Concern Worldwide recrute un(e) Chargé(e) des achats et de la logistique, Tahoua, Niger

Concern Worldwide est une ONG humanitaire internationale basée en Irlande dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Concern vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu de Concern.

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail. En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail. Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles. Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.

Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern,

Rôle principal :

Sous la supervision du Coordinateur de base à Tahoua, le Procurement Officer est responsable de l’appui dans la gestion de la logistique du programme et des projets de Concern Worldwide à Tahoua à travers les achats et approvisionnements conformément aux politiques et procédures logistiques de Concern Worldwide.

Le but de ce poste est d’assurer une mise en place et une gestion efficace des approvisionnements pour le bureau de Taboua, et appui aux autres bureaux selon les nécessités. Le cas échéant, il / elle devra également appuyer l’équipe cadre dans la mise en œuvre du projet et exécuter toute activité liée aux besoins des opérations de Concern qui pourront lui être assignées par son superviseur.

Tâches et responsabilités principales :

Responsabilité 1 : Gestion des achats

• Mettre et maintenir à jour le registre des fournisseurs et la liste des fournisseurs approuvés de Concern
• S’assurer que toutes les informations liées à l’identification des fournisseurs sont mises à jour dans le registre des fournisseurs approuvés (NIF, RRC, ARF, nom commercial, localisation des locaux commerciaux, etc.). Ce registre sera partagé avec les services de la finance après vérification par le Coordinateur logistique et approbation par le SD.
• Tenir un répertoire d’articles et un catalogue des prix proposés par chaque fournisseur.
• Actualiser les listes des prix chaque trimestre : ces listes seront communiquées aux équipes programmes pour fin de planification budgétaire et usage lors de la préparation des demandes de fournitures.
• Communiquer aux terrains les informations relatives à leurs demandes de fournitures.
• Collecter les cotations et analyse de celles qui ne nécessitent pas un comité d’achat.
• Préparation des bons de commande et des contrats d’achat et de livraison.
• Récupération / enlèvement de certaines commandes auprès des fournisseurs / prestataires si la livraison au bureau de Concern Worldwide n’est pas convenue/exigée.
• Suivre les bons de commander et contrats, et s’assurer que les fournisseurs respectent les délais des livraisons.
• Réceptionner les factures et préparer les demandes de paiement à soumettre à l’approbation des responsables habilités.
• Participer à l’élaboration et mise en œuvre des plans d’approvisionnement et s’assurer que l’achat d’équipements, matériels, matériaux, services et travaux est de haute qualité, d’un bon rapport qualité-prix et conforme aux dépenses budgétaires approuvées.
• Participer au processus d’appels d’offres et appels à manifestation d’intérêt nationaux et internationaux
• Suivre les documents de demandes d’exonération à la DONGAD, Douane, etc. ;
• Etc.

Responsabilité 2 : Supervision des réceptions et des expéditions

• Partager la documentation nécessaire (SR, BC) avec le Magasinier en vue de s’assurer d’une réception conforme des fournitures commandées.
• Procéder au contrôle de la qualité et de la quantité des fournitures livrées par les fournisseurs, conjointement avec le demandeur ou son délégué techniquement habilité ; et exiger des fournisseurs le remplacement de fournitures non conformes.
• Superviser les chargements pour les expéditions sur le terrain.
• Suivre, avec le Magasinier, les bons de livraisons (GDN) émis et s’assurer de la réception des bons de livraison (GDN) signés et les copies des bons de réception (GRN) du bureau destinataire des fournitures.
• Tenir et actualiser régulièrement le tableau de réconciliation des GDN/GRN et le partager mensuellement avec le Coordinateur Logistique et le Directeur des Opérations.
• Etc.

Responsabilité 3 : Rapportage

• Tenir et mettre à jour quotidiennement l’état de réalisation de tous achats en cours en capitale. Une copie du tableau de suivi des achats (SRTS) sera transmise au Coordinateur de la base de Tahoua, la Coordinatrice Logistique et le Directeur des opérations, le CD, les gestionnaires des budgets des projets chaque vendredi.
• Tenir un tableau de suivi des contrats d’achat et de livraison, des contrats-cadres et des contrats de prestation de service (services et travaux), et le partager avec le Coordinateur Logistique et le Directeur des Opérations mensuellement.
• Travailler en étroite collaboration avec les bureaux de terrain, les autres départements et le programme pour assurer un partage régulier d’informations sur les achats et approvisionnements.
• Participer aux réunions hebdomadaires de l’équipe logistique et rapporter les informations relatives aux achats.
• Maintenir à jour la base de données fournisseur,
• Etc.

Responsabilité 4 : Classement et archivage logistique

• Classer les dossiers d’achat par base et en respectant la chronologie de réception de réquisitions traitées pour chaque base.
• S’assurer que des copies miroir de tous les dossiers d’achat traites sont conservées au sein du bureau Logistique de Niamey ou conservées en versions scannées.
• S’assurer que les dossiers d’appel d’offres sont reconstitués et conservés par numéro d’appel d’offres.
• Assister dans la préparation des audits et apprêter les dossiers des achats et approvisionnements selon les nécessitées.
• Etc.

Autres tâches :

En dehors de ses responsabilités et tâches mentionnées ci-dessus, le titulaire du poste pourrait être demandé à :

• Changer temporairement de lieu d’affectation suivant les exigences du programme pour une couverture de poste, si nécessaire ;
• Participer aux formations et ateliers organisés/identifiés par le supérieur hiérarchique
• Effectuer des tâches supplémentaires en dehors de ces responsabilités pour diverses de raisons et en fonction des nécessités, (besoin urgent, un collègue absent, etc.).
• Contribuer autant que possible à la poursuite et à la promotion de la redevabilité y compris les engagements de Concern au HAP (Partenariat pour la Redevabilité Humanitaire)
• Dénoncer au supérieur hiérarchique approprié, toute violation du Code de Conduite et politiques associées; cette tâche est une obligation de tout un chacun.
• Maintenir la confidentialité de toutes les informations acquises à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et responsabilités, soit par des collègues ou concernant toute autre activité menée par Concern en général, qui n’ont pas encore été rendues publiques par la Direction.
• Effectuer toutes autres tâches qui seront confiées par la hiérarchie dans le cadre de ce poste.
• Etc.

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :

• Minimum un diplôme de niveau BAC+3 en Logistique option Achat/Approvisionnement ou en gestion, comptabilité- finances/commerce en logistique.
• Avoir 5 ans d’expérience dont minimum 3 ans d’expérience en logistique et dans la gestion des achats, de préférence avec les ONG Internationales humanitaires.
• Avoir une bonne Connaissance des règles de passation des marchés publics et des procédures de dédouanement ;
• Avoir une bonne maitrise du processus d’obtention d’exonération des taxes sur la TVA et douane au niveau de la DONGAD, la DGI et la DGD ;
• Avoir une bonne capacité d’analyse ;
• Une bonne connaissance dans le domaine de la fiscalité Nigérienne
• Etre prêt à travailler avec un degré minimum de supervision, sous pression et capable de prendre et de proposer des initiatives
• Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français et en anglais.
• Excellent niveau de communication en langues locales (Haoussa, Zarma, etc.)
• Connaissance du secteur humanitaire
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines
• Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps;
• Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité;
• Bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office: MS World, Excel, PowerPoint, Outlook et utilisation de l’Internet.

Dépôt et composition des dossiers de candidature:

Les dossiers comportant un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du candidat (e), une lettre de motivation, et une copie de la carte ANPE, devront parvenir par courrier électronique à l’adresse suivante Niger.hr@concern.net au plus tard le 16/06/2023 à 10h00.

Veillez mettre comme sujet de messagerie la référence du poste : Réf du poste: LOG/CAT/34/2023

NB : Les dossiers de recrutement ne comportant pas la référence du poste ne seront pas étudiés.

Concern est un employeur qui promeut légalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente. La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement. Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du CD, ou à quelqu’un d’autre en qui vous avez confiance.