Les principales missions d’un.e assistant.e de projets sont :

Gestion administrative :

• Est en charge de la gestion administrative des dossiers liés aux projets (bailleurs, fournisseurs, clients, etc.) ;
• Est en charge de la gestion et de la mise à jour des données identitaires du projet sur le logiciel ERP Atlas ;
• Génère la demande d’ajout du code analytique projet dans nos outils ;
• Prépare et gère des contrats d’expertise et prestation de services liés aux projets ;
• Est en charge de la gestion et du suivi du recrutement des experts (suivi administratif, publication de l’offre, etc.) ;
• En lien avec le/la chargé(e) de projet, suit les procédures de passation des marchés (subvention, expertise, services, etc.) ;
• Réalise les vérifications de compliance « Accuity/ EDES » dans le cadre des marchés attribués par l’Agence ;
• Est en charge de la gestion du portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation ;
• Fait le suivi et l’archivage des contrats partenaires/bénéficiaires/ et tout document ou pièces justificatives liées au projet y compris financiers et de logistique des missions.

Gestion budgétaire et comptable :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (location de salle, interprétation, restauration, etc.
• Assure la logistique des participants des missions/évènements ;
• Prépare et fait valider les ordres de mission ;
• Réserve les billets d’avion, les hébergement des participants missions/ évènements ;
• Prépare et procède au paiement des PERDIEM /ERF des missions ;
• Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité dans le cadre des missions.

Gestion budgétaire, financière et comptable

• Vérifie la conformité et la cohérence des pièces justificatives de dépenses (siège/terrain) avant leur règlement
• Prépare les BAPs (bon à payer) et suivre le règlement des prestataires externes de service et d’expertise
• Met à jour le JDD (journal de dépenses) sur les outils internes
• Paramètre le suivi financier en début de projet
• Met à jour mensuel du JDD et du suivi financier Excel
• Contribue à l’élaboration des rapports financiers bailleurs en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargés de projets administratif et/ou RAF des projets
• Clôture les comptes annuels et semestriels du/des projets en collaboration avec les chargé.e.s de projets
• Réalise des exercices financiers et budgétaires Agence en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
• Contrôle les rapports financiers des bénéficiaires de subvention/autres types de financement octroyés par l’Agence
• Prépare et gère les audits externes sur les rapports financiers bailleur, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ Chargé.es de projets administratif et financier, le/s RAF.s des projets
• Gère et suit les journaux de banque et caisse réalisées par les équipes terrain
• Gère et suit les engagements (subventions/autres) sur le logiciel ERP
• Suit la facturation et l’encaissement des bailleurs

Communication

• Appuie les activités de communication (mise à jour du site internet projet, préparation de documents de communication, …).

Appui transversal

Participe à l’organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc…) et du département