d’Aires Protégées de Binder-Léré, Tchad.

Supérieur hiérarchique : Responsable Administratif et Financier.

Personnes sous gestion : N/A.

Prise de fonction envisagée : 15/08/2023.

Durée du contrat : 1 an renouvelable.

Résumé du poste : L’Assistant (e) Administratif (ve) et financier (e) est chargé d’appuyer le Responsable Administratif et financier dans la gestion administrative et financière de CAPBL.

Relations clé : La/le Assistant administratif et financier répond hiérarchiquement au Responsable administratif et Financier de Noé, elle peut être amené (e) à collaborer avec l’adjoint RAF ainsi que l’assistant administratif et financier en poste à Binder.

Description du poste

Objectif

Appuyer le Responsable Administratif et Financier du Complexes d’Aires protégées de Binder-Léré, et de manière générale le département Administratif et financier de Noé au Tchad.

Principales tâches

•  Réceptionner, transmettre et ranger tous les courriers de l’organisation ;
•  Répondre et faire suivre tous les courriers des projets ;
•  Collecter et classer toute la documentation y compris les rapports de l’organisation ;
•  Vérifier en détail et veiller au bon rangement de toutes les pièces administratives (contrats, factures, reçus, etc.) ;
•  Veillez à ce que toutes les déclarations nécessaires auprès des autorités locales (impôt, CNPS …) aient été faites pour l’ensemble du personnel ;
•  Veillez à honorer toutes les factures liées à la consommation et au fonctionnement du bureau (téléphone, loyer, achats, entretien véhicules, etc.) ;
•  Classer les dossiers du personnel (dossier de recrutement, demande de congés, paiement des salaires, etc.).
•  Vérifier les pièces comptables (exhaustivité, validité, autorisation) et vérifier que les procédures ont été respectées ;
•  Scanner/sauvegarder systématiquement les pièces comptables de caisse et de banque ;
•  Enregistrer les pièces comptables dans le canevas Excel et les comparer une à une avec celles mentionnées dans le livre de caisse et dans les extraits bancaires ;
•  S’assurer de la conformité, et de la régularité des pièces comptables, conformément aux engagements et procédures de Noé et de ses bailleurs ;
•  Vérifier périodiquement les tableaux de rapprochement bancaire et de caisse (livre de caisse, livre de Banque, …) ;
•  Appuyer le RAF pour les demandes de visa et agréments du personnel expatrié ;
•  Appuyer la logistique pour le personnel Noé en mission ainsi que pour les visiteurs / consultants ;
•  Assurer une gestion rigoureuse de la caisse de N’Djamena suivant les procédures de Noé ;
•  Approvisionner la caisse et effectuer les opérations ordinaires dans la limite du plafond autorisé ;
•  Enregistrer systématiquement les opérations d’entrées/sorties sur les bordereaux de caisse ;
  et dans les journaux de caisse ;
•  Faire la réconciliation de la caisse chaque mois avec le service comptabilité et éditer les états mensuels (PV de caisse, journal caisse, billetage) ;
•  Effectuer les paiements des avances opérationnelles dument autorisées par le responsable hiérarchique ;
•  Faire la liquidation des avances liées aux activités ci-dessus avant de décaisser une avance suivante ;
•  Anticiper et éviter toute rupture de fonds de la caisse ;
•  Avant paiement, vérifier les pièces comptables (exhaustivité, validité, autorisation) et vérifier que les procédures spécifiques ont été respectées ;
•  Préparer les bulletins de paie, les contrats, et autres documents nécessaires pour la gestion des employés et des prestataires ;
•  Participer au suivi des congés ;
•  Accueil des visiteurs ;
•  Appui à l’organisation d’évènements ;
•  Informer le RAF de tout problème rencontré ;
•  Et de manière non-exhaustive, toute tâche pertinente pouvant être demandée de la part du responsable direct ou de la direction du CAPBL.

Résultats clés

Les principaux livrables attendus dans le cadre de la présente mission sont les suivants :

•  La cellule finance de N’Djamena est développée et gérée conformément aux POS ;
•  Les audits financiers ne font l’état d’aucune dépense inéligible ;
•  Les pièces comptables et administratives de Noé sont numérisées, rangées, organisées et archivées ;
•  Les démarches administratives de Noé sont réalisées dans les délais.

Suivi et évaluation

Le/la assistant Administratif et financier rendra compte au Responsable Administratif et financier du CAPBL pour le suivi quotidien.

Expériences et compétences requises

•  Diplôme en finance/gestion de projets ou de sciences administratives, commerciales ou économiques ;
•  Minimum 3 ans d’expérience à un poste de comptable ou gestion de projets, service commercial confirmé et/ou à responsabilités ;
•  Connaissance de la gestion administrative ;
•  Connaissances des exigences habituelles des bailleurs en matière de gestion administrative et financière (UE, AFD, etc.) ;
•  Connaissances minimums du droit du travail et autres dispositions légales applicables au Tchad en matière de personnel local ;
•  Connaissance minimum de la législation fiscale Tchadienne ;
•  Maîtrise des logiciels Excel, Word ;
•  Parfaite maîtrise du Français (parlé et écrit) ;
• Être force de proposition et avoir une forte capacité d’initiative ;
•  Ponctualité et respect des règles et échéances ;
•  Sens des responsabilités et de la gestion de fonds ;
•  Capacité d’organisation, de planification, d’anticipation, de restitution.

Candidature

Les personnes intéressées devront soumettre par courriel un dossier de candidature comprenant une lettre de motivation et un Curriculum Vitae (CV) démontrant les qualifications et expériences pour le poste ainsi que des références professionnelles ou académiques. Il pourra être demandé aux candidats sélectionnés d’autres documents en fonction de leur profil.

Les candidatures doivent être envoyées par courriel adressé au Directeur du CAPBL au plus tard le 21 juillet 2023 à 17h00 (UTC+1), à l’adresse suivante : recrutement.capbl@noe.org avec pour objet « Recrutement Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (e) NDJ CAPBL ». Les candidats présélectionnés seront contactés pour test écrit et entretiens. Merci de noter que seules les candidatures retenues pour les entretiens recevront seront contactés pour la poursuite du processus de recrutement.

Le CAPBL se réserve le droit de clôture la réception des dossiers avant la date ci haute indiquée.