Expertise France recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) pôle Initiative, Paris, France
Description de la mission
La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.
Gestion administrative et logistique :
- Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre des audits de projets financés par L’Initiative ;
- Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;
- Pré remplit les contrats (d’expertise et les contrats de prestation de services) ;
- Met à jour des tableaux de bord et de suivi existants ;
- Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
- Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d’études …)
Gestion budgétaire, financière et comptable:
- Traite les demandes d’avance pour les missions terrain de l’équipe en conformité avec les règles d’Expertise France et suit leurs soldes ;
- Vérifie la conformité des pièces justificatives et factures liées aux missions de l’équipe et aux audits ;
- Fait les bons à payer (BAP) ;
- Met à jour le suivi financier et participe aux prévisions budgétaires annuelles ;
- Assure le suivi des clôtures tout au long de l’année et participe aux clôtures annuelles ;
- Appuie les équipes projet dans le suivi financier des missions d’expertise ou des projets ;
- Appuie les équipes projets dans l’analyse des rapports financiers, et l’élaboration des BAP ;
- Fait le lien avec le département des affaires financières pour le suivi des décaissements, paiements et écritures/corrections comptables.
Description du projet ou contexte
Au sein de l’unité Administration-Finance de L’Initiative, sous la supervision de la RAF qui définit, oriente et encadre son rôle et ses tâches, l’assistant-e administratif et financier vient en appui sur la gestion des tâches administratives, budgétaires et logistiques.
Relation hiérarchique : rattaché.e à la Direction des opérations – Département Santé et sous la supervision du Directeur du département, du Directeur technique du Pôle grandes pandémies, et de la Responsable de l’unité administration finance (UAF).
Relations fonctionnelles : Coordinateurs géographiques, chargé-e-s de projets, chargée administratif et financier, assistant-e-s de projets, unité suivi-évaluation et équipe communication de l’Initiative.
Profil souhaité
- Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 en gestion, comptabilité, gestion administrative et financière ;
- Expérience d’1 ou 2 ans sur un poste similaire ;
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement) ;
- Connaissance des procédures comptables et normes liées ;
- Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées) ;
- Sens de l’organisation et de la rigueur ;
- Réactivité, autonomie – travail en équipe et en inter service ;
- Bonne maîtrise de l’anglais ;
- Une expérience dans le domaine juridique ou des marchés publics serait appréciée.
