La GIZ recrute une Stagiaire assistante de direction, N’Djamena, Tchad

La GIZ est une institution de la Coopération Allemande au Développement dont la mission essentielle est la mise en œuvre des projets et programmes dans les secteurs du développement économique et social en République du Tchad.
Elle recrute une stagiaire assistante de direction pour l’ABRY.

INFORMATIONS SUR LE POSTE

A. DOMAINE DE RESPONSABILITE

La titulaire du poste est responsable des attributions suivantes :

•  Gestion correcte du secrétariat ;
•  Bon flux de communication, notamment avec la direction du Bureau ;
•  Exécution quotidienne de tout le travail administratif de la direction du Bureau et de l’ensemble du Bureau ;
•  Classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.

Dans ce cadre, le/la stagiaire a les attributions suivantes :

B. ATTRIBUTIONS

1. Travaux de secrétariat et prestations de services

•  Organise et coordonne le planning de la directrice résidente de la GIZ ;
•  Communique et rappelle à la directrice ses rendez-vous du jour, et l’informe de tout changement ;
•  Etablit et organise les supports d’information pour de la directrice pour les réunions ;
•  Répond au téléphone, vérifie les appels, les transfère ou les traite ;
•  Gère le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organise le traitement selon les priorités ;
•  S’occupe de la correspondance nécessaire (réponses) ;
•  Photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
•  Participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et prête assistance pour leur documentation, par exemple sous la forme de procès-verbaux.

2. Coordination et gestion de bureau, coordination générale

•  Traite les avis d’absence/de congé des experts mandatés ;
•  Coordonne et contrôle les plannings/échéanciers et veille au maintien des créneaux convenus pour les événements planifiés concernant le bureau de la GIZ ;
•  Coordonne et organise les locaux pour les réunions ;
•  Coordonne avec la personne responsable la gestion des équipements et autres nécessaires à la tenue des réunions.

3. Administration

•  Aide à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le Bureau, traite les informations de manière confidentielle, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances ;
•  Classe quotidiennement le courrier entrant et sortant ;
•  Tient le relevé d’inventaire du Bureau/du projet.

4. Tâches à caractère général

•  Accueille les visiteurs/visiteuses avec courtoisie et a toujours des réserves de boissons rafraîchissantes, etc. ;
•  Effectue les travaux de traduction et d’interprétation nécessaires.

5. Autres attributions

Le/la titulaire du poste

•  Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique .

C. QUALIFICATION, COMPETENCES ET EXPERIENCES REQUISES

De nationalité tchadienne ou originaire d’un pays de la sous-région et disposant d’un titre de séjour régulier au Tchad, la stagiaire doit remplir les conditions ci-dessous :

1. Qualification

•  Disposer d’un diplôme minimum BAC+2 en Administration, Bureautique, Gestion ou autre domaine similaire ;
•  Avoir fini ses études avant 24 mois à la date d’aujourd’hui.

2. Expérience

•  Avoir au moins six (6) mois d’expérience professionnelle avérée dans le domaine du stage.

3. Compétences et aptitudes exigées

•  Disposer une bonne capacité rédactionnelle en français et en Anglais ;
•  La connaissance de parler l’arabe local et/ou de l’Allemand est un atout.
•  Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, internet) ;

4. Compétences et aptitudes requises

•  Capacité de travailler sous pression et en équipe multiculturelle ;
•  Excellente aptitude relationnelle ;
•  Bon sens de l’organisation du travail et respect des délais ;
•  Avoir une intégrité et des valeurs éthiques irréprochables et être méticuleux(se), rigoureux(se), vigilent(e), avoir le sens de l’organisation et une culture du traitement confidentiel des données et informations ;
•  Aptitudes à évoluer dans un environnement multiculturel
•  Avoir un goût pour le travail en équipe ;
•  Avoir un sens de l’organisation et planification du travail ;
•  Faire preuve de créativité, d’ouverture d’esprit, de curiosité intellectuelle, d’esprit d’initiative
•  Sens aigu d’organisation ;
•  Avoir une intégrité et des valeurs éthiques irréprochables.

D. DUREE DU STAGE

•  Le stage est prévu pour une durée de trois (3) mois susceptible d’être renouvelé une seule fois en fonction des résultats de la stagiaire et des besoins du service.

E. CANDIDATURE

Télécharger la Déclaration de consentement concernant la collecte et le traitement de données à caractère personnel GIZ